Sisäpiiritoimeksianto on yritysjärjestelyjä tai listautumissuunnitelmia koskeva sensitiivinen toimeksianto, jonka tietojen julkistaminen vaikuttaisi yrityksen arvoon. Sen vuoksi ohjelmisto seuraa tarkkaan, ketkä ja milloin ovat kuuluneet toimeksiannon sisäpiiriin ja päässeet näkemään sen tietoja. 

Sisäpiiritoimintojen käyttöönottoon vaaditut valmistelut

Sisäpiiritoimeksiantojen luomiseksi pääkäyttäjän täytyy tehdä asetuksissa muutamia määrityksiä: 

1. Luoda uusi Sisäpiiri-käyttäjäryhmä
2. Lisätä tähän ryhmään käyttäjät, joiden tulisi aina nähdä sisäpiiritoimeksiannot (jos ryhmä jätetään tyhjäksi, toimeksianto näkyy pääkäyttäjien lisäksi vain toimeksiannon vastuuhenkilöille ja tiimin jäsenille)
3. Määrittää Sisäpiiri-käyttäjäryhmä vielä sisäpiirin käyttäjäryhmäksi (toimipisteen parametrit > Asiakkaat ja toimeksiannot > Sisäpiirirekisteri). 

Sisäpiiritoimeksiannon luonti

Määrität toimeksiannon sisäpiiritoimeksiannoksi joko toimeksiannon ikkunassa tai toimeksiantolistalla valitsemalla valintanauhasta Sisäpiiri > Ota käyttöön. 

Valinta lisää rastin toimeksiannon Sisäpiiri-kenttään. Samalla se rajaa toimeksiannon näkyvyyden oletuksena vain Sisäpiiri-käyttäjäryhmään kuuluville käyttäjille, toimeksiannon vastuuhenkilöille (Omistaja, Vastuuhenkilö, Avustaja, Laskutusyhteyshenkilö), toimeksiantotiimiin lisätyille käyttäjille sekä pääkäyttäjille. 

Sisäpiirin hallinta

Sisäpiirirekisterin muokkaus on oletuksena sallittu pääkäyttäjille ja sisäpiiritoimeksiannon vastuuhenkilöille. Se voidaan sallia myös käyttäjille, jotka kuuluvat laajennettujen oikeuksien ryhmään.

Jos toimeksiantoon osallistuu muitakin henkilöitä (ohjelmiston käyttäjiä tai ohjelmistoon tallennettuja yksityishenkilöitä), voit lisätä heidät toimeksiannon Sisäpiiri-kansiossa. Uusi-painike lisää yksittäisiä henkilöitä ja Lisää käyttäjiä -painike avaa ikkunan, josta voit lisätä sisäpiiriin kokonaisen käyttäjäryhmän. 

Sisäpiirirekisteriin lisätyille käyttäjille ja yksityishenkilöille voidaan valita sisäpiiriin lisäämisen syy, mikäli pääkäyttäjä on määrittänyt syyt asetuksissa. Syyt löytyvät sisäpiiriläisen ikkunassa valintanauhan Hae selite -painikkeella, ja valittu syy tallentuu Selite-kenttään. 

Toimeksiannon vastuurooleille ja tiimin jäsenille voidaan myös asettaa oletussyyt toimipisteen parametreissa (Asiakkaat ja toimeksiannot > Sisäpiirirekisteri).

Kun uusi sisäpiiritoimeksianto luodaan, ohjelmistoon voidaan määrittää sähköpostitse lähtevä ilmoitus kaikille toimeksiannon vastuuroolissa oleville käyttäjille (omistaja, vastuuhenkilö, laskutusyhteyshenkilö tai avustaja) sekä toimeksiantotiimin jäsenille. Pääkäyttäjä voi määrittää ohjelmiston lähettämään sähköpostitse ilmoituksen myös silloin, kun käyttäjä lisätään sisäpiirirekisteriin tai poistetaan sieltä. Sähköpostiviesti sisältää toimeksiannon nimen, tapahtuma-ajan sekä sen, onko kyseessä lisäys vai poisto. Viestin lähettämistä varten toimistolla on oltava käytössä Exchange-integraatio. HUOM! Jos sisäpiirirekisteriin lisätään tai sieltä poistetaan muita yksityishenkilöitä kuin ohjelmiston käyttäjiä, heille ei lähetetä sähköpostiviestiä rekisterimuutoksista.

Kun toimeksiannon sisäpiirirekisteristä poistetaan tiimin jäsen, poiston yhteydessä jäsenen sisäpiiritietoihin asetetaan sisäpiirin päättymispäivä, jota voi tarvittaessa muuttaa. Jos sama käyttäjä lisätään myöhemmin sisäpiiritoimeksiantoon, ohjelmisto poistaa päättymispäivän. 

Sisäpiiriä koskevat raportit

Voit tulostaa toimeksiannon sisäpiirirekisteriin kuuluvista käyttäjistä ja yksityishenkilöistä raportin valitsemalla toimeksiannon ikkunassa tai toimeksiantolistalla valintanauhasta Raportit > Sisäpiiriluettelo. Raportti sisältää EU:n sisäpiiritietoja valvovan viranomaisen vaatimat tiedot sen mukaisesti kuin ne on tallennettu käyttäjien ja yksityishenkilöiden tietoihin. Jos tieto puuttuu, käyttäjän kohdalla näkyy ”Toimitetaan pyydettäessä” ja yksityishenkilön kohdalla ”Ei tiedossa”. Raporttiin tulostuvat myös sisäpiirirekisteriin kuuluvien käyttäjien toimipisteet ja niiden osoitteet.

Pysyvät sisäpiiriläiset -raporttiin listautuvat Finanssivalvonnan vaatimusten täyttämiseksi myös yrityksen aktiiviset ja passiiviset pääkäyttäjät. Jos yrityksessä on useita toimipisteitä, kunkin toimipisteen pääkäyttäjät näkyvät omalla sivullaan. Raportti löytyy Raportit-alueelta Pikaraportit-kansiosta.

Sisäpiiritoimeksiannon julkistaminen

Kun tarve sisäpiiritoimeksiannolle poistuu, voit poistaa sisäpiirimäärityksen toimeksiannon ikkunassa tai toimeksiantolistalla valitsemalla valintanauhasta Sisäpiiri > Poista käytöstä. Ohjelmisto kysyy tällöin julkistamisen päivämäärän ja kellonajan, jotka kirjataan toimeksiannon Julkistamispäivä-kenttään sekä sisäpiirirekisterin jäsenille jäsenyyden päättymisajankohdaksi. Ajankohtaa ei voi määrittää tulevaisuuteen.

Jos sisäpiirirekisterin jäsenille on manuaalisesti merkitty sisäpiirin loppupäivämääriä, julkistamistoiminto ei muuta niitä. Jos julkaistu toimeksianto määritetään uudestaan sisäpiiritoimeksiannoksi, päättymisajankohta tyhjennetään jäseniltä, joilla se on sama kuin sisäpiiritoimeksiannon aiempi julkaisuajankohta.

Voit tarkastella sisäpiirirekisterin muutoshistoriaa avaamalla sisäpiiritoimeksiannon Sisäpiirirekisteri-kansion ja klikkaamalla ikkunan oikeasta alakulmasta Historia-linkkiä. Se avaa sisäpiiriä koskevista muokkauksista listan, josta pääset tarkastelemaan yksittäisen rivin muokkauksia klikkaamalla rivin auki. Pääkäyttäjä voi muokata asetuksissa seurattavan muutoshistorian perusmäärityksiä ja jopa luoda uusia seurantasääntöjä.