Sisäisten toimeksiantojen avulla voidaan koordinoida ja seurata hallinnollista ei-laskutettaviin toimeksiantoihin liittyvää työtä. Toimeksianto voi olla joko jatkuva hallinnon tai markkinoinnin toimeksianto tai kertaluonteinen projekti, jota on tarve koordinoida aktiviteettien avulla ja johon käytettyä työmäärää halutaan seurata.

Toimeksianto avataan silloin suoraan sisäisenä. Sisäiseen toimeksiantoon ei ole mahdollista kirjata laskutettavia toimenpiteitä eikä sitä voi myöhemmin vaihtaa laskutettavaksi toimeksiannoksi.

Sisäisten toimeksiantojen hyödyntämistä varten oma toimisto on luotava ohjelmistoon myös asiakkaaksi, avattava sille tarvittavat sisäiset toimeksiannot ja lisättävä kirjausten tekemiseksi sisäiset toimenpidetyypit. Tämän jälkeen toimeksiantoihin voi lisätä aktiviteetteja, vastuuttaa niitä muille käyttäjille ja kirjata sisäisiä toimenpiteitä toimeksiantoihin tehdystä työstä.

Sisäisen toimeksiannon avaaminen

1. Lisää oma toimistosi ohjelmistoon yritysasiakkaaksi. Lähtökohtaisesti toimisto on luotu vain toimipisteenä.
2. Mieti valmiiksi tarvittavat sisäiset toimeksiannot ja avaa ne seuraavasti:
   • Mene Työtehtävät-alueelle Toimeksiannot-kansioon.
   • Valitse valintanauhasta Uusi-painikkeen alta nuoli ja sieltä Sisäinen-vaihtoehto.
     
   • Ohjelmisto avaa ikkunan sisäisen toimeksiannon luontia varten, ja toimeksiannon Sisäinen-kenttä on rastitettu valmiiksi.
     
     
3. Täydennä sisäiseen toimeksiantoon vähintään pakolliset tiedot:
   • Valitse toimeksiantajaksi oma toimistosi ja toimeksiannon aiheeksi esim. Hallinnolliset työt.
   • Jos olet pääkäyttäjä, voit lisätä sisäisen toimeksiantotyypin valitsemalla vihreän plussan sekä Toimeksiantotyyppi-kentän lopusta että sen avaamasta ikkunasta ja kirjoittamalla uuden toimeksiantotyypin arvoksi esim. ”Sisäinen – hallinto”. 
   • Saapumispäivä, avauspäivä, toimipiste, käsittelykieli ja vastuutiedot täydentyvät automaattisesti, mutta voit myös muokata niitä.
4. Toista sama muidenkin sisäisten toimeksiantojen (esim. markkinointitoimeksiannon) lisäämiseksi.

Sisäisten toimenpidetyyppien lisääminen > pk-ohje

Työn kirjaamiseksi sisäisiin toimeksiantoihin tarvitaan myös vähintään yksi sisäinen toimenpidetyyppi. Mikäli niitä halutaan käyttää myös raportointitarkoituksiin, pääkäyttäjä voi luoda omat tyypit erityyppiselle hallinnolliselle työlle asetuksissa:

1. Mene Asetuksiin > Yleiset asetukset > Toimenpidetyypit ja luo uusi tyyppi.
2. Nimeä toimenpidetyyppi haluamallasi tavalla, valitse sen Laji-kentän arvoksi Sisäinen ja tallenna.
3. Luo muut tarvittavat sisäiset toimenpidetyypit.

Sisäisten toimenpiteiden kirjaaminen ja seuranta

Sisäiset toimeksiannot löytyvät Työtehtävät-alueen Toimeksiannot-kansiosta, kun valitset näkymäksi Sisäiset toimeksiannot. 

Voit kirjata sisäisiin toimeksiantoihin toimenpiteitä samoin kuin laskutettaviinkin. Ohjelmisto tarjoaa kirjauksen toimenpidetyypiksi ainoastaan sisäiseksi määriteltyjä tyyppejä. Toimenpideikkunassa voit täydentää toimenpiteelle kuvauksen ja tehtyjen tuntien määrän.

Vaikka sisäisen toimenpiteen ikkunan valintanauhassa on samoja toimintoja kuin laskutettavilla toimenpiteillä, sisäiseen toimeksiantoon kirjattua toimenpidettä ei voi laskuttaa eikä sen tilaa voi vaihtaa laskutettavaksi. Jos olet vahingossa avannut toimeksiannon sisäisenä ja haluaisit myöhemmin laskuttaa siihen kirjattuja töitä, joudut luomaan uuden laskutettavan toimeksiannon, siirtämään tai kopioimaan sisäisen toimeksiannon toimenpiteet siihen sekä tekemään kirjauksiin tarvittavat toimenpidetyyppi- ja  hinnoittelumuokkaukset. 

Ohjelmisto tarjoaa hallinnollisten töiden seurantaan pivot-raportit ”Laskutettavien ja hallinnollisten tuntien seuranta” ja ”Esimiesraportti – laskutettavat ja hallinnolliset tunnit sekä laskutus”. Jos toimistosi on ottanut dashboardit käyttöön, hallinnollisen työn seurantaan sopivia vaihtoehtoja löytyy myös dashboard-kaavioista.