Mikäli pääkäyttäjä ei ole rajoittanut kulujen kirjaamista tietylle käyttäjäryhmälle, voit kirjata kuluja Työtehtävät-alueen tai toimeksiannon Kulut-kansiossa. Lisää kulu -painike löytyy myös Toimeksiannot-kansiosta ja yksittäisten toimeksiantojen ikkunasta, jos pääkäyttäjä on aktivoinut Salli kulujen lisäys toimeksiantolistalta -parametrin.

Kun lisäät uuden kulun joko valitsemalla Lisää kulu -painikkeen tai Uusi-painikkeen Kulut-kansiossa, ohjelmisto avaa valintalistan kulutyypeistä, jotka pääkäyttäjä on määrittänyt asetuksissa (> Yleiset asetukset > Kulutyypit). 

Kulutyypin valinnan jälkeen pääset määrittämään kulun tiedot:

• Jos kirjaat kulun toimeksiantoikkunassa, Toimeksianto-, Asiakas- ja Toimeksiannon kieli -kentät täydentyvät valmiiksi. Muussa tapauksessa valitse kululle toimeksianto.
• Päiväys on oletuksena kuluva päivä ja Kirjaaja nykyinen käyttäjä, mutta voit muokata niitä. Kulu-kenttään voit kirjoittaa kulusta tarkemman laskulle tulostuvan kuvauksen. Ohjelmisto tarkastaa kentän oikeinkirjoituksen.  

Kulun laskutustiedot

Kulun Laskutustiedot-osion tiedot näkyvät laskulla.  

• Kirjaa kululle lukumäärä, yksikkö ja yksikköhinta.
• Laskulla näkyvä nettomyyntihinta lasketaan lukumäärän ja yksikköhinnan perusteella, mutta se on muokattavissa.
• Valitse Veroton-kenttä, jos haluat laskuttaa kulun asiakkaalta verottomana. Ellei Veroton-kenttää ole valittu, ohjelmisto laskuttaa kulun verollisena.  

Kulun ostotiedot

Ostotiedot-osion kentät on tarkoitettu lähinnä helpottamaan kulun syöttämistä.

• Ohjelmisto tarjoaa kululle seuraavat läpilaskutuksen vaihtoehdot:
  • Ei läpilaskuteta: Oletusvalinta. Suomalaisille asiakkaille lisätään oletuksena alv 24 %.
  • Maksajan verollisuuden mukaan: Kulu laskutetaan maksajan verollisuuden/kotimaan mukaan.
  • Ostotietojen verollisuuden mukaan: Kulu laskutetaan sen todellisten ostotietojen mukaan maksajan verollisuudesta/kotimaasta riippumatta.
• Jos laskutat kulun maksajan tai ostotietojen verollisuudella, lisää alv Alv-kanta-kenttään.
• Brutto-ostohintaa ja netto-ostohintaa ei tarvitse täydentää, ellei kulua veloiteta läpilaskutuksena.
• Syöttötapa-kentässä voit määrittää, kirjaatko ostotiedot bruttona vai nettona.
• Valuutta-kenttä on näkyvissä vain, jos vierasvaluuttaiset kulut on sallittu.

Raportointi- ja kirjanpitotiedot

• Kulutyyppi-kentässä näkyy kululle valittu tyyppi, jota voit vaihtaa vielä kirjauksen aikana.
• Toimeksiannon vaihe -kenttä mahdollistaa kulun kiinnittämisen toimeksiannon vaiheeseen samalla tavoin kuin toimenpiteellä. Vaihe täydentyy toimeksiannon tai tiimin jäsenen perusteella, mutta sitä voidaan muuttaa kulua kirjatessa.
• Voit myös määrittää kululle kirjanpidollisen tilin ja myyntitilin, josta kulu on alun perin maksettu. Kumpikin tili voidaan myös tallentaa kulutyypin tietoihin asetuksissa.
• Kustannuspaikka tulee oletuksena toimeksiannon tai käyttäjän tiedoista.

Laskutustiedot ja muistiinpanot

Kulun Laskutustiedot-välilehden Hyväksyntätiedot - tarkastuspäivä, tarkastaja ja koelasku - täydentyvät automaattisesti siinä vaiheessa, kun kulu on tarkastettu koelaskulla.

Kulun Muistiinpanot-välilehdelle voit tarvittaessa kirjata kulukirjausta koskevia vapaamuotoisia muistiinpanoja.