Jotta laskuttaminen CSI-ohjelmistossa sujuu helposti, on tärkeää ymmärtää 

• laskutusprosessi ja erot CSI LakiMies vs. CSI Lawyer/CSI Professional
• laskutyyppien käyttö eri tilanteissa
• lähetetyn laskun käsittelytoiminnot

Laskutuksen perusprosessi: koelaskut ja normaalilaskut

CSI-ohjelmistojen tavoitteena on tehdä toimeksiantoihin kirjattujen toimenpiteiden ja kulujen laskuttamisesta mahdollisimman sujuvaa. Tämä tapahtuu niin, että toimeksiantoa koskevat määritykset, kuten hinnoittelu, alennukset, maksajien osuudet jne. huomioidaan automaattisesti laskutusvaiheessa. 

Voit milloin tahansa esikatsella laskutettavia toimeksiantoja nähdäksesi, millaisia laskuja niistä on syntymässä. Laskuaineisto voidaan luoda valitulta ajanjaksolta joko yksittäisistä toimeksiannoista tai massana. Yksittäinen lasku muodostuu tällöin ohjelmistoon tehtyjen oletusasetusten sekä asiakas- tai toimeksiantokohtaisten määritysten mukaisesti. Jos ohjelmistoon on tallennettu asiakasta tai toimeksiantoa koskevia tärkeitä muistiinpanoja, ne näkyvät laskuttajalle laskutusvaiheessa.

CSI LakiMies -ohjelmistoa käyttävissä pienemmissä toimistoissa laskutus on jokseenkin suoraviivaista. CSI Lawyer ja CSI Professional -asiakkaiden toimeksiannot ja niitä hoitavat tiimit ovat tyypillisesti suurempia, joten myös laskutusaineiston valmistelu on vaativampaa. Silloin laskusisällön tarkastamiseen ja viimeistelyyn voidaan hyödyntää koelaskua, jossa toimenpide- ja kulukirjauksiin on helppo tehdä muokkauksia sekä mm. korjata maksajatietoja ja laskun kokonaissummaa. 

Koelaskua käyttävät asiakkaat voivat määrittää käyttöön koelaskun tarkastusprosessin nopeuttamaan ja tehostamaan laskujen luontia. Tällöin ohjelmisto kierrättää koelaskun digitaalisesti tarkastettavana ja muokattavana kaikilla käyttäjillä, jotka on määritetty koelaskuprosessiin. Varsinainen lasku luodaan vasta, kun tarkastusprosessin viimeinen on hyväksynyt koelaskun. 

Kun lasku on luotu, siihen voidaan tehdä vielä rajoitetusti muutoksia, minkä jälkeen lasku lähetetään loppuasiakkaalle verkkolaskuna, sähköpostin liitteenä tai kirjepostina. Helpointa on siirtää koko laskuaineisto Maventan verkkolaskupalveluun, josta laskut lähtevät eteenpäin joko verkkolaskuna tai verkkolaskuosoitteen puuttuessa sähköpostin liitteenä tai postitse. Muiden operaattoreiden verkkolaskupalvelua käyttävät toimistot voivat muodostaa laskuaineiston manuaalisesti ja lähettää sen operaattorille.

Ennakko-, koonti- ja vedoslaskut 

Peruslaskutusprosessiin kuuluvien koe- ja normaalilaskujen lisäksi ohjelmisto tarjoaa myös muita laskutyyppejä käytettäväksi eri tilanteissa.

Ennakkolaskulla asiakkaalta on mahdollista pyytää maksu jo etukäteen. Kun asiakkaalle aikanaan luodaan toimeksiannosta varsinainen lasku, ennakkolaskuun tullut suoritus kohdistuu siihen automaattisesti vähentäen laskun loppusummaa.  

Koontilasku soveltuu käytettäväksi esimerkiksi suuremmilla asiakasyrityksillä, joilla on samanaikaisesti avoinna monia toimeksiantoja. Se mahdollistaa useamman laskun niputtamisen koosteeksi, jonka asiakas pystyy maksamaan yhdellä kertaa. 

Vedoslaskua käytetään oikeusaputapauksissa tuottamaan tuomioistuimelle yhteenveto asiakkaalta laskutettavista toimenpiteistä ja kuluista. Koska vedoslasku ei ole kirjanpidollinen lasku, sitä käyttäen voidaan myös normaaleissa toimeksiannoissa toimittaa päämiehelle yhteenveto toimeksiannon tilanteesta. 

Oikeusturvavakuutustapausten laskut ovat oma laskutyyppinsä, ja poikkeavat normaalilaskuista verokäsittelynsä ja vakuutusyhtiölaskujensa osalta.

Laskujen käsittely

Mikäli muodostettu ja ehkä jo asiakkaalle lähtenytkin lasku on virheellinen, tilanne voidaan korjata hyvityslaskulla, joka syntyy  hyvittämällä tai perumalla lasku. Hyvitys- ja perumistoimintojen välinen ero on tärkeä ymmärtää, sillä ne eroavat merkittävästi lopputulokseltaan. 

Hyvitys-toiminnolla hyvitetään joko koko lasku tai sen osa tilanteessa, jossa toimenpiteitä ei ole tarkoitus laskuttaa enää uudestaan. Tilanteen saattaa aiheuttaa esimerkiksi asiakkaan reklamaatio, jonka seurauksena tämä saa alennusta laskun loppusummasta. 

Peruuta-toimintoa käytetään silloin, kun laskulla olevat toimenpiteet halutaan palauttaa uudelleen laskutettavaksi. Näin saattaa käydä esim. laskun maksajan vaihtuessa. 

Laskusta voidaan myös lähettää asiakkaalle maksukehotus, mikäli laskuun ei määräajassa ole saatu suoritusta. 

Mikäli toimistossa syntyy runsaasti laskuja, ne voidaan siirtää CSI-ohjelmistosta yleisimpiin kirjanpito-ohjelmiin (Fennoa, Procountor, Netvisor) erillisen kirjanpitointegraation kautta. Kaksisuuntaiset integraatiot siirtävät kirjanpitoon CSI-ohjelmistossa luodut normaali-,  hyvitys- ja ennakkolaskut maksajatietoineen sekä tuovat kirjanpito-ohjelmasta CSI:hin laskuihin kohdistetut suoritukset ja toimeksiantoihin kirjatut kulut.