Interna ärenden kan användas för att koordinera och följa upp administrativt arbete relaterat till ej fakturerbara ärenden. Ärendena kan vara t.ex. administrativa, marknadsföringsrelaterade eller engångsprojekt som behöver koordineras genom aktiviteter och för vilka man vill följa upp arbetsbelastningen.

I detta fall öppnas ärendet som ett internt ärende och inga fakturerbara åtgärder kan registreras på ärendet. Observera att ett internt ärende inte går att göra om till ett fakturerbart ärende.

För att skapa interna ärenden läggs först det egna företaget till som klient i databasen. Den används sedan som uppdragsgivare för de interna ärendena. Om man använder sig av åtgärdstyper måste minst en intern åtgärdstyp skapas för att åtgärder ska kunna registreras på interna ärenden. Aktiviteter kan skapas för att tilldela användare uppgifter relaterade till det interna ärendet.

Skapa ett internt ärende

1.  Skapa först en företagsklient med det egna företagets uppgifter.

 2. Skapa ett internt ärende enligt följande:

• Gå till Arbetsuppgifterområdet och Ärenden-mappen.

• I funktionsraden, välj pilen under Ny-ikonen och välj Intern.

  

• Systemet öppnar ett tomt ärendefönster där Intern-rutan är ikryssad.

3. Fyll i de obligatoriska rödmarkerade fälten för att kunna spara det interna ärendet.

• Kontor fylls i automatiskt och som uppdragsgivare väljer du även ert kontor. Ärendenamn beskriver ärendet, t.ex. ”Administrativt arbete”.
• Ärendetyp är ”Intern” men vid behov kan fler interna ärendetyper läggas till via inställningarna av huvudanvändaren.
• Ankomstdag, öppningsdatum, språk och ansvarsuppgifter är automatiskt ifyllda men kan ändras vid behov.

4. Spara och lägg vid behov till fler interna ärenden på samma sätt.

Lägg till och följ upp interna åtgärder

Alla interna ärenden hittas i Ärenden-mappen genom att välja vyn Interna ärenden. 

Du kan lägga till åtgräder för interna ärenden på samma sätt som i fakturerbara ärenden. För interna åtgärder kan du bara välja bland interna åtgärdstyper och endast ange datum, beskrivning och arbetade timmar.

Även om funktionsraden för interna ärenden är likadan som för fakturerbara ärenden kan inga fakturor skapas i interna ärenden. Om du av misstag öppnat ett ärende som internt och vill fakturera åtgärderna som registrerats på det interna ärendet måste du överföra eller kopiera åtgärderna till ett fakturerbart ärende, ange ny åtgärdstyp för åtgärderna samt fylla i fakturerbara timmar och enhetspris.

För att följa upp åtgärder registrerade på interna ärenden finns rapporten ”Uppföljning av fakturerbara och interna timmar”. Därtill erbjuder systemet dashboards samt en pivotrapport för gruppchefer för att följa upp interna timmar.