Prenumerationsarvoden möjliggör att fakturera ärenden t.ex. med en månatlig avgift som överenskommits med klienten. När du definierar hur ofta ett prenumerationsarvode faktureras och hur länge prenumerationsarvodet är i kraft, skapar systemet automatiskt fastprissatta åtgärder enligt vad som definierats i prenumerationsarvodets uppgifter. Även om klienten får fakturan med fastpris enligt prenumerationsarvodet kan fakturerbara åtgärder ändå registreras på ärendet. Åtgärderna kna antingen kopplas till prenumerationsarvodet då deras totalpris ändras till noll, eller inte koppla dem då de faktureras normalt i tillägg till det fasta priset. På så sätt kan du följa med åtgärdernas timmar i ärendet för att försäkra dig om att avtalet med klienten förblir lönsamt. Även bonus kan betalas ut till juristerna baserat på deras åtgärders timmar, eller så kan du välja att visa åtgärdernas timmar i fakturaspecifikationen för klienten.

Prenumerationsarvode-funktionen måste aktiveras av huvudanvändaren i systemparametrarna.

OBS! Om ditt kontor använder sig av huvud- och underärendestrukturer är prenumerationsarvoden tillgängliga endast för underärenden som inte faktureras via huvudärenden. Därtill kan man till prenumerationsarvoden skapade för huvudärendet endast koppla åtgärder från huvudärendet.

När du definierat ett prenumerationsarvode för ett ärende, skapas den pågående faktureringsperiodens åtgärd automatikst enligt prenumerationsarvodets uppgifter och åtgärden listas i Åtgärder-mappens prenumerationsarvode-fönster samt i ärendets Åtgärder-mapp.

När en faktura skapas där åtgärden för prenumerationen finns med, skapas automatiskt följande periods åtgärd i systemet. Det går även att skapa nästa åtgärd genom att välja ”Skapa följande periodiska avgifter för prenumerationen” t.ex. i fall man vill fakturera flera periodiska avgifter samtidigt. Om ingen faktureringsperiod finns definierad skapar systemet endast en periodisk avgift (åtgärd) åt gången.

Om prenumerationsarvodets information ändras frågar systemet om de automatiskt skapade men ännu ofakturerade periodiska avgifterna ska raderas. Genom att välja Ja kommer alla ofakturerade periodiska avgifter länkade till prenumerationsarvodet att raderas och nya periodiska avgifter skapas enligt prenumerationsarvodets information. Genom att välja Nej kommer de ofakturerade periodiska avgifterna att förbli kvar i åtgärder-mappen och inkluderas i följande faktura som skapas i ärendet.

Om du vill att alla åtgärder som registreras på ärendet automatiskt ska tillhöra prenumerationsarvodet kan du i ärendets uppgifter under fliken Fakturering ange standardprenumerationsarvode.

Standardprenumerationsarvodet läggs automatiskt till i alla åtgärders information som registreras på ärendet. Prenumerationsarvodet kan raderas eller ändras från en åtgärds uppgifter genom att öppna åtgärden och gå till Faktureringsuppgifter-fliken.

Lägg till åtgärd på ärende med prenumerationsarvode

Du kan lägga till åtgärder på ett ärende med prenumerationsarvode på samma sätt som på andra ärenden. Ifall åtgärden ska tillhöra prenumerationsarvodet inkluderas den genom att välja ”Inkludera i prenumerationen”-funktionen i funktionsraden. Åtgärdens totalpris ändras då till noll och totalpriset kan inte redigeras. Om länken till prenumerationsarvodet senare raderas beräknas åtgärdens totalpris igen.

Åtgärder som är periodiska avgifter kan bara redigeras till viss del. Genom att öppna åtgärdens information kan normalanvändare ändra åtgärdens text, men endast huvudanvändare får ändra priset på åtgärden. Åtgärdens datum och faktureringsuppgifter är låsta och åtgärden går inte heller att radera.

Genom att välja vyn ”Alla åtgärder per prenumeration” kan du enkelt se vilka åtgärder som inkluderats i prenumerationen och vilka som skapas automatiskt.

Fakturera åtgärder i ett ärende med prenumerationsarvode

När du skapar en faktura av ett prenumerationsarvode är det viktigt att notera att åtgärder som inkluderats i prenumerationen inte automatiskt inkluderas i fakturan eftersom de är nollprisåtgärder. Dessa måste manuellt väljas, annars kommer deras status att förbli Öppen. 

I ekonomiområdet under Prenumerationsarvoden-mappen listas alla prenumerationer. Kolumnen Ofakturerade periodiska avgifter indikerar med hjälp av en grön cirkel om det finns ofakturerade periodiska avgifter.

I fakturautskriftsparametrarna kan du definiera att visa eller dölja nollprisåtgärder i fakturaspecifikationen.

Ärendet kan även innehålla åtgärder som inte inkluderats i prenumerationen. Dessa kommer automatiskt med på fakturor som skapas i ärendet.

Radera ett prenumerationsarvode och dess relaterade åtgärder

Fastprissatta åtgärder som skapats automatiskt av ett prenumerationsarvode kan inte raderas direkt via åtgärdslistan. För att radera en sådan åtgärd, gör så här:

1. Öppna Prenumerationsarvode-fönstret och redigera vilken som helst information, t.ex. antalet enheter.
2. När du sparar ändringarna frågar systemet om ofakturerade periodiska avgifter ska raderas och nya skapas i deras ställe.
3. Om du svara "Ja" ersätter systemet de tidigare åtgärderna med de nya åtgärderna.

Om inga åtgärder skapats av prenumerationsarvodet kan du radera det genom att använda Radera-funktionen. I det fall att åtgärder redan skapats kan prenumerationsarvodet inte raderas, utan kan istället inaktiveras:

1. Gå till ärendets Prenumerationsarvoden.mapp och välj Inaktivera-funktionen.
2. I samband med inaktivering av prenumerationsarvodet frågar systemet om ofakturerade periodiska arvoden ska raderas

• ”Ja” raderar alla ofakturerade åtgärder som skapats av prenumerationsarvodet samt själva prenumerationsarvodet. Åtgärder som inkluderats i prenumerationsarvodet manuellt kommer att bli kvar.
• ”Nej” inaktiverar prenumerationsarvodet och lämnar åtgärderna orörda.

Åtgärder som inkluderats i prenumerationsarvodet manuellt blir kvar under ärendet som öppna och med totalpriset noll. För att återställa totalpriset måste länken till prenumerationsarvodet raderas från åtgärdens faktureringsuppgifter. Det är även möjligt att radera länken från flera åtgärder samtidigt – välj då åtgärderna i fråga och klicka på Inkludera i prenumeration. Välj därefter ett tomt värde i fältet. När länken till prenumerationen raderats återställs åtgärdens totalpris.

När ett prenumerationsarvode är inaktiverat blir även de fastprissatta åtgärderna kvar som öppna. De kan vid behov raderas eller markeras som ej-fakturerbara. Ett inaktiverat prenumerationsarvode kan återaktiveras via vyn ”Inaktiva prenumerationsarvoden”, på ärendenivå eller under ekonomiområdet.