Tässä ohjeessa kuvataan asiakkaan tunnistustapahtuman luonti ja käsittely silloin, kun CSI-ohjelmistoa ei ole integroitu erilliseen KYC-palveluun. Prosessi on hieman erilainen, jos käytössä on DOKS-integraatio tai Due AML -integraatio. 

Asiakkaan tunnistaminen on yleensä ajankohtainen vasta, kun asiakkaalle luodaan toimeksiannon avauspyyntö tai avataan uusi toimeksianto. Avauspyynnön ja toimeksiannon tallentamisen yhteydessä ohjelmisto luo automaattisesti uudet tunnistustapahtumat sekä päämiehelle että maksajiksi merkityille osapuolille. 

Jos asiakkaan tunnistaminen esimerkiksi ennakkolaskutusta varten on tarpeen jo ennen toimeksiannon avaamista, voit käynnistää asiakaskohtaisen tunnistuksen manuaalisesti avaamalla asiakkaan tiedot, menemällä Asiakkaan tunnistukset -kansioon ja valitsemalla Uusi-painikkeen. 

Riippumatta siitä, onko asiakkaan tunnistustapahtuma syntynyt manuaalisesti vai automaattisesti, tunnistusprosessi käynnistyy tunnistusikkunan tietojen täydentämisellä ja korjaamisella. Jos asiakkaalta löytyy jo sopivan tasoinen ja voimassa oleva tunnistustapahtuma, saatat pystyä hyödyntämään sen tietoja. Vaihtoehtoisesti tunnistuksen edistäminen tapahtuu CSI-ohjelmiston ulkopuolella ja tunnistus viimeistellään ohjelmistossa vasta, kun asiakkaalta on saatu tarvittavat dokumentit. 

Toimeksiannon luonti tallentaa toimeksiannon osapuolella tunnistustapahtuman, joka löytyy ohjelmistosta sekä Asiakkaan tunnistukset -kansiosta sekä asiakasikkunasta että Työtehtävät-alueelta. 

Jos tunnistustapahtuma on luotu toimeksiantoa avatessa, Asiakas- ja Toimeksianto-kentät on valmiiksi täytetty. Tunnistuksen aloituspäivä on toimeksiannon luontipäivä, tilana "ei aloitettu" ja tunnistuksen taso oletuksena "normaali".  

Täydennä tai korjaa seuraavat tiedot:  

• Määritä tarvittava tunnistuksen taso (normaali/yksinkertaistettu/tehostettu/ei vaadittu). Tieto periytyy asiakkaalle tehdyistä määrityksistä, mutta voit tarvittaessa muokata sitä toimeksiannon riskitason mukaan. Tunnistuksen tason syy -kenttään voit lisätä tiedon siitä, miksi päädyit tiettyyn tasoon.
• Valitse tunnistukselle sopiva riskiarvio, joka määrittää, miten pitkään tunnistus on voimassa. Pääkäyttäjä voi asetuksissa luoda sopivilla tarkastusväleillä varustettuja riskiarviovaihtoehtoja.
• Vaihda tunnistustapahtuman tilaksi "aloitettu".
• Täydennä ja korjaa tarvittaessa myös tunnistustapahtuman muut tiedot (asiakkaan kontakti, tunnistuksen aloituspäivä, vastuuhenkilö, avustaja).
• Hallituksen jäseniä, edunsaajia ja omistajia ei yleensä tallenneta CSI-ohjelmistoon, koska tiedot joudutaan selvittämään itse tunnistamisprosessissa.
  • Tarvittaessa voit kuitenkin lisätä yrityksen hallituksen jäsenet Hallituksen jäsenet -kansiossa joko valitsemalla ohjelmistoon tallennetun henkilön tai luomalla uuden. Hallituksen jäsenille täydennetään kansalaisuus ja rastitetaan Nimenkirjoitusoikeus-kenttä, mikäli henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus. Valintanauhan Aseta puheenjohtajaksi -painike merkitsee hallitusjäsenten listalla punaisen rastin puheenjohtajan nimen eteen.
  • Voit lisätä myös yrityksen edunsaajat ja omistajat Edunsaajat ja omistajat -kansiossa. Listalle voidaan lisätä sekä yrityksiä että yksityishenkilöitä ja määrittää omistajille omistusosuudet.

Tunnistaja ja Tunnistuspäivä tallennetaan ikkunaan vasta, kun tunnistus on tehty. Niiden täydentämisen ja tunnistustapahtuman tallentamisen myötä täydentyvät myös Kiinnitetty-osion kenttien tiedot.