Ellei asiakas maksa laskuaan määräajassa, avoimesta saatavasta voidaan eräpäivän jälkeen muistuttaa maksukehotuksella.

Maksukehotus tulostetaan laskun kautta valitsemalla Tulosta maksukehotus -painike, joka avaa Laskutulosteen parametrit -valintaikkunan. Jos tulostat maksukehotuksen PDF-tiedostoksi, tiedosto tallentuu PDF/A-2b-muotoisena.

Maksumuistutukselle on mahdollista määrittää laskusta poikkeavat tulostusparametrit siten, että varsinaisella laskulla näytettävä erittelysivu piilotetaan maksumuistutukselta. Pääkäyttäjä voi piilottaa erittelysivun aktivoimalla asetuksissa toimipistetasolla > Laskun tulostus > Erittelysivu > ”Älä tulosta erittelysivua maksumuistutukseen” -parametrin.

Jos parametri on aktivoitu vihreäksi, maksumuistutukseen ei tulostu erittelysivua eikä "Tulosta erittelysivu" -valintaruutu ole valittavissa tulostusparametreissa. Jos parametri on asetuksissa valitsematta (harmaa pallo) tai valittu pois käytöstä (punainen pallo), maksumuistutuksen tulostusparametrien "Tulosta erittelysivu" -valintaruudussa on sama arvo kuin normaalilaskullakin, ja valinta on myös muokattavissa. 

Massatulostuksessa erittely tulostuu yksittäisten maksumuistutusten parametrien mukaan. Jos massana tulostetaan usean toimipisteen maksumuistutuksia ja valitaan "Tulosta kaikki samoilla asetuksilla", parametrin arvo haetaan päätoimipisteeltä. Jos erittely on päätoimipisteellä kielletty, sitä ei tulosteta niillekään maksumuistutuksille, joiden toimipisteellä se olisi sallittu. Jos taas erittely on kielletty yksittäisen maksumuistutuksen toimipisteellä, sitä EI tulosteta, vaikka se olisi sallittu päätoimipisteellä.

Voit lähettää maksukehotuksen myös sähköpostin liitteenä - mahdollisesti valmiita viestipohjia hyödyntäen - tai verkkolaskuna Maventaan. Valitsemalla kumman tahansa lähetystavan, laskun muistiinpanoihin tallentuu PDF-tiedosto maksukehotuksesta.

Valinnat ovat aktiivisia vain erääntyneille laskuille, joita voit tarkastella esim. Taloushallinnon Laskut-kansiossa Erääntyneet laskut -näkymässä. Näkymä kertoo, montako päivää sitten lasku on erääntynyt, montako maksukehotusta laskusta on lähetetty ja mikä on viimeisimmän maksukehotuksen lähetyspäivä.

Ohjelmistossa on valmiit pohjat ensimmäiselle ja toiselle maksukehotukselle, ja pääkäyttäjä voi muokata niiden oletustekstit yritykselle sopiviksi asetuksissa (> Taloushallinnon asetukset > Maksukehotukset). Oletuspohjissa toinen kehotus on ensimmäistä tiukempi.

Maksukehotuksen tekstiä voi muokata myös laskukohtaisesti Laskutulosteen parametrit -ikkunassa.

Maksukehotuksen tulostat seuraavasti:

1. Valitse lasku ja Tulosta maksukehotus -painike valintanauhasta.
2. Valitse, miten haluat tulostaa maksukehotuksen.
3. Tee tarvittavat muutokset maksukehotuksen oletustekstiin Laskun tulostusparametrit -ikkunassa.
   
4. Valitse halutessasi maksukehotukselle huomautuskulu ja/tai viivästyskorko.
   • Huomautuskulun määrä määritetään maksukehotuspohjassa.
   • Viivästyskorko määritetään toimipisteen tiedoissa Viivästyskorot-kansiossa.
5. Kun tulostusparametrit ovat kunnossa, vahvista OK-painikkeella ja lähetä maksukehotus asiakkaalle.
6. Tulostettu tai lähetetty maksukehotus näkyy laskuikkunan Maksukehotukset-kansiossa.
   
   • Merkintä kertoo maksukehotuksen lähetyspäivän sekä viivästyskoron ja huomautuskulun määrän.
   • Asiakkaalle lähtenyt maksukehotus tallentuu myös laskun Muistiinpanot-välilehdelle PDF-tiedostona.
   • HUOM! Merkintää ei synny, jos maksukehotus otetaan vain esikatseluun.
      

Hälytys asiakkaan erääntyneistä laskuista

Ohjelmistoon voidaan määrittää automaattinen hälytys, jos asiakkaalla on x päivää erääntyneitä laskuja ilman, että asiakkaalle asetetaan toimituskielto. 

Hälytys aktivoidaan lisäämällä arvo parametriin ’Hälytys laskuista, joiden erääntymisestä on x päivää’ (järjestelmäparametrit > Asiakkaat ja toimeksiannot > Toimituskiellon hälytys). Kun kyseiseen parametriin on määritetty laskun erääntymispäivien määrä, ohjelmisto tarkastaa hälytystarpeen ja tuottaa hälytyksiä muiden Toimituskiellon hälytys -ryhmään määritettyjen parametrien mukaisesti, kun ollaan avaamassa uusia toimeksiantoja tai kirjaamassa toimenpiteitä.

Yli x päivää erääntynyt lasku aiheuttaa saman varoituksen tai virheilmoituksen kuin manuaalisesti määritetty toimituskielto. Ellei erääntynyt lasku estä toimintoa, vaan ainoastaan tuottaa varoituksen, käyttäjä saa ilmoituksen "Asiakkaalla on yli x päivää sitten erääntyneitä laskuja. Haluatko jatkaa?"