Ellei asiakas maksa laskuaan määräajassa, avoimesta saatavasta voidaan eräpäivän jälkeen muistuttaa maksumuistutuksella.

Ohjelmistossa on valmiit pohjat ensimmäiselle ja toiselle maksumuistutukselle, ja pääkäyttäjä voi muokata niiden oletustekstit yritykselleen sopiviksi asetuksissa (> Taloushallinnon asetukset > Maksumuistutukset). Oletuspohjissa toinen muistutus on ensimmäistä tiukempi.

Maksumuistutus tehdään laskun ikkunassa valitsemalla valintanauhasta Maksumuistutus -painike, jonka takaa löytyvät vaihtoehdot maksumuistutuksen lähettämiseen verkkolaskuna, sähköpostitse tai kirjepostina tai sen tulostamiseen tulostimelle tai PDF-tiedostoksi. 

• Verkkolaskuna lähetät maksukehotuksen Maventan palveluun. 
• Jos lähetät maksukehotuksen sähköpostin liitteenä, voit hyödyntää pääkäyttäjän mahdollisesti luomia valmiita viestipohjia 
• Kumpikin lähetystapa tallentaa laskun muistiinpanoihin PDF-tiedoston maksukehotuksesta. 
• Jos tulostat maksukehotuksen PDF-tiedostoksi, tiedosto tallentuu PDF/A-2b-muotoisena.

Valinnat ovat aktiivisia vain erääntyneille laskuille, joita voit tarkastella esim. Taloushallinnon Laskut-kansiossa Erääntyneet laskut -näkymässä. Näkymä kertoo, montako päivää sitten lasku on erääntynyt, montako maksukehotusta laskusta on lähetetty ja mikä on viimeisimmän maksukehotuksen lähetyspäivä.

Maksukehotuksen tekstiä voi muokata myös laskukohtaisesti Laskutulosteen parametrit -ikkunassa.

Maksukehotuksen tulostat seuraavasti:

1. Valitse lasku ja Tulosta maksukehotus -painike valintanauhasta.
2. Valitse, miten haluat tulostaa maksukehotuksen.
3. Tee tarvittavat muutokset maksukehotuksen oletustekstiin Laskun tulostusparametrit -ikkunassa.
   
4. Valitse halutessasi maksukehotukselle huomautuskulu ja/tai viivästyskorko.
   • Huomautuskulun määrä määritetään maksukehotuspohjassa.
   • Viivästyskorko määritetään toimipisteen tiedoissa Viivästyskorot-kansiossa.
5. Kun tulostusparametrit ovat kunnossa, vahvista OK-painikkeella ja lähetä maksukehotus asiakkaalle.
6. Tulostettu tai lähetetty maksukehotus näkyy laskuikkunan Maksukehotukset-kansiossa.
   
   • Merkintä kertoo maksukehotuksen lähetyspäivän sekä viivästyskoron ja huomautuskulun määrän.
   • Asiakkaalle lähtenyt maksukehotus tallentuu myös laskun Muistiinpanot-välilehdelle PDF-tiedostona.
   • HUOM! Merkintää ei synny, jos maksukehotus otetaan vain esikatseluun.
      

Maksumuistutukselle on mahdollista määrittää laskusta poikkeavat tulostusparametrit siten, että varsinaisella laskulla näytettävä erittelysivu piilotetaan maksumuistutukselta. Pääkäyttäjä voi piilottaa erittelysivun aktivoimalla asetuksissa toimipistetasolla > Laskun tulostus > Erittelysivu > ”Älä tulosta erittelysivua maksumuistutukseen” -parametrin.

Jos parametri on aktivoitu vihreäksi, maksumuistutukseen ei tulostu erittelysivua eikä "Tulosta erittelysivu" -valintaruutu ole valittavissa tulostusparametreissa. Jos parametri on asetuksissa valitsematta (harmaa pallo) tai valittu pois käytöstä (punainen pallo), maksumuistutuksen tulostusparametrien "Tulosta erittelysivu" -valintaruudussa on sama arvo kuin normaalilaskullakin, ja valinta on myös muokattavissa. 

Massatulostuksessa erittely tulostuu yksittäisten maksumuistutusten parametrien mukaan. Jos massana tulostetaan usean toimipisteen maksumuistutuksia ja valitaan "Tulosta kaikki samoilla asetuksilla", parametrin arvo haetaan päätoimipisteeltä. Jos erittely on päätoimipisteellä kielletty, sitä ei tulosteta niillekään maksumuistutuksille, joiden toimipisteellä se olisi sallittu. Jos taas erittely on kielletty yksittäisen maksumuistutuksen toimipisteellä, sitä EI tulosteta, vaikka se olisi sallittu päätoimipisteellä. 

Hälytys asiakkaan erääntyneistä laskuista

Ohjelmistoon voidaan määrittää automaattinen hälytys, jos asiakkaalla on x päivää erääntyneitä laskuja ilman, että asiakkaalle asetetaan toimituskielto. 

Hälytys aktivoidaan lisäämällä arvo parametriin ’Hälytys laskuista, joiden erääntymisestä on x päivää’ (järjestelmäparametrit > Asiakkaat ja toimeksiannot > Toimituskiellon hälytys). Kun kyseiseen parametriin on määritetty laskun erääntymispäivien määrä, ohjelmisto tarkastaa hälytystarpeen ja tuottaa hälytyksiä muiden Toimituskiellon hälytys -ryhmään määritettyjen parametrien mukaisesti, kun ollaan avaamassa uusia toimeksiantoja tai kirjaamassa toimenpiteitä.

Yli x päivää erääntynyt lasku aiheuttaa saman varoituksen tai virheilmoituksen kuin manuaalisesti määritetty toimituskielto. Ellei erääntynyt lasku estä toimintoa, vaan ainoastaan tuottaa varoituksen, käyttäjä saa ilmoituksen "Asiakkaalla on yli x päivää sitten erääntyneitä laskuja. Haluatko jatkaa?"