Taloushallinnon Varainhallinta-osiosta löytyy Asiakasvaratapahtumat-kansio, jossa voidaan keskitetysti hallinnoida asiakasvaroja tai muuta toimiston hallussa olevaa, mutta toimiston omaan varallisuuteen kuulumatonta omaisuutta. Tähän tarkoitukseen toimistolla on oltava oman kirjanpidon ulkopuolelle jääviä pankkitilejä, joita ei käytetä toimiston omien laskujen maksamiseen tai toimistolle kuuluvien varojen vastaanottamiseen.

Asiakasvaratilien tapahtuma- ja tositenumeroinnit

Lainsäädäntö edellyttää erillisiä asiakasvaratilejä konkurssien ja yksityishenkilöiden asiakasvarojen hallintaan, joten ohjelmisto mahdollistaa omat tapahtuma- ja tositenumeroiden numerosarjat kummallekin tilille.

Määrität käyttöön toisen asiakasvaratilin seuraavasti: 

1. Määritä ensin uudelle tilille asiakasvaratapahtumien numerosarja Asetuksissa (>Taloushallinnon asetukset > Asiakasvaratapahtumien numerosarjat)
2. Lisää numerosarja Uusi-painikkeesta.
3. Nimeä se haluamallasi tavalla. 
4. Määritä numeron muotoilu Kentän muoto -kentässä  
   • dd = kuluva päivämäärä
   • mm = kuluva kuukausi
   • yyyy = kuluva vuosi
   • HUOM! Käytä muotoilussa vain pieniä kirjaimia ja risuaitaa (#) numeroille.
5. Valitse Numerosarja-kenttään haluttu numerosarja asiakasvaratapahtumalle. 
6. Lisää nyt samalla tavalla asiakasvaratositteen uusi numerosarja (Asetukset > Taloushallinnon asetukset > Asiakasvaratositteiden numerosarjat). 
7. Lisää nyt Asetuksissa toimipisteelle uusi asiakasvaratili Asiakasvaratilit-kansiossa. 
   
8. Määritä asiakasvaratilille asiakasvaratapahtumien ja asiakasvaratositteiden numerosarjat.

Uudet numerosarjat ovat nyt käytettävissä ja ne tallentuvat ohjelmistoon lisättäville asiakasvaratapahtumille asiakasvaratilin valinnan yhteydessä. Asiakasvaratapahtuman tallentamisen jälkeen sen asiakasvaratiliä ei voi enää vaihtaa.
 

Asiakasvaratapahtuman käsittely

Eri päämiehille kuuluvien varojen yksilöinti on helpointa, jos käytössä on useita pankkitilejä. Saman asiakasvaratilin (pankkitilin) kautta voidaan kuitenkin hallita myös usean toimeksiantajan rahaliikennettä. Tilitys- ja huolellisuusvelvoitteen täyttämiseksi eri päämiesten asiakasvaroista on suositeltavaa pitää päämieskohtaista erilliskirjanpitoa, jossa ei kuitenkaan tarvitse noudattaa kirjanpitolain kirjaamissäännöksiä.

Yksittäisen asiakkaan asiakasvarat näkyvät myös asiakkaan ja/tai toimeksiannon alla Laskutus-osion Asiakasvaratapahtumat-kansiossa.

Lisää uusi asiakasvaratapahtuma seuraavasti:

1. Valitse valintanauhasta Uusi.
   
2. Valitse asiakasvaratili eli pankkitili, jolle asiakasvara kirjataan/on kirjattu.
3. Määritä asiakas tai toimeksianto, jonka asiakasvarasta on kyse, ja asiakasvaran selite.
4. Määritä asiakasvaratapahtuman tallennuspäivä, jolloin asiakasvaratapahtuma tallennetaan ohjelmistoon ja kirjauspäivä, jolloin rahat ovat tulleet asiakasvaratilille.
5. Määritä panon tai oton summa ja sopiva asiakasvaratapahtuman selite.
6. Oletuksena asiakasvaratapahtuma on pano. Jos kyseessä on otto, vaihda tyyppi.
7. Tallenna.

Tallennettu asiakasvaratapahtuma saa juoksevat tapahtuma- ja tositenumerot. Asiakasvaratapahtumaa ei saa poistettua, mutta voit kirjata sille samansuuruisen vastatapahtuman ja linkittää alkuperäisen kirjauksen Vastatapahtuma-kenttään.

Käytä pohjana -toiminto asiakasvaratapahtuman kirjaamisessa  

Valitsemalla jo luodun asiakasvaratapahtuman ja valintanauhan Käytä pohjana -toiminnon voit nopeuttaa asiakasvaratapahtuman kirjaamista ohjelmistoon.

Toiminto avaa uuden ikkunan asiakasvaratapahtumalle käyttäen pohjana valitsemaasi asiakasvaratapahtumaa ja kopioimalla siitä tiedot (asiakasvaratili, asiakas, toimeksianto ja selite) uuteen tapahtumaan. Tarvittaessa näitä tietoja voidaan muokata ennen uuden asiakasvaratapahtuman tallentamista.

Asiakasvarojen seuranta ja raportointi

Eri asiakasvaratilien tietoja pääset katsomaan seuraavasti:

1. Mene Asiakasvaratapahtumat-kansioon ja klikkaa listan tapahtumariviltä löytyvää tilinumerolinkkiä.
   
2. Avautuva asiakasvaratili-ikkuna näyttää tilin perustiedot.
3. Mene Asiakasvaratapahtumat-kansioon tarkastellaksesi tiliä koskevia tapahtumia. Tai valitse Näytä asiakasvaratapahtumat.
   

Asiakasvaratilejä voit seurata myös raportoinnin kautta. Raportit-alueella Taloushallinnon raportit -kansio tarjoaa tähän soveltuvat raportit Asiakasvaratilien saldot tileittäin, Avoimet asiakasvarat sekä Asiakasvaratilit ja -tapahtumat.

Yksittäiselle asiakkaalle saat raportin asiakasvaratapahtumista helpoimmin menemällä asiakkaan tiedoissa Asiakasvaratapahtumat-kansioon. Kansion avaaman listan voit viedä Exceliin tallennettavaksi, jolloin se voidaan lähettää asiakkaalle.