Du kan lägga till en ny företagsklient via Klienter-områdets Företag och föreningar-mapp, eller i samband med upplägg av ärendeförfrågan eller ärende. I mappen Företag och föreningar, välj Ny.

• Fyll i basuppgifterna markerade i rött för att kunna spara klienten: Namn, Hemland och Klientansvarig. Hemland är viktigt eftersom det styr momshanteringen på klientens fakturor.
• Om det är frågan om en företagsklient från EU-området är det viktigt att du även sparar VAT-numret i företagsuppgifterna. På så sätt behandlar systemet ärendet som försäljning inom EU, och skriver ut klientens VAT-nummer på fakturan.  Vi rekommenderar också att man sparar klientens organisationsnummer. För att undvika skapandet av dubbletter varnar systemet om det hittar en annan klient med samma namn, org. nummer eller VAT-nummer, men det förhindrar inte att man sparar klienten vid behov.
• Välj klientens språk enligt det språk klientens ärenden ska behandlas och registreringar och fakturor skapas på.
• Om den nya klienten är ett dotterbolag kan du koppla det till ett moderbolag via Moderbolag-fältet.

• Under Kontaktuppgifter kan du lägga till klientens kontaktuppgifter och huvudkontaktperson. Genom att klicka på förstoringsglaset i fältet kan du söka i privatpersonsregistret efter rätt kontaktperson. Om kontaktpersonen ännu inte finns tillagd i systemet kan du skapa den genom att välja Ny-funktionen nere till vänster. Huvudkontaktpersonen blir kontaktperson för alla klientens ärenden om inget annat anges på ärendenivå.

  

• Under Faktureringsuppgifter kan du välja en faktureringskontaktperson för klienten. Faktureringskontaktpersonens namn kan om man så vill skrivas ut på klientens fakturor. Även i detta fält kan du klicka på förstoringsglaset för att söka efter kontaktpersonen eller lägga till den i systemet.
• Om klienten vill motta sina fakturor som e-postbilaga eller e-faktura, fyll i följande information:
  • Om klienten mottar e-fakturor i formatet Finvoice eller Peppol, fyll i EDI-kod, e-fakturaoperatör och operatörs-ID.
  • Om klienten mottar e-fakturor i TeAppsXML-format, fyll i EDI-kod.
  • Om klienten mottar fakturor per e-post, fyll i e-post för fakturering. Du kan ange flera e-postadresser genom att separera dem med semikolon.
  • När en e-postadress för fakturering läggs till aktiveras rutan ‘CC till faktureringskontaktperson’. Om den kryssas i kommer klientens faktureringskontakt automatiskt att finnas i cc-fältet när fakturor skickas till klienten per e-post.
  • Ifall fakturan ska skickas som kopia till flera mottagare kan du fylla i e-postadresserna i CC vid fakturering-fältet. Adresserna separeras med semikolon.
  • När en faktura skapas är det som standard den adress som har lagts till under adressfliken på klientens fakturor som skrivs ut på fakturan. Om man där har sparat en besöksadress kan en separat faktureringsadress läggas till via mappen Lägg till adresser. Genom att i adressen ange Fakturering som adresstyp kan man säkerställa att just den adressen skrivs ut på fakturorna istället för den som sparats under adressfliken.
• Om klienten önskar att en referens skrivs ut på fakturorna kan du fylla i den i Fakturareferens-fältet. Kryssa i Använd samlingsfakturering i det fall att klienten vill motta samlingsfakturor. Rutan för Inkassoförbud bockar du i i om klienten inte ska motta betalningspåminnelser även om den har förfallna fakturor.
• Under Affärsuppgifter är Klientansvarig-fältet obligatoriskt. Vilka användare som får inneha rollen som klientansvarig kan vara begränsat till en viss användargrupp. Klienter kan klassificeras enligt klienttyp och branschkod. Tjänsterestriktion-fältet är inte relevant vid upplägg av klient, men genom att kryssa i fältet kan man vid ett senare skede hindra att registrera åtgärder för klienten t.ex. om den har ett flertal förfallna fakturor.

• Under Adressfliken lägger du till en adress för klienten. Observera att en adress måste finnas angiven för att klienten ska kunna faktureras.

  

• Under fliken Identifiering kan du ange den nivå av AML-kontroll som krävs för klienten i allmänhet (standard, förenklad, skärpt, behövs ej) vilket definierar hur länge en genomförd identifiering ska gälla. Du kan också lägga till orsak till vald identifieringsnivå. Orsak är obligatorisk om man som identifieringsnivå väljer ”Behövs ej”.

  

När all nödvändig information har fyllts i kan du spara klienten genom att klicka på:

• Spara och stäng -knappen som sparar informationen och stänger fönstret
• Spara-knappen som öppnas via pilen
• Spara-knappen uppe i vänster hörn
• Med tangentkombinationen Ctrl + S

När klienten sparas får den ett klientnummer och de grå klientmapparna till vänster aktiveras. I mapparna kan du fylla i ytterligare klientrelaterad information.