Suositeltava tapa on laskuttaa oikeusturvatoimeksianto siten, että toimeksiannosta muodostetaan ensin yksi lasku vakuutusyhtiölle maksettavaksi. Vakuutusyhtiöltä saadun suorituksen jälkeen loppusumma lähetetään päämiehen maksettavaksi. Vaikka toimeksiannosta on mahdollista muodostaa samanaikaisesti sekä kokonaislasku vakuutusyhtiölle että omavastuulasku päämiehelle, käytäntö ei ole suositeltava. Se aiheuttaa usein ylimääräistä työtä, ellei vakuutusyhtiön suoritus olekaan odotusten mukainen, mutta päämies on jo ehtinyt maksamaan oman osansa.
 

Suositus: lasku ensin vakuutusyhtiölle, sitten päämiehelle

Suositeltava tapa laskuttaa oikeusturvatoimeksianto on muodostaa toimeksiannosta ensin lasku vakuutusyhtiön maksettavaksi, ja lähettää vakuutusyhtiön suorituksen jälkeen loppusummasta lasku päämiehen maksettavaksi.

Vakuutusyhtiön laskuttaminen

1. Tarkista tietojen oikeellisuus
   • Toimeksiannon osapuolena olevalta päämieheltä löytyvät tarvittavat oikeusturvatiedot
   • Vakuutusyhtiötä ei ole lisätty toimeksiannon osapuoliin maksajan rooliin
2. Muodosta toimeksiannosta lasku.
3. Voit esikatsella laskua vakuutusyhtiölle menevällä pohjalla valitsemalla Tulosta vakuutusyhtiölle > Esikatsele.
4. Kun tulostat laskun, valitse Tulosta lasku > Vakuutusyhtiölle.
   • Valinta on sallittu vain, jos osapuolelle on täytetty oikeusturvatiedot.
     
5. Ohjelmisto kysyy, halutaanko muodostaa myös lasku omavastuuosuudesta päämiehelle. Kysely näytetään, jos pääkäyttäjä on aktivoinut sen asetuksissa, toimipisteen parametreissa tai osapuolen oikeusturvatiedoissa on tehty Muodostetaan omavastuulasku -valinta.
   • Jos muodostat laskun omavastuuosuudesta, lasku löytyy toimeksiannon Ennakkolaskut-kansiosta
   • Ellet välttämättä halua muodostaa päämiehen omavastuulaskua saman tien, vastaa Ei.
6. Ohjelmisto avaa Laskutulosteen parametrit -ikkunan. Määrittele tiedot, jotka haluat näyttää laskulla.
7. Ohjelmisto muodostaa laskun.
   • Laskun kansilehdelle tulostuvat vakuutusyhtiön nimi ja osoitetiedot, oikeusturvanumero, otsikko ja mahdollinen tekstiosio sekä laskutusyhteyshenkilö.
   • Varsinaisessa laskussa maksajaksi on edelleen merkitty päämies, ja lasku lähtee kokonaissummalla vakuutusyhtiölle, joka laskee siitä oman maksuosuutensa.
   • Pääkäyttäjä on saattanut määrittää laskun kansilehden otsikon ja tekstiosion tekstit asetuksissa. Kentät voi tallentaa tyhjinä syöttämällä niihin välilyönnin.
8. Lähetä lasku vakuutusyhtiölle maksettavaksi.
   • Voit lähettää sen myös sähköpostitse “Lähetä vakuutusyhtiölle” -painikkeen alta löytyvällä valinnalla.
   • Vastaanottajan sähköpostiosoitteeksi haetaan 1) Vakuutusyhtiön laskutussähköposti, 2) Vakuutusyhtiön laskutusyhteyshenkilön laskutussähköposti 3) Vakuutusyhtiön laskutusyhteyshenkilön sähköposti 4) Vakuutusyhtiön sähköposti.
   • Viestin CC-kenttään haetaan 1) Osapuolen laskutussähköposti, 2) Maksajan laskutussähköposti, 3) Maksajan yhteyshenkilön laskutussähköposti 4) Maksajan yhteyshenkilön sähköposti 5) Maksajan sähköposti.
9. Kun vakuutusyhtiöltä saadaan suoritus, kohdista se laskulle.
   • HUOM! Jos kohdistat suorituksen manuaalisesti, vaihda sen maksajaksi vakuutusyhtiö, jotta suoritus kohdistuu oikein nettoon ja arvonlisäveroon.
   • Jos luet viitesuoritukset sisään ohjelmistoon, vakuutusyhtiö tunnistetaan maksajaksi viitteen perusteella, kunhan laskua tulostaessa on valittu Vakuutusyhtiölle-vaihtoehto.

Päämiehen laskuttaminen

1. Kun vakuutusyhtiön suoritus on kohdistettu, tulosta sama lasku päämiehelle valitsemalla tulostusvaihtoehdoksi joko Suoraan tulostimelle, Sähköpostin liitteeksi tai Verkkolaskuna.
2. Määritä haluamasi tulostusparametrit.
3. Ohjelmisto tulostaa laskun ilman kansilehteä.
   • Laskun avoimessa summassa on huomioitu vakuutusyhtiöltä tullut suoritus, joka näkyy myös laskutulosteessa.
   • Jos päämies on arvonlisäverollinen yritys, laskussa ovat alkuperäisen laskun arvonlisäverot kokonaisuudessaan.
4. Lähetä lasku maksettavaksi päämiehelle.
    

Vakuutusyhtiön ja päämiehen laskutus samanaikaisesti

Joskus päämieheltä halutaan veloittaa omavastuuosuus jo samanaikaisesti vakuutusyhtiön laskuttamisen kanssa. Laskutustapa voi kuitenkin tuottaa ongelmia, mikäli vakuutusyhtiön suoritus poikkeaa odotetusta.

Jos vakuutusyhtiön ja päämiehen laskut halutaan luoda samanaikaisesti, laskutusprosessi on seuraava:

1. Muodosta toimeksiannosta normaalisti lasku.
2. Tulostaessasi laskua valitse Tulosta lasku vakuutusyhtiölle > Suoraan tulostimelle tai Lähetä sähköpostina.
   • Tästä valikosta voit myös esikatsella laskua vakuutusyhtiöpohjalla.
     
3. Vastaa Kyllä ohjelmiston kyselyyn siitä, halutaanko muodostaa myös lasku omavastuuosuudesta.
4. Määritä Laskutulosteen parametrit -ikkunassa laskulla näytettävät tiedot.
5. Ohjelmisto muodostaa päämiehelle osoitetun kokonaislaskun vakuutusyhtiölle.
   • Laskun kansilehti tulostuu vakuutusyhtiön tiedoin.
   • Vakuutusyhtiö laskee korvattavan määrän päämiehelle osoitetusta laskusta.
   • Vakuutusyhtiön suoritus kohdistetaan kokonaislaskulle.
6. Samalla ohjelmisto luo päämiehelle omavastuulaskun oikeusturvatietojen mukaisella omavastuuosuudella
   • Yksityisasiakkaalle sekä vakuutusyhtiön osuus että omavastuuosuus lasketaan laskun bruttosummasta.
   • Yritysasiakkaan omavastuu lasketaan laskun nettosummasta: vakuutusyhtiö maksaa pääsääntöisesti korvauksen laskun nettosummasta, ja päämiehen maksettavaksi jää omavastuuosuuden lisäksi arvonlisävero kokonaisuudessaan.
7. Ohjelmisto tulostaa samalla molemmat laskut ja tallentaa ne PDF-tiedostoina laskun Muistiinpanot-välilehdelle.
   • Omavastuulasku näkyy Ennakkolaskut-kansiossa päämiehen asiakas- ja toimeksiantotiedoissa sekä Taloushallinto-alueella.
   • Vakuutusyhtiön laskun Lisätiedot-välilehdellä Omavastuulasku-kentässä on linkki omavastuulaskuun.
     
8. Lähetä laskut vakuutusyhtiön ja päämiehen maksettavaksi.
9. Kohdista vakuutusyhtiöltä saatu suoritus laskulle.
   • Jos kohdistat suorituksen manuaalisesti, vaihda maksajaksi vakuutusyhtiö, jotta suoritus kohdistuu oikein nettoon ja Alviin.
   • Jos luet viitesuoritukset sisään ohjelmistoon, vakuutusyhtiö tunnistetaan maksajaksi viitteen perusteella, kunhan laskua tulostaessa on valittu Vakuutusyhtiölle-vaihtoehto.
10. Kohdista päämieheltä tuleva suoritus omavastuulaskulle esimerkiksi Taloushallinnon Ennakkolaskut-kansiossa
    • Omavastuulasku toimii ennakkolaskun tavoin, joten sille tullut suoritus kohdistuu automaattisesti vakuutusyhtiölle lähetettyyn laskuun. Kun omavastuulaskuun kirjataan suoritus, se siirtyy Käytetty-tilaan.
11. Jos vakuutusyhtiöltä ja päämieheltä tulleiden suoritusten jälkeen laskun avoinna oleva summa on 0,00, sen tilaksi muuttuu Maksettu.
    • Jos lasku jää suoritusten jälkeen vielä avoimeksi, sen loppuosa voidaan tulostaa ja lähettää uudelleen päämiehelle maksettavaksi.
    • Tulostettavassa laskussa näkyvät päämieheltä ja vakuutusyhtiöltä tulleet suoritukset.