Om huvudanvändaren inte begränsat regsitrering av utlägg, kan du registrera utlägg via mappen Utlägg som finns både under Arbetsuppgifter-området samt i klient- och ärendefönstren. Funktionen ”Lägg till utlägg” finns även i ärendemappens funktonsrad om huvudanvändaren aktiverat parametern ”Tillåt att lägga till utlägg via ärendelistan” i kontorsparametrarna.

När du lägger till ett nytt utlägg ber systemet dig att välja utläggstyp. Utläggstyper hanteras i inställningarna av huvudanvändaren. När en utläggstyp har valts kan du komplettera utläggets information:

• Om utlägget läggs till via ett ärende är ärendespråk, ärende- och klientinformationen ifylld automatiskt. I annat fall behöver du välja det ärende utlägget ska registreras till.
• Som standard är registreringsdatumet pågående datum och den inloggade användaren står som registrerare, men dessa kan ändras vid behov. I Utlägg-fältet anges en beskrivning av utlägget som kommer att skrivas ut på fakturaspecifikationen. Kontrollera att utläggets beskrivning är på rätt språk, systemet stavningskontrollerar utläggstexten ifall stavningsfunktionen är aktiverad.

Utläggets faktureringsuppgifter

Utläggets faktureringsuppgifter är det som visas på fakturan.

• Ange antal, enhet och enhetspris för utlägget.
• Nettoförsäljningspriset som visas på fakturan, räknas ut baserat på antal och enhetspris.
• Ifall utlägget ska faktureras som skattefritt, kryssa i Skattefri-rutan.

Utläggets inköpsuppgifter

Informationen under Inköpsuppgifter är främst till för att göra det enklare att ange utläggsinformation.

• Systemet erbjuder följande genomfaktureringsalternativ:
  • Genomfaktureras ej: Standardvärdet för utläggsfakturering. Utlägget faktureras klienten med gällande standardmoms (25% i Sverige).
  • Enligt betalarens skattepliktighet: Utlägget faktureras enligt betalarens skattepliktighet/hemland.
  • Enligt inköpsuppgifternas momssats: Utlägget faktureras enligt dess inköpsinformation och betalarens skattepliktighet/hemland är irrelevant.
• Om du väljer att genomfakturera utlägget enligt betalarens skattepliktighet, fyll i Momssats-fältet.
• Fälten ”Inköpspris brutto” och ”Nettoinköpspris” behöver inte fyllas i om utlägget inte genomfaktureras.
• I ”Ifyllnadsmetod för inköpspris” väljer du om inköpspriset anges som brutto- eller nettosumma.
• Valuta-fältet är synligt bara i det fall att utlägg får skapas i annan valuta.

Rapporterings- och bokföringsuppgifter

• Utläggstyp-fältet visar vald utläggstyp, typen kan ändras vid behov.
• Ärendefas möjliggör att koppla utlägget till en ärendefas om sådana används på ärendet. Ärendefas fylls i automatiskt baserat på ärendets standardfas eller teammedlemmens fas.
• Du kan även definiera bokförings- och försäljningskonto för utlägget. Båda kan även definieras på utläggstyp-nivå, då de automatiskt fylls i för utlägg med den utläggstypen.
• Utläggets kostnadsställe hämtas från ärendet eller skaparen om inget särskilt definieras för utlägget.

Faktureringsuppgifter- och Anteckningar-fliken

Informationen under Faktureringsuppgifter-fliken fylls automatiskt i när utlägget har kontrollerats.

Under anteckningar kan du lägga till anteckningar och bilagor relaterade till utlägget.