Toimeksiannon ja sen budjetin etenemisen seurantaa varten toimeksiannolle voidaan määrittää vaiheita alku- ja loppupäivämäärineen ja budjetteineen. Vaiheita hyödyntäen voit myös laskuttaa toimeksiannosta vain tietyn vaiheen kirjaukset.

Vaiheita voidaan luoda kolmella eri tasolla.

• Mikäli juuri avatussa toimeksiannossa on valittavissa vaiheita, pääkäyttäjä on todennäköisesti määrittänyt ne ne asetuksissa ja sitonut toimeksiantotyyppiin.  Vaiheet lisätään automaattisesti uudelle toimeksiannolle aina, kun luodaan kyseisen tyyppinen toimeksianto.
• Voit luoda vaiheita  toimeksiantokohtaisesti ja määrittää toimeksiannon edistyessä siihen aina senhetkisen vaiheen. Näin toimeksiannon vaihe täydentyy automaattisesti myös toimeksiantoon tehtäville kirjauksille.
• Myös toimeksiantotiimin yksittäiselle jäsenelle voidaan tallentaa ns. ensisijainen vaihe, jos hän on mukana vain toimeksiannon tietyssä vaiheessa. Kun kyseinen käyttäjä lisää toimeksiantoon toimenpiteitä tai kuluja, toimeksiannon vaiheesta riippumatta niihin täydentyy käyttäjälle määritetty vaihe.

Toimeksiantokohtaisten vaiheiden lisääminen

Voit lisätä toimeksiantokohtaisia vaiheita seuraavasti:

1. Mene toimeksiannon Laskutus-osiossa Vaiheet-kansioon.
2. Jos kyseiselle toimeksiantotyypille on luotu oletusvaiheita, ne näkyvät kansiossa. Luo tarvittaessa lisää vaiheita Uusi-painikkeella. 
   
   
3. Anna vaiheelle nimi ja täydennä halutessasi vaiheen alku- ja loppupäivämäärä, budjetoidut tunnit ja/tai summa.
4. Tallenna ja sulje.
5. Lisää vastaavasti muut tarvittavat vaiheet.
6. Valitse tämän jälkeen halutessasi toimeksiannon Nykyinen vaihe -kenttään vaihe, joka täydentyy oletuksena toimeksiantoon tehdyille toimenpide- ja kulukirjauksille. HUOM! Muista käydä vaihtamassa Nykyinen vaihe -kenttään uusi arvo toimeksiannon edistyessä.
   
   

Tiimin jäsenen oletusvaiheen lisääminen

Voit määrittää tiimin jäsenelle toimeksiannon vaiheesta riippumattoman oletusvaiheen, joka päivittyy kyseisen käyttäjän toimeksiantoon kirjaamille toimenpiteille ja kuluille. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että toimeksiantoon on luotu vaiheita. 

Määrität käyttäjäkohtainen vaihe seuraavasti:

1. Mene toimeksiantoikkunan Tiimin jäsenet -kansioon.
2. Tuplaklikkaa auki tiimin jäsenen rivi tai lisää uusi jäsen.
   
   
3. Valitse vaihe Ensisijainen vaihe -kenttään.
4. Vahvista OK-painikkeella.

Jos käyttäjäkohtaisia vaiheita on määritetty, vaihe tallentuu kirjauksiin tekijän mukaan eikä toimeksiannon senhetkisen vaiheen mukaan.

Vaiheiden muokkaaminen ja passivointi

Vaiheen muokkaus samanaikaisesti usealle toimenpiteelle tai kululle on sallittu vain, jos kaikki toimenpiteet tai kulut liittyvät samaan toimeksiantoon. Jos toimenpide tai kulu siirretään tai kopioidaan toiseen toimeksiantoon, Toimeksiannon vaihe -kenttä tyhjennetään. 

Ellei vaihetta ole valittu toimeksiannolle, se voidaan poistaa käytöstä toimeksiannon Vaiheet-kansiossa valitsemalla tarpeeton vaihe ja valintanauhasta Passivoi. Jos vaihe on lisätty tiimin jäsenelle Ensisijainen vaihe -kenttään, ohjelmisto varmistaa, tyhjennetäänkö kenttä myös tiimin jäseniltä. Ei-valinta säilyttää vaiheen tiimin jäsenellä. Vaihe voidaan tarvittaessa palauttaa käyttöön valitsemalla Vaiheet-kansiossa Käytöstä poistetut vaiheet -näkymä, valitsemalla vaihe ja valintanauhasta Aktivoi.

Budjetin ja toimenpiteiden seuranta vaiheittain

Voit tarkastella toimeksiannon vaihekohtaista tilannetta toimeksiannon Vaiheet-kansiossa, joka näyttää toteutuneet tunnit ja summat vaiheittain. Jos vaiheille on määritetty tunti- tai summamääräinen budjetti, sen ylittyminen osoitetaan punaisella varoituskolmiolla Budjetti ylitetty -sarakkeessa.

Voit tarkastella vaiheittain myös toimeksiantoon kirjattuja toimenpiteitä Vaiheet-kansiossa tai yksittäisen vaiheen ikkunassa valitsemalla valintanauhasta Näytä toimenpiteet -painikkeen. 

Painike näyttää kyseiseen vaiheeseen kuuluvat toimenpiteet listana, jonka voit tarvittaessa tulostaa tai viedä Exceliin.