Ellei asiakas maksa laskuaan määräajassa, avoimesta saatavasta voidaan eräpäivän jälkeen lähettää maksumuistutus.

Ohjelmistossa on ensimmäiselle ja toiselle maksumuistutukselle valmiit pohjat, joiden oletustekstejä pääkäyttäjä voi halutessaan muokata yritykselleen sopiviksi. Muokkaus tehdään asetuksissa (> Taloushallinnon asetukset > Maksumuistutukset). Oletuspohjissa toinen muistutus on ensimmäistä tiukempi. Tarvittaessa voit muokata maksumuistutuksen tekstiä myös laskukohtaisesti Laskutulosteen parametrit -ikkunassa.

Maksumuistutus voidaan luoda vain erääntyneille laskuille, jotka löytyvät esim. Taloushallinnon Laskut-kansiosta valitsemalla Erääntyneet laskut -näkymä. Näkymä kertoo, montako päivää sitten lasku erääntyi, montako maksumuistutusta laskusta on jo lähetetty ja mikä on viimeisimmän maksumuistutuksen lähetyspäivä.

Maksumuistutus tehdään laskun ikkunassa valitsemalla valintanauhasta Maksumuistutus-painike. Sen takaa löytyvät vaihtoehdot maksumuistutuksen lähettämiseen verkkolaskuna, sähköpostitse tai kirjepostina tai sen tulostamiseen tulostimelle tai PDF-tiedostoksi. 

• Verkkolaskuna lähetät maksumuistutuksen Maventan palveluun. 
• Sähköpostina lähetettävään maksumuistutukseen voit hyödyntää pääkäyttäjän mahdollisesti luomia valmiita viestipohjia. 
• Kumpikin lähetystapa tallentaa laskun muistiinpanoihin PDF-tiedoston maksumuistutuksesta. 
• Jos tulostat maksumuistutuksen PDF-tiedostoksi, tiedosto tallentuu PDF/A-2b-muotoisena.

Lähetät tai tulostat maksumuistutuksen seuraavasti:

1. Valitse laskulistalta lasku ja valintanauhasta Maksumuistutus-painikkeen alta haluamasi lähetys- tai tulostustoiminto.
2. Tee tarvittavat muutokset maksukehotuksen oletustekstiin Laskun tulostusparametrit -ikkunassa.
   
   
    
3. Valitse halutessasi maksumuistutukselle huomautuskulu ja/tai viivästyskorko.
   • Huomautuskulun määrä määritetään maksumuistutuspohjassa.
   • Viivästyskorko määritetään toimipisteen tiedoissa Viivästyskorot-kansiossa.
4. Kun tulostusparametrit ovat kunnossa, vahvista OK-painikkeella ja tulosta tai lähetä maksumuistutus asiakkaalle.
5. Tulostettu tai lähetetty maksumuistutus näkyy laskuikkunan Maksumuistutukset-kansiossa.
   
   
    
   • Merkintä kertoo maksumuistutuksen lähetyspäivän sekä viivästyskoron ja huomautuskulun määrän.
   • Asiakkaalle lähtenyt maksumuistutus tallentuu myös laskun Muistiinpanot-välilehdelle PDF-tiedostona.
   • HUOM! Merkintää ei synny, jos maksumuistutus otetaan vain esikatseluun.

Laskusta poikkeavat maksumuistutuksen tulostusparametrit

Maksumuistutukselle on mahdollista määrittää laskusta poikkeavat tulostusparametrit siten, että varsinaisella laskulla näytettävä erittelysivu piilotetaan maksumuistutukselta. Pääkäyttäjä voi piilottaa erittelysivun aktivoimalla asetuksissa toimipistetasolla > Laskun tulostus > Erittelysivu > ”Älä tulosta erittelysivua maksumuistutukseen” -parametrin.

Jos parametri on aktivoitu vihreäksi, maksumuistutukseen ei tulostu erittelysivua eikä "Tulosta erittelysivu" -valintaruutu ole valittavissa tulostusparametreissa. Jos parametri on asetuksissa valitsematta (harmaa pallo) tai valittu pois käytöstä (punainen pallo), maksumuistutuksen tulostusparametrien "Tulosta erittelysivu" -valintaruudussa on sama arvo kuin normaalilaskullakin, ja valinta on myös muokattavissa. 

Massatulostuksessa erittely tulostuu yksittäisten maksumuistutusten parametrien mukaan. Jos massana tulostetaan usean toimipisteen maksumuistutuksia ja valitaan "Tulosta kaikki samoilla asetuksilla", parametrin arvo haetaan päätoimipisteeltä. Jos erittely on päätoimipisteellä kielletty, sitä ei tulosteta niillekään maksumuistutuksille, joiden toimipisteellä se olisi sallittu. Jos taas erittely on kielletty yksittäisen maksumuistutuksen toimipisteellä, sitä EI tulosteta, vaikka se olisi sallittu päätoimipisteellä. 

Hälytys asiakkaan erääntyneistä laskuista

Jos asiakkaalta ei maksumuistutuksista huolimatta saada suoritusta, ohjelmistoon voidaan määrittää automaattinen hälytys ilman, että asiakkaalle asetetaan toimituskielto. 

Hälytys aktivoidaan lisäämällä arvo "Hälytys laskuista, joiden erääntymisestä on x päivää" -parametriin asetuksissa  (> Järjestelmäparametrit > Asiakkaat ja toimeksiannot > Toimituskiellon hälytys). Kun parametriin on määritetty laskun erääntymispäivien määrä, ohjelmisto tarkastaa hälytystarpeen ja tuottaa hälytyksiä Toimituskiellon hälytys -ryhmään tehtyjen määritysten mukaisesti, kun ollaan avaamassa uusia toimeksiantoja tai kirjaamassa toimenpiteitä.

Yli x päivää erääntynyt lasku aiheuttaa saman varoituksen tai virheilmoituksen kuin manuaalisesti määritetty toimituskielto. Ellei erääntynyt lasku estä toiminnon suorittamista, vaan ainoastaan tuottaa varoituksen, käyttäjä saa ilmoituksen "Asiakkaalla on yli x päivää sitten erääntyneitä laskuja. Haluatko jatkaa?"