Laskun esikatselu

Voit tarkastaa laskun sisällön ja ulkoasun esikatselutoiminnolla ennen sen tulostamista tai lähettämistä. 

Valitse laskulistalta haluttu lasku ja jompikumpi valintanauhan Esikatselu-painikkeen toiminnoista: 

• Jos klikkaat suoraan Esikatselu-painiketta, aukeaa Pikaesikatselu-valinta. Se ohittaa tulostusparametri-ikkunan ja avaa suoraan laskun, joka on luotu asetuksissa, asiakkaan tai toimeksiannon tiedoissa määritettyjen tulostusparametrien mukaisesti.  
• Painikkeen alanuolen takaa löytyvä Esikatselu-valinta avaa tulostusparametri-ikkunan, jossa voit vielä tarkistaa laskun sisällön ja asettelun määrittävät parametrit ja tarvittaessa muokata niitä. 

Tulostusparametrien määrittäminen 

Laskujen yhtenäistämiseksi pääkäyttäjä määrittää yleensä jo ohjelmiston asetuksissa (> Ohjelmistoparametrit > Oman toimipisteen parametrit > Laskutus > Laskun tulostus) sen, mitä tietoa ja missä muodossa asiakkaille lähtevissä laskuissa näytetään. Asetuksissa tehdyt määritykset pätevät oletuksena kaikkiin ohjelmistossa luotuihin laskuihin. 

Laskutulosteen oletusvalinnat voidaan kuitenkin ylimäärittää eri tasoilla: 

1. Asiakkaan parametreissa (valitsemalla valintanauhan Parametrit-painikkeen > Laskun tulostus)
2. Toimeksiannon parametreissa  (valitsemalla valintanauhan Parametrit-painikkeen > Laskun tulostus)
3. Koelaskulla (koelaskun Maksajat-kansiossa avaamalla yksittäisen maksajan tiedot ja Tulostus-välilehti)
4. Koelaskua esikatsellessa, jos maksajia on vain yksi (tallentamalla halutut muutokset)
5. Laskua tulostaessa, esikatsellessa tai lähettäessä Laskutulosteen parametrit -ikkunassa.

Jos parametreja on määritetty monella eri tasolla, voimassa ovat aina lähimpänä laskua tehdyt määritykset (esim. koelaskutaso on toimeksiantotasoa vahvempi). Tulostusparametrit tallentuvat laskun tietoihin aina siinä vaiheessa, kun lasku muodostetaan, joten parametreihin tehdyt muutokset eivät vaikuta aiemmin luotuihin laskuihin. Tulostusparametrit voidaan kuitenkin ylimäärittää vielä siinä vaiheessa, kun lasku lähetetään asiakkaalle. 

Laskutulosteen parametrit –ikkuna aukeaa myös laskujen massatulostuksessa, jos toimipisteen parametreissa on valittuna ’Näytä dialogi laskujen massatulostuksessa’.

Tulostusparametrien tarkistus

Laskutulosteen parametrit -ikkuna aukeaa koelaskun esikatselussa sekä esikatsellessa, tulostettaessa tai lähetettäessä laskua. Ikkunassa näkyy joitakin laskun yleisiä tietojam ja laskupohjaan tarvittavat tiedot ja asettelu vaihtelevat maasta toiseen. Esim. suomalaisia etusivu- ja erittelysivulaskupohjia käytetään silloin, kun päätoimipisteen maa on Suomi eikä mitään oletuslaskupohjaa ole valittu.

Ikkunassa näkyvät tulostusparametrit ovat joko toimipistetasolla määritettyjä oletusparametreja tai parametreja, jotka on määritetty asiakkaalle, toimeksiannolle tai koelaskutasolla toimeksiannon maksajalle. 

Muokkaa tarvittaessa laskun perustietoja:

• Päivämäärä on oletuksena laskun luontipäivä. Laskun kirjanpidollinen kirjauspäivä voi kuitenkin poiketa luontipäivästä. Voit muuttaa päiväystä laskun tulostusvaiheessa, mutta se ei voi olla aikaisempi kuin laskun kirjauspäivä, joka löytyy laskun Lisätiedot-välilehdeltä. 
  .
• Eräpäivä on laskun muodostuksen yhteydessä muodostettu maksuehdon mukainen eräpäivä. Jos laskun päivämäärää muutetaan, myös eräpäivä muuttuu.
• Laskun kieli on oletuksena toimeksiannon kieli. Kun sitä vaihtaa, ohjelmisto tarjoaa uuden kielen mukaista laskupohjaa tai sen puuttuessa englanninkielistä pohjaa. Jos tulostat laskuja massana, kieli on tyhjä, sillä se määräytyy aina kunkin laskun mukaan. Jos laskujen massatulostuksessa kenttään määritetään kieli, sitä käytetään kaikkien valittujen laskujen tulostamiseen.
• Valuuttaa, jolla laskun summat näytetään, voidaan vaihtaa laskua tulostettaessa. Jos vaihdat valuuttaa, varmista, että valuuttakurssit ohjelmiston asetuksissa on päivitetty. Ne eivät päivity automaattisesti. 
• Sähköpostipohja-valinta näkyy vain, jos laskua ollaan tulostamassa sähköpostin liitteeksi. Pääkäyttäjät voivat luoda Asetuksissa (> Mallipohjat > Sähköpostipohjat) sähköpostiviesteille valmiita pohjia, jotka lisäävät sähköpostiviestiin otsikon, oletustekstin sekä valittuja tietoja toimeksiantoa, laskua, lähettäjää ja vastaanottajaa koskien.
  Laskuttajan osoite on käyttäjän toimipisteen oletusosoite tai, jos niitä on useita, laskun kieltä vastaava osoite.
• Pankkitili on oletuksena aina tyhjä. Oletuksena laskulle tulostuvat tilit, jotka on tallennettu asetuksissa toimipisteen tietoihin ja merkitty laskulla näytettäviksi. Jos laskulla tulisi näkyä vain yksi pankkitili, se valitaan tässä.

Tarkista laskun etusivua koskevat määritykset: 

• Valitse laskutulostepohja, jonka mukaisena laskun etusivu tulostetaan. CSI LakiMies -asiakkailla valittavissa on vain oletuslaskupohja, CSI Lawyer ja CSI Professional -asiakkailla voi olla myös kustomoituja laskupohjia. 
• Halutaanko etusivulle mahdollinen alennusprosentti ja piilotetaanko kulut, jolloin ne sisällytetään Palkkiot ja maksut -kohtaan eikä erillistä kuluriviä näytetä. 
• Tulostetaanko lasku tilisiirtopohjalle, johon tulostuu myös viivakoodi. Yleensä tilisiirtopohja on käytössä vain henkilöasiakkailla, ja sen voi tulostaa vain kotimaisten asiakkaiden laskuille.

Tarkista laskun erittelysivua koskevat määritykset: 

• Voit valita erittelysivulla käytettävän laskutulostepohjan. CSI LakiMies -asiakkailla valittavissa on vain oletuslaskupohja, CSI Lawyer ja CSI Professional -asiakkailla voi olla käytössä myös kustomoituja laskupohjia. 
• Valitse, tulostetaanko erittelysivu vakiona, tekijöittäin tai toimeksiannoittain, näytetäänkö siinä myös 0,00 € summaiset toimenpiteet tai päiväkohtaiset välisummat ja piilotetaanko kulut, jolloin ne näkyvät Muut maksut -otsikon alla. 
  • Jos haluat tekijäkohtaisen erittelyn, joka näyttää toimenpiteiden tunnit ja yhteensä-summat, valitse  "Tulosta lisäerittelysivu tekijöittäin" ja sarakkeiksi "Toimenpiteen tunnit riveittäin" ja "Toimenpiteen summa riveittäin".
• Voit ryhmitellä toimenpide- ja kulurivit näkymään tyypeittäin tai toimeksiantovaiheittain ja määrittää, näytetäänkö myös yksittäisten laskurivien kuvaukset.
• Tarvittaessa voit täydentää laskurivejä tiedolla toimenpiteen tekijästä, tuntihinnasta, tunneista ja summasta sekä kulujen lukumäärästä ja summasta.  

Vahvista muokkaamasi tulostusparametrit OK-painikkeella, jolloin lasku aukeaa esikatselutilassa ja voit vielä tarkastaa sen sisällön ja ulkoasun.