Laskutussähköpostiosoitteen määrittäminen

Jos toimeksiantaja tai maksaja toivoo saavansa laskut sähköpostitse, tämän asiakastietoihin lisätään laskutussähköpostiosoite. Mikäli laskun pitää mennä tiettyyn laskutussähköpostiosoitteeseen (esim. laskutus@xyz.fi), mutta se tulee lähettää tiedoksi esimerkiksi asiakasyrityksen osakkaalle tai talouspuolen henkilöitä, voit lisätä "Laskutussähköposti CC" -kenttään nämä sähköpostiosoitteet puolipisteellä erotettuna.

Jos asiakkaalle on tallennettu laskutusyhteyshenkilö, voit valita myös ”CC laskutusyhteyshenkilölle” -kentän, jolloin laskutusyhteyshenkilön sähköpostiosoite täydentyy "Laskutussähköposti CC"-kenttään sähköpostin lähetyksen yhteydessä.

Laskutussähköposti ja laskutusyhteyshenkilö voidaan tallentaa usealla eri tasolla. Kun lasku lähetetään sähköpostin liitteenä, ohjelmisto hakee laskutussähköpostiosoitteen seuraavan hierarkian mukaan:

 “CC laskutusyhteyshenkilölle” -osoite haetaan seuraavassa järjestyksessä:

Laskutusyhteyshenkilön ja “CC laskutusyhteyshenkilölle” -kentän tulee olla määritetty samalla tasolla. Lisäksi tarkistetaan, onko laskulle määritetty maksajan yhteyshenkilö sama kuin CC laskutusyhteyshenkilö -hausta saatu. Mikäli ei, se lisätään "Laskutussähköposti CC" -kenttään.

Laskua tulostettaessa ohjelmisto tarjoaa kaksi sähköpostilähetykseen sopivaa vaihtoehtoa, jotka löytyvät laskulistalla tai yksittäisen laskun ikkunassa Tulosta lasku -painikkeen takaa.

Sähköpostipohjien määrittäminen

Pääkäyttäjä voi nopeuttaa laskujen lähettämistä sähköpostitse luomalla asetuksissa valmiita sähköpostipohjia, jotka tuovat viestiin valmiiksi esim. otsikon, laskunumeron ja muita laskukohtaisia tietoja, viestirungon ja allekirjoituksen.  Erilliset oletussähköpostipohjat voidaan määrittää valmiiksi normaali-, ennakko- sekä hyvityslaskujen lähetykseen, jolloin käytettävää sähköpostipohjaa ei tarvitse valita laskun tulostusparametrien ikkunassa.

Laskun lähetys sähköpostin liitteenä

Kun asiakkaan laskutussähköpostitiedot on määritetty ja mahdollisesti määritetty sähköpostipohja laskujen lähettämiseen, lähetät laskut helposti Taloushallinnon Laskut-kansiossa tai yksittäisen laskun ikkunassa. 

Lähetä-painikkeen alta löytyvä "Sähköpostina"-toiminto avaa Laskutulosteen parametrit -ikkunan, jossa voit vielä tehdä muutoksia laskun sisältöön ja asetteluun. 

Sen jälkeen aukeaa sähköpostiviesti, jonka liitteeksi lasku on tuotu. Sähköpostiviestin sisältö ja otsikko ovat tyhjät, mikäli sähköpostipohjia ei ole määritetty käyttöön. Toiminto merkitsee samalla laskun "lähetetty"-tilaan myös silloin, jos jätät sähköpostiviestin lähettämättä. 

Voit lähettää laskun sähköpostitse myös tulostamalla sen ensin PDF-tiedostoon ja liittämällä tiedoston manuaalisesti sähköpostiviestiin. Huomaa kuitenkin, että laskun tilaksi ohjelmistossa jää siinä tapauksessa "tulostettu".