Käyttöönotto

Pääkäyttäjä aktivoi toiminnon asetuksissa joko järjestelmä- tai toimipistetason parametreissa (Toimenpiteet > Toimenpiteiden kirjauskausi) määrittämällä seuraavat asetukset:

• Käytössä aktivoi toimenpiteiden kirjauskausitoiminnon.
• Avoimia kirjauskausia maksimissaan (vko) määrittää, kuinka monta kirjauskautta (viikkoa) käyttäjällä voi olla samanaikaisesti avoinna.
• Salli avaaminen tulevaisuuteen määrittää, voiko käyttäjä avata kirjauskausia tuleville viikoille. Oletuksena tämä ei ole sallittua.

Toimenpiteiden kirjauskausien käyttö

Kun toiminto on otettu käyttöön, normaalit ja rajoitetut käyttäjät voivat kirjata toimenpiteitä vain avoimille kirjauskausilleen. Toimenpiteen kirjauskaudet eivät vaikuta pääkäyttäjiin, jotka voivat kirjata toimenpiteitä mille tahansa kaudelle eivätkä näe kirjauskausitoimintoa lainkaan.

Normaalit ja rajoitetut käyttäjät voivat hallinnoida kirjauskausiaan ohjelman alapalkissa näkyvän Toimenpiteen kirjauskaudet -painikkeen kautta. Käyttäjällä avoimena olevat kirjauskaudet näytetään vihreällä.

Käyttäjät voivat tarkastella mutta eivät muokata avoimia kirjauskausiaan myös omissa käyttäjätiedoissaan Toimenpiteen kirjauskaudet -kansiossa.

Kun käyttäjällä on jo avoinna sallittu enimmäismäärä kirjauskausia ja hän haluaa avata uuden viikon, hänen on ensin suljettava vanhin avoin viikko. Ohjelma näyttää tästä varoituksen uuden kauden avaamisen yhteydessä.

Uutta kirjauskautta avattaessa vanhin avoin kirjauskausi lukitaan, joten kaikki kyseisen kauden kirjaukset on tehtävä ennen uuden kauden avaamista. Jos käyttäjä on unohtanut tehdä kirjauksen kirjauskaudelle, joka on jo suljettu, pääkäyttäjä voi tehdä kirjauksen hänen puolestaan.

Kirjauskausien lukitseminen pääkäyttäjän toimesta

Joissakin tilanteissa pääkäyttäjien on tarpeen lukita tapahtumien kirjauskausia keskitetysti:

• Esimerkiksi tilikausien päättämisen helpottamiseksi pääkäyttäjä voi lukita vanhat kirjauskaudet kaikilta käyttäjiltä keskitetysti. Sulje vanhat kirjauskaudet -toiminto löytyy kohdasta Taloushallinto > Toimenpiteen kirjauskaudet. Toiminnossa valitaan viikko, jonka jälkeen kaikki sitä edeltävät kirjauskaudet lukitaan automaattisesti kaikilta käyttäjiltä.
• Kun kuukausi päättyy kesken viikon ja kirjanpitokausi täytyy sulkea ennen laskutuksen aloittamista, pääkäyttäjä voi lukita kirjauskausia myös kuukausitasolla. Tämä toiminto täydentää normaalia viikko- ja käyttäjäkohtaista kirjauskausien hallintaa. Toiminto löytyy kohdasta Asetukset > Taloushallinto > Tilikaudet. Kun toimenpiteen kirjauskaudet ovat käytössä, tilikausien näkymässä näkyy Kirjauskausi suljettu -sarake. Valitsemalla tämän valintaruudun pääkäyttäjä voi sulkea yksittäisen kirjanpitokauden (kuukauden).
  
  
   

• HUOM! Kun kirjanpitokausi suljetaan tällä toiminnolla, käyttäjän viikko (kirjauskausi) voi edelleen näkyä avoimena. Tapahtumia ei kuitenkaan enää voida kirjata sille viikon osalle, joka kuuluu suljettuun kirjanpitokauteen.