Om en klient inte betalar sin faktura inom utsatt tid kan man efter förfallodagen skicka en betalningspåminnelse. Påminnelsen skickas via fakturan genom att använda betalningspåminnelsefunktionen i funktionsraden som öppnar fönstret för fakturautskriftsparametrar. När man skriver ut betalningspåminnelsen som PDF-fil sparas filen i PDF/A-2b format.

Betalningspåminnelser kan skickas som e-postbilaga (möjligt med fördefinierade mallar) eller som e-faktura till Maventa.

När man skriver ut en betalningspåminnelse med vilket som helst av utskriftsalternativen sparas betalningspåminnelsen som en PDF-fil i fakturans anteckningar.

Förfallna fakturor hittas enklast i fakturamappens Förfallna fakturor-vy. Vyn visar hur många dagar fakturan har varit förfallen och om det tidigare skickats betalningspåminnelser för samma faktura. Den visar även datumet för när den senaste betalningspåminnelsen för fakturan har skickats.

Det finns färdiga mallar i systemet för den första och andra betalningspåminnelsen. Huvudanvändare kan redigera betalningspåminnelsernas standardtexter under Inställningar > Ekonomiinställningar > Betalningspåminnelse. Som standard är den andra påminnelsen striktare än den första.

Betalningspåminnelsens text kan även redigeras fakturaspecifikt i utskriftsparameterfönstret i samband med att påminnelsen skickas.

För att skriva ut en betalningspåminnelse:

1. Välj fakturan som du vill skicka en betalningspåminnelse för och klicka på “Betalningspåminnelse” i funktionsraden.
2. Välj hur du vill skriva ut / skicka betalningspåminnelsen.
3. I fönstret ’Inställningar för fakturautskrift’ kan du vid behov göra ändringar i betalningspåminnelsens text.
   
4. Lägg vid behov till påminnelseavgift och dröjsmålsränta.
   • Påminnelseavgiftens belopp är kopplat till påminnelsemallen.
   • Dröjsmålsräntans procent anges i mappen Dröjsmålsräntor under kontorets uppgifter.
5. När alla ändringar är gjorda, välj OK för att skriva ut/skicka betalningspåminnelsen.
6. Efter att betalningspåminnelsen skrivits ut eller skickats sparas den i fakturans Betalningspåminnelse-mapp.
   
   • Raden visar datum för när betalningspåminnelsen skickats samt dröjsmålsräntans och påminnelseavgiftens belopp om sådana lagts till på betalningspåminnelsen.
   • Betalningspåminnelserna sparas även som PDF-filer under fakturans Anteckningar-flik.
   • OBS! Om du bara förhandsgranskar en betalningspåminnelse sparar systemet ingen fakturakopia.

Varning om klienten har fakturor som förfallit för x dagar sedan

En automatisk varning kan aktiveras för klienter som har fakturor som förfallit för ett visst antal dagar sedan. Om man anger en sådan varning aktiveras den utan att man manuellt anger tjänsterestriktion för klienten.

Denna inställning aktiveras genom att ange ett värde i parametern ”Varna om klienten har fakturor förfallna för x dagar sedan” (Inställningar > Parametrar > Systemparametrar > Klienter och ärenden > Varning om tjänsterestriktion). När ett värde lagts in i parametern ger systemet automatiskt varningar för klienter med fakturor som förfallit för det valda antalet dagar sedan och i de situationer som valts i de övriga parametrarna för varning om tjänsterestriktion.

En förfallen faktura ger upphov till en liknande varning som om man manuellt anger tjänsterestriktion för en klient. Till exempel om förfallna fakturor inte hindrar att registrera åtgärder utan bara ger en varning, kommer användaren att få varningen ”Klienten har fakturor som förfallit sedan x dagar. Vill du fortsätta?”.