Under Ekonomi > Tillgångar finns mappen Klientmedelstransaktioner där man centralt kan hantera klientmedel eller andra tillgångar som innehas av kontoret men inte är en del av kontorets egna tillgångar. För detta ändamål måste kontoret ha konton utöver sin egen bokföring som ej används för betalning av kontorets egna fakturor eller för att ta emot till byrån hörande medel.

Klientmedelskontons transaktions- och verifikationsnummer

Lagstiftningen i Finland kräver att man har separata klientmedelskonton för konkurser och hantering av privatpersoners klientmedel. Därför är det möjligt att i systemet ge varje konto olika transaktions- och verifikationsnummerserier. 

Ta i bruk ett klientmedelskonto så här:  

1. Ange först en nummerserie för klientmedel under Inställningar > Ekonomiinställningar > nummerserier för klientmedelstransaktioner. 
2. Lägg till en nummerserie genom att klicka på Ny.
3. Namnge nummerserien i Värde-fältet.
4. Ange nummerseriens format.
   • dd = pågående dag
   • mm = pågående månad
   • yyyy = pågående år
   • OBS! Använd endast små bokstäver i formateringen, och fyrkant (#) för siffror. 
5. I fältet Nummerserie väljer du den nummerserie som du vill använda för klientmedelstransaktionerna. 
6. Lägg samtidigt till en verifikationsnummerserie (Inställningar > Ekonomiinställningar > Verifikationsnummerserier för klientmedel). 
7. Lägg därefter till ett nytt klientmedelskonto i det egna kontorets inställningar > Klientmedelskonton. 
   
8. Ange transaktions- och verifikationsnummerserier för klientmedelskontot. 

De nya nummerserierna är nu i användning och sparas i systemet när man lägger till en klientmedelstransaktion. Efter att man har sparat en klientmedelstransaktion kan klientmedelskontot som den registrerats på inte längre bytas ut. 

Hantering av klientmedelstransaktioner

Det är enklast att identifiera medel som tillhör olika klienter om man har flera konton i bruk, även om samma klientmedelskonto (bankkonto) kan användas för att hantera penningtransaktioner för flera kunder. För att fullgöra redovisnings- och omsorgsplikten rekommenderas det att hålla separat bokföring för varje klients konton och deras klientmedel, bokföringen behöver dock inte följa bokföringsbestämmelserna i redovisningslagen.

En enskild klients medel visas i både klient- och ärendekortets faktureringsområde under rubriken Tillgångar.

Lägg till en ny klientmedelstransaktion enligt följande:

1. Gå till mappen Klientmedel och välj Ny i funktionsraden.
   
2. Välj det klientmedelskonto/bankkonto där medel ska registreras. 
3. Ange den klient vars klientmedelstransaktion det är frågan om. Ange även ärende ifall transaktionen gäller ett specifikt ärende.
4. Fyll i rätt belopp och beskrivning för transaktionen.
5. Ange datum för när klientmedelstransaktionen registreras i systemet (Sparad den) och datum då pengarna sätts in på kontot (Registreringsdatum).
6. Fyll i transaktionens belopp i Belopp-fältet.
7. Som standard är klientmedelstransaktionen en insättning, men transaktionen kan ändras till uttag innan den sparas.
8. Spara och stäng.

Efter att klientmedelstransaktionen sparats får den transaktions- och verifikationsnummer. Klientmedelstransaktionen kan inte raderas, men en mottransaktion för samma summa kan skapas och kopplas till den ursprungliga transaktionen.

Att använda en klientmedelstransaktion som mall

Man kan försnabba registreringen av nya klientmedel genom att välja en existerande registrering och klicka på “Använd som mall” i funktionsraden.

Funktionen öppnar ett nytt klientmedelsfönster och kopierar in uppgifterna om klientmedelskontot, klienten, ärendet och förklaringen. Användaren kan redigera uppgifterna vid behov och därefter spara registreringen.

Rapportering av klientmedelstransaktioner

Du kan granska enskilda klientmedelskonton enligt följande:

1. Gå till mappen Klientmedelstransaktioner.
2. Klicka på länken i klientmedelskonto-kolumnen.
   
3. Klientmedelskontovyn som öppnas visar kontots basuppgifter.
4. Transaktionerna på detta konto kan ses i mappen klientmedelstransaktioner, eller genom att klicka på Visa klientmedelstransaktioner i funktionsraden.

Klientmedelstransaktioner kan även följas upp med hjälp av rapporterna “Klientmedelskonton och -transaktioner” och “Öppna klientmedel” som finns under området Rapporter > Ekonomirapporter.

Det lättaste sättet att få ut en lista över klientmedelstransaktioner för en specifik klient är via klientkortets Klientmedelstransaktioner-mapp. Listan som öppnas i mappen kan exporteras till Excel och där via sparas och sedan skickas till klienten.