Vi rekommenderar att fakturera rättsskyddsärenden genom att först skapa försäkringsbolagets faktura. Efter att betalningen kommit in kan man sedan skicka den resterande delen av fakturan till uppdragsgivaren. I teorin kan man skapa både försäkringsbolagets och klientens faktura samtidigt, men för att undvika extra arbete rekommenderar vi inte detta sätt eftersom försäkringsbolagets betalning inte nödvändigtvis är exakt den summa man förväntar sig.
 

Rekommendation: fakturera först försäkringsbolaget, därefter klienten

Det rekommenderade sättet att fakturera ett rättsskyddsärende är att först skapa en faktura till försäkringsbolaget. När försäkringsbolagets betalning har mottagits kan en faktura på det återstående beloppet skickas till klienten.

Fakturera försäkringsbolaget enligt följande:

1. Kontrollera att de uppgifter som lagts till på ärendet är korrekta.
   • All obligatorisk rättsskyddsinformation måste läggas till för uppdragsgivaren.
   • Försäkringsbolaget ska inte ha rollen Betalare på ärendet.
2. Skapa en faktura av ärendet.
3. Kontrollera att fakturan ser ut som den ska genom att förhandsgranska den med fakturamallen för försäkringsbolag. Välj Skriv ut till försäkringsbolaget > Förhandsgranskning.
    
4. När du skriver ut fakturan, välj Skriv ut till försäkringsbolaget.
   • Alternativet är aktivt endast då rättsskyddsinformationen lagts till för ärendets part.
5. Systemet frågar också om du för uppdragsgivaren vill skapa en faktura för självriskandelen om du i uppdragsgivarens rättsskyddsinformation har valt fältet Skapa självriskfaktura eller om detta har definierats i kontorets parametrar.
   • Om du väljer att skapa en självriskfaktura hittas den därefter i ärendets Förskottsfakturor-mapp.
6. Definiera fakturans innehåll och layout i fönstret för fakturautskriftsparametrar.
7. Systemet skapar fakturan.
   • Fakturans framsida innehåller försäkringsbolagets namn och adress, rättsskyddsnummer, ämne, eventuell beskrivning och faktureringskontakt.
   • På den egentliga fakturan är uppdragsgivaren markerad som betalare och fakturans summa är hela summan för ärendet. Försäkringsbolaget beräknar sedan den summa de betalar på basen av totalsumman.
   • Huvudanvändaren kan ange första sidans rubrik och beskrivning via inställningarna. Fälten kan även sparas som tomma genom att lägga till ett mellanslag i dem.
8. Skicka fakturan till försäkringsbolaget.
   • Den kan skickas per e-post genom att välja Skriv ut till försäkringsbolaget > Som e-postbilaga.
   • Om fakturan skickas per e-post är hierarkin för mottagarens mailadress följande: 1) försäkringsbolagets faktureringsmailadress, 2) försäkringsbolagets faktureringskontakts faktureringsmailadress, 3) försäkringsbolagets faktureringskontakts mailadress, 4) försäkringsbolagets mailadress.
   • E-postadressen som läggs till i CC-fältet är 1) partens faktureringsmailadress, 2) betalarens faktureringsmailadress, 3) betalarens kontaktpersons faktureringsmailadress, 4) betalarens kontaktpersons mailadress, 5) betalarens mailadress.
9. När betalningen från försäkringsbolaget har kommit, allokera den till fakturan.
   • OBS! Om allokeringen görs manuellt, ändra i allokeringsfönstrets Betalare-fält så att försäkringsbolaget står som betalare. På så sätt allokeras betalningen korrekt till netto- och momsandelarna.
   • Om du har skrivit ut fakturan genom att använda Skriv ut till försäkringsbolaget-funktionen och betalningar importeras som referensmaterial till systemet anges försäkringsbolaget automatiskt som betalare baserat på fakturans referens.

När försäkringsbolagets betalning har kommit in, fakturera uppdragsgivaren:

1. Skriv ut samma faktura för uppdragsgivaren genom att välja Skriv ut faktura i funktionsraden.
   • Du kan välja att skriva ut fakturan till en skrivare eller som e-postbilaga. 
   • Om ert kontor använder Maventas e-fakturering finns knappen ’Skicka som e-faktura’ i funktionsraden.
2. Fakturan skrivs ut utan försäkringsbolagets försättsblad.
   • Fakturans öppna summa tar i beaktande försäkringsbolagets betalning som också visas på fakturan.
   • Om uppdragsgivaren är ett skattepliktigt företag innehåller fakturan hela fakturans moms.
3. Skicka fakturan till uppdragsgivaren.
    

Fakturering av försäkringsbolag och klient samtidigt

I vissa situationer vill man debitera klientens självriskandel samtidigt som försäkringsbolaget faktureras. Detta faktureringssätt kan dock medföra problem om försäkringsbolagets ersättning avviker från det förväntade beloppet.

Om fakturor till både försäkringsbolaget och klienten ska skapas samtidigt är processen följande: