För att följa med hur ärendet framskrider kan det delas upp i faser med start-, slutdatum och budget. Ärendets faser kan även utnyttjas vid fakturering genom att fakturera bara vald fas åtgärder och utlägg.

Faser kan skapas på tre nivåer:

• Ifall ett ärende som nyligen skapats har faser, har faserna troligen kopplats till ärendetypen av huvudanvändaren. I det fall skapas ärendefaserna automatiskt för ärenden som skapas med ärendetypen i fråga.
• Du kan skapa faser på ärendenivå och definiera ärendets nuvarande fas. Den nuvarande fasen fylls då i automatiskt för alla åtgärder och utlägg som skapas i ärendet.
• En primärfas kan även anges för en ensklid teammedlem i ärendet i det fall att teammedlemmen bara arbetar under en viss fas i ärendet. När teammedlemmen i fråga registrerar åtgärder eller utlägg i ärendet kommer de att få teammedlemmens primärfas även om ärendets nuvarande fas är någon annan.

Skapa ärendespeficika faser

Du kan skapa ärendespecifika faser enligt följande:

1. Öppna ärendefönstret och gå till Faser-mappen i Ekonomidelen.

2. Ifall faser skapats för ärendetypen listas de här. Lägg till en ny fas genom att välja Ny-funktionen

   

3. Ge fasen ett namn och vid behov start- och slutdatum samt budgeterade timmar och belopp.
4. Spara och stäng.
5. Lägg till fler ärendefaser på samma sätt.

6. Vid behov kan du sedan definiera ärendets nuvarande fas genom att välja fasen i Nuvarande fas-fältet i ärendets allmänna uppgifter. OBS! Kom ihåg att uppdareta den nuvarande fasen an efter att ärendet framskrider.

   

Ange primärfas för teammedlem

När ärendefaser är i använden kan du ange en primärfas som överskriver ärendets nuvarande fas.

Ange primärfas för en teammedlem enligt följande:

1. I ärendefönstret, öppna mappen Teammedlemmar.

2. Lägg till en teammedlem eller dubbelklicka på en teammedlem för att öppna dess information.

   

3. I Primärfas-fältet, välj den fas som teammedlemmen arbetar med.
4. Spara genom att välja ”OK”.

När en teammedlem har en primärfas kommer alla åtgärder och utlägg som teammedlemmen skapar i ärendet att tillhöra denna fas, även om någon annan fas definierats som ärendets nuvarande fas.

Redigera eller inaktivera faser

Att redigera fler åtgärders eller utläggs fas är tillåtet endast då de är registrerade i samma ärendet. Om en åtgärd eller ett utlägg överförs eller kopieras till ett annat ärende töms fältet Ärendefas. 

Om en fas inte är vald som nuvarande fas, kan den tas bort från användning genom att inaktivera den med Inaktivera-funktionen i Faser-mappen. Ifall fasen är definierad som en teammedlems primärfas, frågar systemet om teammedlemmens primärfas ska nollställas. Fasen kan återaktiveras till användning genom att välja Aktivera-funktionen.

Följ upp budget och åtgärder per fas

Du kan kontrollera ärendets status, uppardetade timmar och belopp, per fas i Faser-mappen. Ifall en budget definierats för fasen visar systemet en röd varningstriangel i det dall att de upparbetade timmarna eller beloppet överskrider det som budgeteras.

En enskild fas åtgärder kan kontrolleras genom att välja fasen och Visa åtgärder-funktionen. 

Funktionen öppnar upp en lista över åtgärder som tillhör fasen, listan kan exporteras till Excel, skrivare eller mejlbilaga.