Som standard ser alla användare i systemet alla ärenden om de inte är markerade som insiderärenden. Ärendens synlighet och rätt att redigera dem kan dock begränsas till valda användargrupper. Om det finns en användargrupp, vars medlemmar motsvarar dem som ska ha åtkomst till ärendet, kan du dölja ett ärende genom att välja Användarrättigheter-funktionen och användagruppen du vill begränsa ärendesynligheten till.

Ingen användargrupp är vald per default eftersom ärendets synlighet inte är begränsat till någon användargrupp. Genom att klicka i cirkeln framför en användargrupp blir cirkeln grön och användargruppen får åtkomst till ärendet. När alla nödvändiga användargrupper har valts, bekräfta genom att välja OK varefter ärendet endast synligt för de användare som är medlemmar i valda användargrupper, har någon ansvarsroll i ärendet, är inalgda som teammedlemmar i ärendet eller är huvudanvändare.