Syftet med åtgärdsregistreringsperioder

För att säkerställa att alla fakturerbara registreringar kommer in i systemet i tid för fakturering kan antalet öppna åtgärdsregistreringsperioder begränsas. Användarna har då endast ett visst antal öppna åtgärdsregistreringsperioder, det vill säga veckor, tillgängliga för registrering av åtgärder.

När en användare vill registrera åtgärder för en ny vecka måste den äldsta öppna åtgärdsregistreringsperioden först stängas. På så sätt säkerställs att registreringarna för den aktuella veckan har slutförts innan användaren går vidare till nästa vecka.

Aktivering

En huvudanvändare aktiverar funktionen i inställningarna antingen på verksamhetsenhetsnivå (Åtgärder > Åtgärdsregistreringsperiod) genom att definiera följande inställningar:

• I bruk aktiverar funktionen för åtgärdsregistreringsperioder.
• Max antal öppna registreringsperioder (veckor) anger hur många registreringsperioder (veckor) en användare kan ha öppna samtidigt.
• Tillåt öppnanden i framtiden anger om användaren får öppna registreringsperioder för kommande veckor. Som standard är detta inte tillåtet.
   

Användning av åtgärdsregistreringsperioder

När funktionen har aktiverats kan normala och begränsade användare registrera åtgärder endast för sina öppna registreringsperioder. Åtgärdsregistreringsperioder påverkar inte huvudanvändare, som kan registrera åtgärder för vilken period som helst och inte heller ser funktionen för åtgärdsregistreringsperioder.

Normala och begränsade användare kan hantera sina registreringsperioder via knappen Åtgärdsregistreringsperioder som visas i programmets nederkant. De registreringsperioder som är öppna för användaren visas i grönt.

Användare kan även se, men inte redigera, sina öppna registreringsperioder i sina egna användaruppgifter under mappen Åtgärdsregistreringsperioder.

Om användaren redan har det maximalt tillåtna antalet registreringsperioder öppna och vill öppna en ny vecka, måste den äldsta öppna veckan först stängas. Programmet visar en varning när en ny period öppnas.

När en ny registreringsperiod öppnas låses den äldsta öppna registreringsperioden. Därför måste alla registreringar för den perioden vara gjorda innan en ny period öppnas.

Om användaren har glömt att göra en registrering för en registreringsperiod som redan har stängts kan en huvudanvändare registrera åtgärden för användarens räkning.
 

Låsning av åtgärdsregistreringsperioder av huvudanvändare

I vissa situationer kan huvudanvändare behöva låsa registreringsperioder centralt:

• För att exempelvis underlätta bokslutsarbetet kan huvudanvändaren centralt låsa gamla registreringsperioder för alla användare. Funktionen Stäng gamla registreringsperioder finns under Ekonomi > Åtgärdsregistreringsperioder. I funktionen väljs en vecka, varefter alla tidigare registreringsperioder automatiskt låses för samtliga användare.
• När en månad slutar mitt i en vecka och bokföringsperioden måste stängas innan faktureringen påbörjas kan huvudanvändaren även låsa registreringsperioder på månadsnivå. Funktionen kompletterar den normala användar- och veckospecifika hanteringen av registreringsperioder. Funktionen finns under Inställningar > Ekonomiförvaltning > Bokföringsperioder. När åtgärdsregistreringsperioder används visas kolumnen Registreringsperiod stängd i vyn för bokföringsperioder. Genom att markera denna kryssruta kan huvudanvändaren stänga en enskild bokföringsperiod (månad).
  
  
• OBS! När en bokföringsperiod stängs med denna funktion kan användarens vecka (registreringsperiod) fortfarande visas som öppen. Det går dock inte längre att registrera händelser för den del av veckan som tillhör den stängda bokföringsperioden.