Asiakkaan poistaminen 

Mikäli asiakkaan tiedot on luotu ohjelmistoon tarpeettomasti, asiakas tulisi saada poistettua kokonaan ohjelmistosta.  Poisto voidaan tehdä valintanauhan Poista-painikkeella joko asiakaslistalla tai asiakkaan ikkunassa. Jotta poistoa ei tehdä vahingossa, ohjelmisto edellyttää käyttäjältä poiston vahvistamista.

Jos poistettavaan asiakkaaseen liittyy poistamisen estäviä tietoja, siirrä ne toiselle asiakkaalle ennen poistoa. Valitse sopiva asiakas Siirretään asiakkaalle -kenttään ja OK-painike, jolloin tiedot siirtyvät valitulle asiakkaalle ja asiakas poistetaan. Ellei kaikkien tietojen siirto onnistu, ohjelmisto ei poista asiakasta, vaan ainoastaan passivoi sen.

Asiakkaan passivointi

Asiakkuuden päättyessä asiakastieto kannattaa passivoida, jolloin asiakas poistuu aktiivisten asiakkaiden näkymistä. Teet sen joko asiakaslistalla tai asiakkaan ikkunassa valintanauhan Passivoi-toiminnolla. Passivoinnin yhteydessä ohjelmisto tarkastaa, mitä avointa tai aktiivista asiakkaalla on.

Asiakkaan avoimet fataljit estävät aina passivoinnin, mutta asiakkaan muut avoimet aktiviteetit voidaan päättämisen yhteydessä merkitä tehdyiksi tai poistaa ne.

Muiden avointen tapahtumien vaikutuksen asiakkaan päättämiseen pääkäyttäjä on määrittänyt ohjelmiston asetuksissa. Poiston estäväksi tiedoksi voidaan määrittää aktiiviset toimeksiannot, avoimet ennakot tai laskut, nollasta poikkeavat asiakasvarat, irtain omaisuus sekä yritysasiakkaan aktiiviset aliasiakkuudet.

Kun valitset valintanauhasta Asiakkaan passivointi -painikkeen, ohjelmisto avaa Asiakkaan passivointi -ikkunan näyttäen mahdollisten passivoinnin estävien tekijöiden lukumäärät ja summat.

Jos passivoinnin estäviä tekijöitä löytyy, ikkunassa on pelkästään Sulje-vaihtoehto, koska kaikki passivoinnin estäjät on käsiteltävä ennen passivointia.

Ellei passivoinnin estäviä syitä ole, ikkunassa valitaan, mitä avoimille aktiviteeteille tehdään (merkitään tehdyksi/passivoidaan). Lisäksi ikkunassa voidaan määrittää syy asiakkaan passivointiin valitsemalla se pääkäyttäjän määrittämistä vaihtoehdoista  (>Asiakkaan asetukset > Passivointisyyt yritys / henkilö).

Kun valitset OK-painikkeen, ohjelmisto käsittelee avoimet aktiviteetit valintasi mukaisesti, siirtää asiakkaan Passiivinen-tilaan ja kirjaa passivointipäiväksi kuluvan päivän. Asiakkaan passivointi ei poista asiakkaan tietoja ohjelmistosta, vaan niitä voi edelleen tarkastella Passivoidut yritykset ja yhteisöt tai Passivoidut yksityisasiakkaat -näkymissä. Yhteyshenkilön passivointi ei poista yritykseen tai yhteisöön olevaa yhteyttä, vaan muuttaa vain henkilön tiedot harmaiksi.

Voit passivoida yksityishenkilöitä myös massana, mikä helpottaa asiakasrekisterin siivousta. Kaikille massana passivoitaville henkilöille asetetaan silloin sama passivoinnin syy ja kaikkien avoimet aktiviteetit käsitellään saman valinnan mukaisesti. Jos pääkäyttäjä on asetuksissa määrittänyt passivoinnin estäviä tekijöitä (esim. avoimet ennakot tai laskut), massapassivointi huomioi myös ne.  Passivoinnin tekijä saa yhteenvedon massapassivoinnin tuloksesta ja selitteen kustakin asiakkaasta, jota ei voitu passivoida.

Passivoidut asiakkaat tulevat oletuksena mukaan hakuihin. Jos haku halutaan kohdistaa pelkästään passivoituihin asiakkaisiin, kirjoitetaan Etsi-kenttään hakusana ja valitaan näkymäksi Passivoidut yritykset ja yhteisöt/yksityisasiakkaat. 

Passivoidun asiakkaan voi aktivoida uudelleen Aktivoi-painikkeella, joka palauttaa asiakkaan aktiiviseksi ja poistaa passivointisyyn ja -päivän.