CSI MyOutlook-sovelluksessa luontevinta on kirjata toimenpiteitä suoraan sähköpostiviesteistä tai kalenteritapahtumista.

Voit tallentaa sovelluksessa toimenpiteitä myös seuraavilla tavoilla:

• Dashboardissa ja Toimenpiteet-näkymässä lisäämällä täysin uuden toimenpiteen tai käyttämällä olemassa olevaa toimenpidettä uuden pohjana.
• Timesheet-näkymässä lisäämällä helposti toimenpiteitä valituille toimeksiannoille ja päiville. Tämä vaihtoehto on suositeltava, jos työskentelet viikon aikana pääasiassa muutaman toimeksiannon parissa.
• Pikatoiminto > Uusi toimenpide -painikkeella, joka löytyy alavalikosta.
• Käyttämällä ajastinta.
• Toimeksianto-näkymässä valitsemalla Kirjaukset-välilehden.

Kaikissa näissä vaihtoehdoissa sovellus täyttää uuteen toimenpiteeseen valmiiksi oletustoimenpidetyypin ja sen mukaisen toimenpidetekstin.  HUOM! Sähköposti- ja kalenteritoiminnoilla luotuun toimenpiteeseen tulee toimenpidetekstiksi sähköpostiviestin/ kalenteritapahtuman aihe.

Kirjaus sähköpostiviestistä

Jos työskentelet sähköpostiviestien parissa ja CSI MyOutlook on avoinna, sinulla saattaa jo olla esillä Sähköpostitoiminnot‑näkymä toimenpiteiden kirjaamista varten. Mikäli ei, toimi seuraavasti:

1. Klikkaa Sähköpostitoiminnot‑painiketta.
2. Jos jokin sähköpostiviesti oli valittuna, sovellus tuo automaattisesti sen aiheen myös Sähköpostitoiminnot‑näkymän Aihe-kenttään. 
   
   • Et voi muokata aihetta ennen kuin olet valinnut uuden toimenpiteen luontipainikkeen. Jos aihe on hyvin pitkä ja näkyy siksi vain osin, saat koko tekstin näkyviin viemällä kursorin katkaistun tekstin päälle.
3. Valitse kirjaukselle toimeksianto.
   • Jos sähköpostiviestin lähettäjä on toimeksiantaja, toimeksiantajan pääyhteyshenkilö, laskutusyhteyshenkilö tai merkitty toimeksiantajan laskutussähköpostiosoitteeksi jossakin ohjelmistoon tallennetussa toimeksiantajaksi, sovellus tarjoaa valittavaksesi listan toimeksiantoehdotuksia.
   • Muussa tapauksessa voit valita toimeksiannon suosikeistasi tai kaikista ohjelmistoon tallennetuista toimeksiannoista.
4. Kun toimeksianto on valittu, toimintopainikkeet aktivoituvat.
5. Klikkaa “Lisää uusi toimenpide” -painiketta.
   • Voit myös lisätä uuden tehtävän tai fataljin tai linkittää viestin toimeksiantoon.
6. Uuden toimenpiteen ruutu aukeaa, ja sen Aihe-kenttään on kopioituna sähköpostiviestin aihe. 
7. Muokkaa tarvittaessa toimenpiteen tekstiä ja muita tietoja.
   • Ruutu tarjoaa myös mahdollisuuden lisätä sähköpostiviesti toimenpiteen muistiinpanoksi CSI-ohjelmistossa.
     
8. Valitse “Lisää toimenpide” toimenpiteen tallentamiseksi.

Kirjaus kalenteritapahtumasta

Kirjataksesi toimenpiteen kalenteritapahtumasta:

1. Klikkaa ensin kalenteritapahtuma auki.
2. Avaa sitten CSI MyOutlook valintanauhasta tai kolmen pisteen takaa löytyvästä valikosta.  
3. Sovellus vie kalenteritapahtuman aiheen myös kirjauksen Aihe-kenttään.
   
4. Jatkaaksesi kirjausta, etsi sille toimeksianto. Sovellus tarjoaa toimeksiantoehdotuksia sekä tapahtumaan kutsuttujen sähköpostiosoitteiden perusteella että suosikeiksi merkityistä toimeksiannoista.
5. Kun toimeksianto on valittu, toimintopainikkeet aktivoituvat.
6. Valitse “Lisää toimenpide”, jolloin toimenpideikkuna aukeaa ja kalenteritapahtuman otsikko näkyy toimenpiteen tekstinä. (Voit myös lisätä uuden tehtävän tai fataljin tai pelkästään linkittää kalenteritapahtuman toimeksiantoon.)
7. Muokkaa tarvittaessa toimenpiteen tekstiä ja muita tietoja ja tallenna.

Kirjaus Dashboardissa

Lisää uusi toimenpide “+” -painikkeella tai valitse toimenpidelistalla “Käytä pohjana” -toiminto, joka kopioi valitun toimeksiannon tiedot ja mahdollistaa tietojen muokkauksen ja tallennuksen uudeksi toimenpiteeksi. Tämä vaihtoehto toimii hyvin, jos olet lisäämässä toimenpidettä toimeksiantoon, johon olet jo tehnyt kirjauksia viimeisen viikon aikana.

Kirjaus Toimenpiteet-näkymässä

Klikkaa -painiketta ja valitse “Toimenpiteet”. Voit katsella Toimenpiteet-välilehdellä viikon kirjauksia pyyhkäisemällä kalenteria vaakasuunnassa. Kirjauksia sisältävät päivät on merkitty pisteellä. Viikon toimenpiteet näkyvät kalenterin alapuolella.

Lisää uusi toimenpide “+”-painikkeella tai “Käytä pohjana” ‑painikkeella. Kalenterista valittu päivämäärä tuodaan toimenpiteen päiväykseksi.

Kirjaus Timesheetillä

Klikkaa  -painiketta ja valitse “Toimenpiteet”. Avaa sitten Timesheet-välilehti, jolla voit helposti kirjata toimenpiteitä useille toimeksiannoille ja päivämäärille.

Riveinä timesheetillä näkyvät kaikki toimeksiannot, joihin olet lisännyt laskutettavia toimenpiteitä viikon aikana. Jos lista on pitkä, voit hakea toimeksiantoa.

• Värillisellä “+”-painikkeella timesheetin yllä voit lisätä listaan uusia toimeksiantoja.

Sarakkeina näet viimeiset 7 päivää, mukaan lukien kuluvan päivän.

• Laskutettavat tuntisi lasketaan yhteen päiväkohtaisesti, ja voit siirtyä päivien välillä pyyhkäisemällä ruutua sivusuunnassa.

Jokainen solu näyttää toimeksiannon laskutettavien tuntien kokonaismäärän tiettynä päivänä.

• Tuntien yläpuolella näkyy kyseiseen toimeksiantoon kirjaamiesi toimenpiteiden lukumäärä.
• Voit tarkastella kirjattuja toimenpiteitä klikkaamalla solua, jolloin sen toimenpidelista aukeaa.

Voit lisätä uuden toimenpiteen klikkaamalla minkä tahansa solun “+”-painiketta.

• Valittu päivämäärä ja toimeksianto ovat esitäytettyjä eikä niitä voi muuttaa.

Kun olet lisännyt ja tallentanut uuden toimenpiteen, timesheetin laskutettavien tuntien määrä päivittyy.

HUOM! Timesheetin kautta voit lisätä vain tuntipohjaisia toimenpiteitä. Muissa yksiköissä (kappaleet, minuutit, päivät) kirjatut toimenpiteet eivät näy timesheetillä.

Kirjaus Pikatoiminto-painikkeella

Pikatoiminto-painike sovelluksen vasemmassa laidassa avaa valikon, jossa voit lisätä uuden toimenpiteen.

Kirjaus ajastinta käyttäen

Toimenpiteen keston mittaamiseksi valitse ylävalikosta Ajastin-painike . Ajastinnäkymä listaa kaikki avoimena olevat ajastimet, ja “+”-painike lisää listaan uuden ajastimen.

1. Syötä ensin tiedot ajastimeen, ja valitse sitten ”Lisää ajastin”.
   
2. Tiedot täydentyvät valitun toimeksiannon oletustoimenpidetyypillä ja toimeksiannon kielellä. Ellei toimeksiantoa valittu, käytetään käyttäjän oletustoimenpidetyyppiä ja käyttöliittymäkieltä. Jos vaihdat tyyppiä sen jälkeen, kun olet muokannut käsin kuvausta, kuvaus ei enää päivity.
3. Käynnistä nyt ajastin -painikkeella.
   
4. Pysäytä ajastin valitsemalla .
   • “-5 min/+5 min” -painikkeilla voit lisätä/vähentää aikaa.
   • Voit poistaa ajastinlukeman -painikkeella.
   • -painike sulkee ajastimen tallentamatta sen arvoa.
5. -painike avaa toimenpidenäkymän, jossa voit täyttää tarvittavat tiedot ja tallentaa toimenpiteen.

Sovellus tallentaa automaattisesti aikavälit, jolloin ajastin on ollut käynnissä. Voit katsella niitä valitsemalla kolme pistettä yksittäisen ajastimen oikeasta yläkulmasta.

Jos ajastin on käynnissä, sovelluksessa on näkyvissä Pysäytä-painike. Sitä klikkaamalla näet aktiivisen ajastimen tiedot.

Usean ajastimen hallinta

Jos työskentelet samanaikaisesti useamman tehtävän parissa, voit mitata niiden kestoa useilla ajastimilla.

Uusia ajastimia avaat valitsemalla “+”-painikkeen “Etsi ajastin” -kentän vierestä.

Sovellus listaa kaikki ajastimet Ajastin-näytöllä, ja ylävalikon Ajastin-painike näyttää avoinna olevien ajastimien määrän.

Voit kuitenkin pitää kerrallaan aktiivisena vain yhden ajastimen. Kun käynnistät uuden ajastimen, aiemmin käynnissä ollut ajastin pysähtyy.

Kirjaus Toimeksiantonäkymässä

Voit lisätä toimenpiteitä myös toimeksiantonäkymässä (Valikko > Toimeksiannot) valitsemalla toimeksiannon ja sen Kirjaukset-välilehden. Sovellus avaa oletuksena Toimenpiteet-näkymän, jossa lisäät uuden toimenpiteen  -painikkeella.

Kun lisäät toimenpiteen tässä näkymässä, toimeksiantotieto täydentyy kirjaukselle automaattisesti. Voit myös valita jonkin jo kirjatuista toimenpiteistä pohjaksi uudelle.