Som insiderärenden klassificeras normalt t.ex. sådana ärenden som berör företagsomorganiseringar eller planer på börslistning där företagets värde kunde påverkas om informationen kommer ut. Därav följs åtkomsten till insiderärenden upp noggrannt av systemet och man kan senare följa upp vem som haft åtkomst till ärendeinformationen under olika tidpunkter.

Ange ärende som insider

Du anger ett ärende som insider genom att klicka på Insidergrupp i funktionsraden och sedan välja Aktivera. I samband med aktiveringen bockas rutan Insider automatiskt i. Ärendet är nu synligt endast för insidergruppens medlemmar, de fyra ärendeansvarsrollerna (ägare, handläggare, assistent och faktureringskontakt), till ärendet tillagda teammedlemmar samt huvudanvändare.  

Hantering av insiderregistret

Ändringar i insiderregistret kan bara utföras av huvudanvändare, ärendets ansvarspersoner och användare med utökade rättigheter.

Om andra personer (systemets användare eller privatpersoner som sparats i databasen) är inblandade i ärendehanteringen bör de läggas till i ärendets insiderregister. Privatpersoner väljs via Lägg till-funktionen, medan funktionen "Lägg till flera" används för att lägga till användare eller användargrupper.

Orsak till varför personen eller användare har åtkomst till insiderärendet kan väljas i personens insiderregisterfönster genom att skriva i "Funktion och orsak" fältet. Ifall huvudanvändaren lagt upp färdiga orsaker att välja mellan, hittar du dem bakom "Ange orsak" funktionen.

När ett insiderärende skapas skickas ett e-postmeddelande till alla användare med ansvarsroll på ärendet (ägare, handläggare, faktureringskontakt, assistent) och till ärendets teammedlemmar. Huvudanvändaren kan också ställa in att användare får en notifikation per e-post när de läggs till eller tas bort från insidergruppen. E-post meddelandet innehåller ärendets namn, tidpunkt för när användaren lades till eller togs bort från insiderregistrert. För att kunna få e-postnotifikationer måste Exchange-integrationen vara aktiverad.

OBS! Det ärendebaserade insiderregistret möjliggör att man även registrerar privatpersoner, men inga notifikationer om ändringar i insiderregistret skickas till dem.

När en teammedlem raderas från ett ärendes insiderregister sparas slutdatumet automatiskt, men det kan redigeras manuellt. Om samma teammedlem läggs till i registret på nytt raderas slutdatumet.

Rapporter för insiderärenden

Du kan skriva ut en ärendespecifik rapport över användare och privatpersoner som finns med i insiderregistret genom att i ärendefönstret välja Rapporter > Insideruppgifter. Rapporten innehåller data om användarna och privatpersonerna i insiderregistret i enlighet med EU:s förordningar. Om någon uppgift saknas står det ‘Fås på begäran’ för användare och ’Okänd’ för privatpersoner. På rapporten ser man även uppgifter om kontoren och användarnas adresser.

För att uppfylla Finansinspektionens krav finns rapporten "Bestående insidergrupp" som listar de användare som alltid har tillgång till alla insiderärenden. Där ingår alla byråns aktiva och inaktiva huvudanvändare samt medlemmarna i den användargrupp som är vald i parametern Insideranvändargrupp. Om byrån har flera kontor visas varje kontors huvudanvändare på en egen sida. Rapporten hittas under Rapporterområdet i Snabbrapporter-mappen.

Att göra ett insiderärende offentligt

Insiderklassifikationen på ett insiderärende kan tas bort genom att välja Insidergrupp  > Inaktivera i ärendets funktionsrad. Systemet ber då om datum och tid för publiceringen. Publiceringsuppgifterna visas därefter i fältet Publiceringsdatum i ärendefönstret och listas som slutdatum för insiderregistermedlemmarnas medlemskap. Tiden som anges kan inte vara i framtiden.

Ifall ett slutdatum angets manuellt för någon i insiderregistret, uppdateras slutdatumet inte baserat på insiderärendets publiceringsdatum. I det fall att ärendet markeras som insider igen, töms slutdatum fältet ändast för de personer/användare i insiderregistret vars slutdatum matchar publiceringsdatumet.

Du kan granska insiderregistrets ändringshistorik genom att öppna insiderregistermappen på ärendet och klicka på Historik i fönstrets nedre högra hörn. Detta öppnar en lista över redigeringsdetaljer.

Huvudanvändaren kan redigera baskonfigurationen för vilken ändringsdata som spåras och även skapa nya regler via inställningarna.