Allokera ett förskott till en faktura

En förskottsfaktura som har statusen Betald allokeras automatiskt till nästa skarpa faktura som skapas: 

• Om förskottsfakturan bara är kopplad till klienten (betalaren) och klienten har flera aktiva ärenden, 
  allokeras förskottet automatiskt till nästa faktura som skapas för klienten, oberoende av ärende. 
• Om förskottsfakturan är kopplad till ett specifikt ärende allokeras förskottet till nästa faktura som 
  skapas i det ärendet.  
• Om klienten har flera betalda förskott allokeras de till fakturorna ett för ett, och i ordningsföljd från 
  äldst till nyast. Först allokeras de förskott som kopplats till ärenden, och därefter de som kopplats till 
  klienten. 

Ett betalt förskott som kommer att allokeras till en faktura syns redan då man förhandsgranskar en preliminärfaktura, men förskottet bokas i verkligheten först när man godkänner preliminärfakturan. Om den skarpa fakturans summa är mindre än förskottet, allokeras förskottet till hela fakturan och dess belopp att betala blir 0,00. Det överblivna förskottet blir kvar i väntan på nästa faktura. 

OBS! Förskottet syns inte i fakturafönstret när man skapar en ny faktura. 

I preliminärfakturans Betalare-mapp kan du välja om du vill använda det förskott som finns att använda på 
fakturan eller välja att inte använda förskottet.  

När det betalda förskottet i sin helhet har allokerats till skarpa fakturor får förskottsfakturan statusen Använd. Alla fakturor som förskottet har använts på hittas i förskottsfakturafönstret under mappen Förskottsanvändning. På en normalfaktura syns förskottet under fliken Specificering av fakturabeloppet och i mappen Allokeringar.  

Att allokera förskott till en faktura i efterhand

Ett förskott kan allokeras till en faktura även i efterhand om t.ex. fakturadatu met måste ändras efter allokeringen av förskott. Observera att om er byrå använder en bokföringsintegration och den skarpa fakturan redan gått över till bokföringssystemet är det inte möjligt att allokera förskott på fakturan i efterhand.

Allokera förskott på en faktura i efterhand genom att välja fakturan och sedan klicka på “Allokera förskott” i funktionsraden. Om det finns flera förskott som kan användas på fakturan allokerar systemet först den äldsta förskottsbetalningen.

När du väljer funktionen öppnar systemet ett fönster med fakturans öppna belopp och det totala beloppet förskott som finns att använda (i brutto). Fyll i det förskottsbelopp du vill allokera i ’Förskott som används för fakturan’-fältet och spara. Systemet säkerställer sedan att det använda förskottet inte är större än det öppna beloppet på fakturan och att det inte används mer förskott än det finns tillgängligt. 

Makulera allokeringar

I mappen Förskottsanvändning syns det använda förskottet, och där via kan man även makulera förskottsanvändningen på fakturan. Då befrias förskottet och kan användas på nästa faktura. 

En förskottsallokering till en normalfaktura kan makuleras så länge bokföringsperioden som allokeringens datum ligger inom är öppen. Om allokeringen makuleras kan förskottet användas antingen på följande faktura eller återbetalas klienten. 

Makulera allokeringen enligt följande: 

1. Öppna den skarpa fakturans fönster och gå till mappen Allokeringar. 
2. Välj den rad du vill makulera och klicka på ’Makulera allokerat belopp’ i funktionsraden. 
3. Om alla förskottsanvändningar har makulerats återgår förskottsfakturan till statusen Betald och förskottet kan användas igen eller återbetalas klienten.