E-fakturor kan skickas direkt från CSI Lawyer genom att använda e-faktureringstjänsten Maventa. Alternativt kan du manuellt skapa faktureringsmaterialet i CSI Lawyer och skicka det till kunden via en annan e-fakturaoperatör.
 

Skicka e-fakturor direkt från CSI till Maventa

När e-fakturering via Maventa har aktiverats innehåller fakturalistans och fakturafönstrets funktionsrader knappen ’Skicka e-faktura’ som möjliggör att skicka e-fakturor direkt från CSI. 

Skicka e-fakturan genom att:

1. Gå till Ekonomi > Fakturor, välj faktura och klicka på “Skicka e-faktura” i funktionsraden.
2. Programmet skapar ett fakturamaterial som automatiskt går till Maventa.
3. Fakturans status ändras till “Skickad”, utskriftsdatumet sparas och programmet sparar fakturan som PDF- och XML-fil under fliken Anteckningar i fakturafönstret.
   • I fakturalistorna anges en grön cirkel i den sista kolumnen till höger i fakturavyn vilket indikerar att fakturan har skickats.
4. Fakturamaterialet och PDF-filen skickas till Maventa. PDF-fakturan innehåller den information som du valt att visa i fakturautskriftsparametrarna. Om parametern “Tillåt att fakturaraderna skickas till Maventa” är aktiv i kontorets parametrar kommer alla fakturarader, inklusive fakturaradsspecifik information, alltid att bifogas till fakturamaterialet som skickas till Maventa, oberoende av vad som väljs i fakturautskriftsparametrarna. Om parametern är inaktiv kommer endast totalrader att inkluderas i fakturamaterialet.
5. Du kan också skicka bilagor tillsammans med e-fakturan genom att lägga till bilagorna via ”E-fakturans bilagor”-funktionen i fakturafönstrets funktionsrad. Bilagorna sparas under Anteckningar-fliken i fakturafönstret.
   • Bilagorna inkluderas i fakturamaterialet som skapas och som skickas till Maventa.
   • Tillåtna format för bilagorna är jpg, jpeg, PNG och PDF. Om bilagan inte uppfyller EU-standarden för e-fakturering markeras fakturan som icke EU-standard och skickas vidare till Maventa.

Om det finns klienter som inte har någon e-faktureringsadress kan fakturan fortfarande skickas till Maventa som e-faktura. Till de klienter som inte tar emot e-fakturor skickar Maventa fakturorna antingen per e-postbilaga eller per post.

Innan man skickar e-fakturor kan man förhandsgranska dem genom att välja Förhandsgranska-funktionen nere till vänster i Inställningar för fakturautskrift-fönstret.

Om man vill försäkra sig om att man inte felaktigt skickar ut en specifikation med e-fakturan eller att specifikationen är korrekt kan man göra det obligatoriskt att förhandsgranska en e-faktura innan den skickas. Detta görs genom att aktivera parametern ”Kräv förhandsgranskning av fakturan före utskick” i e-faktureringsparametrarna på kontorsnivå.

När förhandsgranskningsparametern är aktiv och man skickar en öppen faktura som e-faktura aktiveras utskriftsparameterfönstrets OK-knapp först när fakturan har förhandsgranskats. 

Förhandsgranskningsfunktionen fungerar inte vid massutskick av e-fakturor.

Att skapa fakturamaterial

För att skapa fakturamaterial som kan skickas som e-faktura till klienten via andra operatörer än Maventa, gör så här: 

1. Fyll först i ditt kontors e-faktureringsinformation (EDI-kod, e-fakturaoperatör och operatörs-ID) i inställningarna.
2. Lägg till EDI-kod, e-fakturaoperatör och operatörs-ID även för de klienter som du vill e-fakturera.
3. Se till att en plugin som gör det möjligt att skapa e-faktureringsmaterial är installerad i programmoduler (kontakta CSI:s support om du behöver hjälp). Dataformat som stöds är Peppol, Finvoice och TeAppsXML.
4. Gå sedan till ekonomiområdets Fakturor-mapp.
5. Klicka på “Skapa fakturamaterial” i funktionsraden och definiera hur du vill skapa materialet.
   
   • För valt datumintervall, om du vill skapa faktureringsmaterialet för alla fakturor från en viss period, till exempel veckovis eller månadsvis.
   • Av valda fakturor, om du bara vill välja en eller några fakturor som ska inkluderas i faktureringsmaterialet.
6. I fönstret som öppnas definierar du fakturamaterialets användningsområde (Fakturering), fakturamaterialets innehåll (nuvarande/originalfaktura eller betalningspåminnelse), materialets typ och lagringsplats för materialet.
   • Om du skapar ett material som innehåller fakturor som redan skickats väljer du “Inkludera tidigare skapade”. Annars orsakar fakturor som redan har skickats ett fel.
   • I fönstret visas information om de fakturor du har valt i listan och deras totalbelopp:
     
   • Bekräfta dina val med OK.
   • Det material du skapat sparas på den plats du valt, och du kan skicka det till din e-fakturaoperatör.
     • Programmet sparar en anteckning för fakturan om fakturamaterial sparats och bifogar fakturamaterialet som en XML-fil.
   • Fakturans status i fakturalistan ändras till Skickad.