Ange faktureringsadress för e-post
Om uppdragsgivaren eller betalaren vill få sina fakturor via e-post lägger du till en faktureringsadress för e-post i kunduppgifterna. Om fakturan ska skickas till en specifik faktureringsadress (t.ex. fakturering@xyz.fi) men även skickas som kopia till exempelvis en delägare i kundföretaget eller personer inom ekonomiavdelningen, kan du ange dessa e-postadresser i fältet Faktureringsadress för e-post, CC, separerade med semikolon.
Om en faktureringskontakt har sparats för kunden kan du även markera alternativet CC till faktureringskontakt. Då läggs faktureringskontaktens e-postadress automatiskt till i fältet CC vid fakturering när fakturan skickas via e-post.
Om ärendets uppdragsgivare eller betalare vill ta emot fakturor per e-post måste du lägga till en e-postadress för fakturering i deras uppgifter. När man skriver ut fakturor som e-postbilaga söker programmet efter e-postadressen enligt följande hierarki:
| Nivå | Fältnamn | Hierarki |
| Part | E-post för fakturering | 1 |
| Klient | E-post för fakturering | 2 |
Part, faktureringskontakt | E-post | 3 |
Kund, faktureringskontakt | E-post | 4 |
| Klient | E-post | 5 |
“CC till faktureringskontakt” -adressen hämtas enligt följande:
| Faktureringskontakt | Fältnamn | Hierarki |
Faktureringskontakt i partuppgifter | E-post | 1 |
Faktureringskontakt i kunduppgifter | E-post | 2 |
Faktureringskontakt i fakturauppgifter | E-post | 3 |
Observera att om “CC till faktureringskontaktperson” är vald fylls faktureringskontaktpersonens mailadress i CC-fältet då mailet skickas. För att checkboxen ska vara tillgänglig måste en faktureringskontaktperson väljas på samma nivå.
När du skriver ut en faktura erbjuder programmet två alternativ som är lämpliga för att skicka fakturan per e-post. Du hittar dem bakom knappen “Skriv ut faktura” i fakturalistan och i det enskilda fakturafönstret.
Skicka fakturor som e-postbilaga
Som e-postbilaga öppnar först utskriftsparametrarna för fakturan. När fakturautskriftsparametrar har definierats och du valt “Ok” öppnas ett tomt e-postmeddelande med fakturan som bifogad PDF-fil. Observera att fakturan får status “Skickad” även om du inte skickat iväg e-postmeddelandet.
PDF öppnar också utskriftsparameterfönstret för fakturan. När du har definierat fakturautskriftsparametrarna skapar programmet en PDF-fil som kan sparas och senare skickas till klienten som e-postbilaga. När PDF-filen skapas ändras fakturans status till Skickad.
En anteckning sparas automatiskt på fakturan när den skickas eller skrivs ut.
Konfigurering av e-postmallar
För att göra det enklare att skicka fakturor per e-post kan huvudanvändaren skapa standardmallar för e-post för normal-, förskotts- och kreditfakturor, varefter det inte längre är nödvändigt att redigera texten i mailet eller välja en e-postmall för varje faktura separat i fönstret för utskriftsinställningar.
Separata standardmallar för e-post kan definieras för utskick av normalfakturor, förskottsfakturor och kreditfakturor. Då behöver användaren inte välja vilken e-postmall som ska användas i fönstret Parametrar för fakturautskrift.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.