Att fakturera huvud- och underärenden

Ärendens fakturor kan förhandsgranskas i mappen Fakturerbara ärenden. Systemvyerna i fakturerbara ärenden-mappen grupperar de fakturerbara ärendena per huvudärende för att göra det enklare att få en överblick av hur mycket som finns att fakturera totalt via huvudärendet. Ärenden som inte är en del av en huvud-/underärendestruktur samt underärenden som faktureras via underärendet listas högst upp i vyn under grupperingen utan huvudärende. När man förhandsgranskar en faktura via ett huvudärende visar förhandsgranskningen även alla registreringar som finns på de underärenden som faktureras via huvudärendet. Observera att denna förhandsgranskning inte tillåter att gruppera specifikationen per ärende.

När man skapar en preliminärfaktura/skarp faktura via huvudärendet skapas automatiskt även underpreliminärfakturor på de underärenden som faktureras via huvudärendet. I de underärenden som faktureras via huvudärendet går det inte att skapa preliminärfakturor eller fakturor utan att man först ändrar till fakturering via underärendet. Alla underpreliminärfakturor innehåller både åtgärder och utlägg från underärendet i fråga. Betalarinformationen för underpreliminärfakturor hämtas alltid från huvudärendet.
 

Att skapa preliminärfakturor med huvud- och underärendestruktur

Skapandet av preliminärfakturor i ärenden som är en del av en huvud-/underärendestruktur görs likadant som för normala ärenden. Underärenden som faktureras via underärendet hanteras som normala ärenden och preliminärfakturor kan skapas som periodfaktura, till valt datum, av valda faser eller av valda åtgärder via Åtgärder-mappen.

När en preliminärfaktura skapas för ett huvudärende som har underärenden som faktureras via huvudärendet kan du skapa preliminärfakturan som en periodfaktura, till valt datum och av valda faser.

I huvud-/underärendestrukturen där underärenden faktureras via huvudärendet är det också möjligt att skapa en preliminärfaktura av valda åtgärder t.ex. i huvudärendets 'Registrerade åtgärder per ärende'-vy. Eftersom åtgärder kan väljas från både huvud-och underärenden är det dock viktigt att notera undantagen som beskrivs nedan.

1. Om en preliminärfaktura skapas av valda åtgärder från både huvud- och ett eller flera underärenden innehåller underpreliminärfakturamappen i huvudpreliminärfakturans fönster alla preliminärfakturor per underärende. 
2. Om en preliminärfaktura skapas endast av valda åtgärder från ett eller flera underärenden skapas en preliminärfaktura med nollpris i huvudärendet och under den hamnar de egentliga preliminärfakturorna. Den nollprissatta huvudpreliminärfakturan får automatiskt statusen Kontrollerad.
3. Om en preliminärfaktura skapas av valda åtgärder i huvudärendet och det redan finns en nollprissatt huvudpreliminärfaktura, ger systemet ett felmeddelande som informerar användaren om en icke godkänd preliminärfaktura med status “Kontrollerad” eller “Prisjustering”.
4. Om det redan finns en öppen huvudpreliminärfaktura med underpreliminärfakturor och en användare försöker skapa en ny preliminärfaktura måste ett av nedanstående alternativ väljas:
5. Den nya preliminärfakturan läggs till den existerande preliminärfakturan
6. Den existerande preliminärfakturan avvisas och en ny preliminärfaktura skapas av valda åtgärder
7. Skapandet av den nya preliminärfakturan ångras
8. Om en preliminärfaktura först har skapats av valda åtgärder från huvudärendet och ett eller flera – men inte alla – underärenden, och man sedan försöker skapa en preliminärfaktura av de valda underärendeåtgärderna ger systemet ett felmeddelande. Användaren informeras om behovet att fakturera eller avvisa existerande preliminärfakturor eftersom öppna preliminärfakturor på huvud- eller underärendet förhindrar skapandet av nya preliminärfakturor. Felmeddelandet visas även när man skapar en ny preliminärfaktura i en situation där statusen på en av underpreliminärfakturorna är “Godkänd” men huvudpreliminärfakturan fortfarande har statusen “Kontrollerad”.

När en preliminärfaktura skapas av valda åtgärder i en huvud-/underärendestruktur kan man välja att inkludera ofakturerade utlägg i preliminärfakturan. Då hämtar systemet alla ofakturerade utlägg från de ärenden man valt åtgärder från och lägger till dem på preliminärfakturan.

OBS! Om det finns ofakturerade utlägg på huvudärendet eller ett underärende som faktureras via huvudärendet, och inga åtgärder valts från ärendet i fråga, kommer utläggen alltså inte att inkluderas på preliminärfakturan.

Att redigera huvud- och underpreliminärfakturor

Funktionerna för redigering av preliminärfakturor fungerar i huvud-/underpreliminärfakturastrukturen enligt följande:

• Funktionen “Hämta nya åtgärder och utlägg” hämtar registreringar från det ärende som preliminärfakturan gäller. T.ex. om du väljer funktionen på en underpreliminärfaktura kommer systemet att söka efter åtgärder och utlägg bara i underärendet i fråga och hämta in dem till underpreliminärfakturan.
• "Ange utskriftsordning"-funktionen har blockerats på underpreliminärfakturorna, men på huvudpreliminärfakturan listar funktionen även underpreliminärfakturornas rader.
• Prisjusteringar måste göras separat på huvud- och underpreliminärfakturorna.
• När preliminärfakturorna har skapats kan man inte längre byta eller lägga till betalare på huvud- och underpreliminärfakturorna. Underpreliminärfakturornas betalaruppgifter hämtas alltid från huvudärendet.
• På underpreliminärfakturor går det inte att ändra eller ange betalningsandelar, rabatter och förskott. Däremot är det möjligt att ändra betalningsandelar eller rabatter på huvudpreliminärfakturan tills de godkänns, och dessa ändringar slår även igenom på underpreliminärfakturorna. Valet att använda eller inte använda förskott för betalaren är också endast tillåtet på huvudpreliminärfakturan.

OBS! Om det i huvud-/underärendestrukturen finns en fast rabatt och man på preliminärfakturan gör en ändring som påverkar totalpriset får användaren ett meddelande om att rabatten måste anges på nytt, och att alla godkända underpreliminärfakturor återställs till statusen Öppen eller Kontrollerad. Detta kan ske t.ex. när man ändrar en åtgärds totalpris eller inställningen för fast pris på ärendet, alternativt då man gör en prisjustering på huvud- eller underärendet eller i samband med att man avvisar en underpreliminärfaktura.

Preliminärfakturans kontrollprocess för huvud- och underpreliminärfakturor

När kontrollprocessen för preliminärfakturor är i användning måste även underpreliminärfakturorna kontrolleras. Om man på kontorsnivå har definierat en kontrollprocess där t.ex. ärendeägaren ska kontrollera preliminärfakturorna, och det är olika personer som angivits som ärendeägare på huvud- och underärendena, kontrolleras huvud- och underpreliminärfakturorna av olika användare. Eftersom kontrollanterna kan vara olika på huvud- och underpreliminärfakturorna kan huvudpreliminärfakturan markeras som kontrollerad även om alla underpreliminärfakturor ännu inte är kontrollerade.

Underpreliminärfakturorna kontrolleras som normala preliminärfakturor. Om vypåminnelser för preliminärfakturor att kontrollera har aktiverats får användarna påminnelser även för underpreliminärfakturor.

Om användaren som kontrollerar underpreliminärfakturan vill se hur huvudpreliminärfakturan ser ut finns det en direkt länk till huvudpreliminärfakturan i underpreliminärfakturafönstret:

Om Underpreliminärfakturor-mappen är synlig till vänster i preliminärfaktura -fönstret innebär det att preliminärfakturan i fråga är en huvudpreliminärfaktura som skapas från ett huvudärende, och som har underärenden som faktureras via huvudärendet.

När alla underpreliminärfakturor har kontrollerats kan de godkännas, varefter huvudpreliminärfakturan kan godkännas. OBS! För att huvudpreliminärfakturan ska kunna godkännas måste alla underpreliminärfakturor vara godkända eller avvisade.

Att godkänna huvud- och underpreliminärfakturor utan en kontrollprocess

Under- och huvudpreliminärfakturorna godkänns enskilt. Huvudpreliminärfakturan kan godkännas först när alla dess underpreliminärfakturor har godkänts eller avvisats. För att snabba på kontrollprocessen av underpreliminärfakturor kan du:

• Förhandsgranska fakturan via huvudpreliminärfakturan
• Göra ändringar i åtgärder och utlägg som ligger på underpreliminärfakturor via huvudpreliminärfakturans åtgärds- och utläggsmappar genom att välja vyn “Alla åtgärder/utlägg per ärende”
• Välj flera underpreliminärfakturor och markera dem som godkända på en gång

När kontrollprocessen för preliminärfakturor inte används kan preliminärfakturor inte markeras som kontrollerade. Dock kan åtgärderna och utläggen som finns på preliminärfakturan markeras som kontrollerade. När alla registreringar på en preliminärfaktura markerats som kontrollerade får preliminärfakturan statusen Kontrollerad. Genom att använda denna funktion kan man markera åtgärder och utlägg på underpreliminärfakturor som kontrollerade via huvudpreliminärfakturan, och på så sätt bättre hålla koll på vilka registreringar som kontrollerats.

Underpreliminärfakturornas status kan inte ändras efter att huvudpreliminärfakturan har godkänts. Om man vill göra ändringar på underpreliminärfakturan måste huvudpreliminärfakturan först återställas till Kontrollerad. Detta görs genom att välja funktionen “Återställ till kontrollerad” på huvudpreliminärfakturan, varefter funktionen aktiveras även på underpreliminärfakturorna.
 

Att skapa en skarp faktura av huvudpreliminärfakturan

Skarpa fakturor kan skapas endast via huvudpreliminärfakturan. Alla åtgärder och utlägg från underpreliminärfakturorna inkluderas på den skarpa fakturan.

När man skapar en skarp faktura av en huvudpreliminärfaktura får underpreliminärfakturorna statusen Fakturerad. Om fakturan ångras och huvudpreliminärfakturans status ändras sker motsvarande ändring i underpreliminärfakturornas status automatiskt.

Om fakturan skapas utan preliminärfakturastadium direkt via ett huvudärende som har underärenden som faktureras via huvudärendet är det inte tillåtet att göra prisjusteringar eller att ändra betalarnas andelar.

När ett underärende eller en underpreliminärfaktura faktureras via huvudärendet hämtas det allmänna utlägget från huvudärendet eller huvudpreliminärfakturan. Allmänt utlägg kan anges på preliminärfakturan, preliminärfakturans ärende, uppdragsgivaren, det fakturerande kontoret, preliminärfakturans hanterares kontor eller huvudkontoret. 

När ett ärende faktureras via huvudärendet kan man välja att få fakturaspecifikationen per ärende. Den ärendespecifika specifikationssidan skrivs ut genom att välja ”Specifikation per ärende” i utskriftsparameterfönstret. Då skrivs åtgärderna ut per ärende och utläggen hamnar under huvudärendet.

Parametern “Specifikation per ärende” kan väljas i huvud-/underärendestrukturen

• Vid förhandsgranskning av preliminärfaktura via huvudärendet eller vid förhandsgranskning / utskrift av huvudärendets faktura som PDF eller e-postbilaga
• Vid förhandsgranskning av betalningspåminnelse via huvudärendet
• Vid utskrift av en PDF-fil som bifogas till e-faktura som skickas till Maventa 

"Specifikation per ärende” kan anges som standard i kontorets, klientens eller ärendets parametrar. 

Hantering av prenumerationsarvoden i en huvud- / underärendestruktur

Även i huvud-/underärendestrukturen är det möjligt att använda sig av prenumerationsarvoden för att skapa ärendespecifika fastprissatta periodiska avgifter som faktureras av klienten.

I huvud-/underärendestrukturen kan prenumerationsarvoden endast anges för ärenden där faktureringen sker. Därav är det inte möjligt att skapa ett eget prenumerationsarvode för ett underärende som faktureras via huvudärendet, men man kan välja huvudärendets prenumerationsarvode som standardprenumerationsarvode för underärenden för att prenumerationsarvodet ska användas för underärendets åtgärder. Skapa först prenumerationsarvodet för huvudärendet, öppna underärendet och välj huvudärendets prenumerationsarvode under fliken Fakturering i fältet Standardprenumerationsarvode.

När huvudärendets prenumerationsarvode är valt som standardprenumerationsarvode för underärendet kommer alla åtgärder som skapas i underärendet automatiskt att inkluderas i prenumerationsarvodet.

OBS! Åtgärder som skapats för underärendet innan huvudärendets prenumerationsarvode valts som standard för underärendet kommer inte att inkluderas i prenumerationsarvodet och kan inte heller manuellt inkluderas. Vid behov kan du ändra dessa åtgärders totalpris till noll eller skapa nya åtgärder och radera de gamla.

Om det för underärendet valts ett standardprenumerationsarvode, och dess fakturering ändras t.ex. från att ske via huvudärendet till att ske via underärendet, töms informationen i standardprenumerationsarvode-fältet.

Fakturering av en periodisk avgift som skapas från ett prenumerationsarvode kan inte bytas från huvud- till underärendet eller tvärtom. Avgiften måste antingen faktureras eller raderas, varefter ändringen kan göras. En ofakturerad periodisk avgift kan bara raderas genom att först inaktivera prenumerationsarvodet.

Manuellt skapade åtgärder kan inkluderas i prenumerationsarvodet genom att välja åtgärdsraderna och klicka på ’Inkludera i prenumeration’. Åtgärdens totalpris ändras då till noll. Åtgärder som tillhör samma ärende kan på samma sätt inkluderas i prenumerationen.