Den preliminärfaktura som används i CSI Lawyer och CSI Professional är ett första utkast av fakturan som skapas för granskning innan den skarpa fakturan bildas. Syftet med preliminärfakturan är att minska risken för felaktig fakturering genom att säkerställa att allt arbete (åtgärder) och alla kostnader som hör till ärendet har registrerats korrekt och att fakturan motsvarar det som överenskommits med klienten.

Hanteringen av en preliminärfaktura kan vara mycket enkel. Exempelvis kan en assistent kontrollera formateringen av registreringarna på preliminärfakturan, varefter den ärendeansvariga gör eventuella sista ändringar och markerar preliminärfakturan som godkänd.

Preliminärfakturan möjliggör även en mer omfattande intern kontroll- och godkännandeprocess. Man kan då lägga upp en kontrollprocess för preliminärfakturor, där preliminärfakturan skickas vidare från en kontrollant till nästa, till exempel mellan nyckelpersoner på ärendet, tills den är klar för skarp fakturering.

Om ändringar behöver göras på en preliminärfaktura kan man:

• Redigera åtgärds- och kostnadsrader samt lägga till eller ta bort registreringar.
• Ändra betalaruppgifter, faktureringsperiod eller utskriftsordning för preliminärfakturan.
• Ändra fakturans slutbelopp eller betalar- och utförarspecifika belopp med hjälp av Prisjustering funktionen.

Den typiska processen ser ut så här:

1. En allmän eller ärendespecifik kontrollprocess för preliminärfakturor definieras.
2. En preliminärfaktura skapas från ärendet.
3. Ansvariga personer (till exempel jurister) granskar och korrigerar sina egna registreringar på preliminärfakturan.
4. När preliminärfakturan har passerat alla nödvändiga kontroller godkänns den.
5. Den skarpa fakturan skapas.

Med funktionen Förhandsgranska i preliminärfakturans menyfliksområde kan preliminärfakturan granskas för att säkerställa att slutresultatet är det önskade. Som standard öppnas en snabbförhandsgranskning som visar preliminärfakturan direkt i förhandsgranskningsfönstret utan att först öppna fönstret för utskriftsparametrar. Detta snabbar upp hanteringen, särskilt när användaren har ett stort antal preliminärfakturor att granska.

Om man vill öppna fönstret för utskriftsparametrar i samband med förhandsgranskningen väljer man den vanliga funktionen Förhandsgranska via pilen under knappen Förhandsgranska.

Om man vill kan man kringgå preliminärfakturaskedet helt och skapa skarpa fakturor direkt från ärendet. Vi rekommenderar ändå detta alternativ endast i de fall där det är säkert att det inte kommer att behövas ändringar i registreringarna, kostnaderna eller betalaruppgifterna innan den slutliga fakturan skapas.