Voit lähettää laskut verkkolaskuina joko suoraan CSI-ohjelmistosta hyödyntämällä Maventan palvelua tai vaihtoehtoisesti pankin tai muun operaattorin kautta muodostamalla verkkolaskuaineiston manuaalisesti ja lähettämällä sen asiakkaille verkkolaskuoperaattorin kautta.

Verkkolaskujen lähetys suoraan Maventaan

Jos Maventan verkkolaskutuspalvelu on otettu käyttöön, laskulistan ja yksittäisen laskun ikkunan valintanauhasta Lähetä-painikkeen alta löytyy myös Verkkolaskuna -vaihtoehto, jolla voit lähettää verkkolaskut suoraan CSI:stä.

Voit lähettää Maventaan kaikki laskut riippumatta siitä, onko asiakkaalla verkkolaskuosoite vai ei. Ellei verkkolaskuosoitetta löydy, Maventa lähettää laskun asiakkaalle joko sähköpostitse tai tulostuspalvelun kautta kirjeitse.

Maventaan on mahdollista lähettää myös verkkolaskuja, joiden avoin summa on 0 ja tila "maksettu". Tämä saattaa olla tarpeen, jos ennakkolaskuun tullut suoritus kuittaa laskun kokonaan maksetuksi, mutta asiakas tarvitsee kuitenkin laskun kirjanpitoonsa. Laskun tila on "maksettu" myös laskun lähettämisen jälkeen.

Palvelu otetaan käyttöön rekisteröimällä toimisto Maventa-asiakkaaksi sekä aktivoimalla verkkolaskutustoiminto CSI-ohjelmistossa ja lisäämällä asiakkaille verkkolaskuosoitteet. Tarvittavien asetusten tekemiseksi ole yhteydessä CSI-tukeen.

Verkkolaskujen lähettämiseksi:

1. Mene Taloushallintoalueelle Laskut-kansioon, valitse yksi tai useampi lasku ja valintanauhasta Lähetä-painikkeen alta "Verkkolaskuna".
2. Ohjelmisto muodostaa laskuaineiston, joka lähtee automaattisesti Maventaan.
3. Laskun tilaksi muuttuu Lähetetty, laskulle tallentuu lähetyspäivä ja ohjelmisto muodostaa siitä PDF- ja XML-tiedoston laskun Muistiinpanot-välilehdelle.
   • Lähetetyn laskun riville ilmestyy laskulistalla vihreä pallokuvake. 
4. Laskuaineisto ja PDF-lasku lähetetään Maventaan. 
   • PDF-lasku sisältää tiedot, jotka olet valinnut näytettäväksi laskutulosteen parametreissa. 
   • Jos ‘Salli laskurivien lähetys Maventaan’ -parametri on aktivoitu toimipisteen parametreissa, verkkolaskuaineisto sisältää kaikki laskurivit huolimatta siitä, mitä valintoja olet tehnyt PDF-laskutulosteeseen. Ellei parametri ole käytössä, laskuaineistoon menevät vain laskurivien yhteensä-summat.
5. Valintanauhasta löytyvällä Verkkolaskun liitteet -painikkeella voit lähettää verkkolaskun mukana myös liitteitä, jotka tallentuvat laskun muistiinpanoihin.
   
   
   • Laskun liitteet tulevat mukaan myös muodostettuun laskuaineistoon. Sallitut liitetiedostomuodot ovat jpg, jpeg, png ja pdf. Ellei liite ole EU-standardin mukainen, verkkolasku merkitään ei-EU-yhteensopivaksi.

Ennen verkkolaskun lähettämistä voit katsella verkkolaskua Laskun tulostusparametrit -ikkunassa valitsemalla Esikatselu-painikkeen. Pääkäyttäjä voi määrittää verkkolaskun esikatselutoiminnon myös pakolliseksi sen varmistamiseksi, ettei asiakkaille lähde verkkolaskuja tarpeettomin tai väärin erittelyin. Määritys tehdään toimipisteen parametreissa aktivoimalla "Vaadi laskun esikatselu ennen lähetystä" -parametri. Jos esikatselu on pakollinen, verkkolaskun lähetys onnistuu vasta laskun esikatselun jälkeen. Jos verkkolaskuja lähetetään massana, esikatselutoiminto ei ole käytettävissä.

Verkkolaskujen lähetys muun operaattorin kautta

Lähettääksesi verkkolaskut asiakkaille esimerkiksi pankkiverkon kautta, toimi seuraavasti: 

1. Täytä ensin asetuksissa toimipisteen tietoihin verkkolaskutustiedot (verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus).
2. Täytä verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus asiakkaille, joille haluat lähettää verkkolaskuja.
3. Varmista, että ohjelmistoon on asennettu verkkolaskuaineistojen luonnin mahdollistava lisäosa. Tuetut aineistomuodot ovat Finvoice, Peppol, TeAppsXML sekä Viron verkkolaskuaineistomuoto.
4. Mene Taloushallinto-alueen Laskut-kansioon.
5. Valitse valintanauhalta Luo laskuaineisto ja määritä, miten haluat luoda aineiston.
   
   
   • "Valitulla kirjauspäivämäärävälillä", jos haluat muodostaa verkkolaskuaineistot kaikista laskuista esim. viikko- tai kuukausitasolla.
   • "Valituista laskuista", jos haluat muodostaa verkkolaskuaineiston vain yhdestä tai useammasta laskusta.
      
6. Määritä seuraavaksi aineiston käyttötarkoitus (Laskutus), aineiston sisältö (nykyinen/alkuperäinen lasku tai maksukehotus), aineiston muoto sekä tallennuskansio, jonne haluat tallentaa aineiston.
   • Jos muodostat aineistoa uudelleen jo lähettämästäsi laskusta, valitse ”Muodosta jo muodostetuista”. Muussa tapauksessa jo kertaalleen lähetetyt laskut aiheuttavat virheen.
   • Ikkuna näyttää listassa valitsemiesi laskujen tiedot sekä niiden yhteissumman:
     
     
7. Vahvista määritykset valitsemalla OK.
   • Muodostamasi aineistot tallentuvat valitsemaasi tallennuspaikkaan, ja voit lähettää laskut eteenpäin oman verkkolaskuoperaattorisi kautta. 
   • Ohjelmisto tallentaa laskulle muistiinpanon laskun lähettämisestä verkkolaskuna ja lisää sen liitteeksi muodostetun laskuaineiston XML-tiedostona.
   • Laskun tilaksi laskulistalla muuttuu "lähetetty".