Det enklaste sättet att allokera betalningar manuellt är via fakturavyn. Det enda undantaget är när det handlar om en överbetalning, eftersom man då även behöver göra en kontering. För allokering av överbetalningar är Ekonomiområdets Betalningar-mapp det bästa stället att börja på, eftersom man där via samtidigt kan göra både den normala allokeringen och kontera det överskridande beloppet.

Du kan registrera betalningar via ekonomiområdet samt i ärende- och klientfönstren. Det enklaste sättet att hitta en faktura är under Ekonomi > Fakturor där du kan söka fram en faktura t.ex. med hjälp av fakturanummer, referensnummer eller betalarens namn.

I Öppna fakturor-vyn kan du också söka fram fakturor genom att t.ex. i Öppet-kolumnen sortera på basen av fakturans betalbara summa:

Välj den faktura som ska markeras som betald och klicka på “Allokera betalning” i funktionsraden. Ett betalningsfönster öppnas.

När man allokerar betalningen via fakturan fylls följande uppgifter automatiskt i:

• Betalningssumma: Fakturans öppna belopp
  • Om det verkliga beloppet inte motsvarar det öppna beloppet på fakturan kan beloppet i betalningsfönstret ändras.
• Kontouppgifter
  • Om ditt kontor har fler än ett konto i användning, kontrollera att det valda kontot motsvarar det som betalningen har kommit in till.
• Betalare
  • OBS! Om fakturans betalare avviker från den som fakturan är utställd till måste detta korrigeras. T.ex. i rättsskyddsärenden (Finland) är det viktigt att den betalning som kommer från försäkringsbolaget registreras i försäkringsbolagets namn, vilket kräver att man manuellt byter betalare i Betalare-fältet.

I fälten Meddelande och Beskrivning kan man spara interna anteckningar som berör betalningen. I meddelandefältet kan man spara t.ex. den referens betalaren använder. Beskrivningsfältet kan användas för instruktioner för att allokera betalningen.

När alla ändringar i betalningsfönstret har gjorts, spara betalningen. Om klienten har betalat hela den öppna summan blir fakturans status Betald.

Om man har skickat betalningspåminnelser för fakturan ser man i betalningsfönstret även uppgifter om hur betalningen har allokerats till kapitalet, påminnelseavgifterna och dröjsmålsräntan. Uppgifterna visas tills man sparar betalningen, därefter går samma information att hitta i betalningens fönster i mappen Allokeringar.