Det enklaste sättet att allokera betalningar manuellt är via fakturavyn. Det enda undantaget är när det handlar om en överbetalning, eftersom man då även behöver göra en kontering. För allokering av överbetalningar är Ekonomiområdets Betalningar-mapp det bästa stället att börja på, eftersom man där via samtidigt kan göra både den normala allokeringen och kontera det överskridande beloppet.

Du kan registrera betalningar via ekonomiområdet samt i ärende- och klientfönstren. Det enklaste sättet att hitta en faktura är under Ekonomi > Fakturor där du kan söka fram en faktura t.ex. med hjälp av fakturanummer, referensnummer eller betalarens namn.

I Öppna fakturor-vyn kan du också söka fram fakturor genom att t.ex. i Öppet-kolumnen sortera på basen av fakturans betalbara summa:

Välj den faktura som ska markeras som betald och klicka på “Allokera betalning” i funktionsraden. Ett betalningsfönster öppnas.

När man allokerar betalningen via fakturan fylls följande uppgifter automatiskt i:

• Betalningssumma: fakturans öppna belopp. Om det verkliga beloppet inte motsvarar det öppna beloppet på fakturan kan beloppet i betalningsfönstret ändras.
• Kontouppgifter: det förvalda försäljningskontot i bokföringen. Om ditt kontor har fler än ett konto i användning, kontrollera att det valda kontot motsvarar det som betalningen har kommit in till.
• Betalare: betalaren på fakturan. OBS! Om fakturans betalare avviker från den som fakturan är utställd till måste detta korrigeras. T.ex. i rättsskyddsärenden (Finland) är det viktigt att den betalning som kommer från försäkringsbolaget registreras i försäkringsbolagets namn, vilket kräver att man manuellt byter betalare i Betalare-fältet.
  
  
• Fakturerarens kontonummer: konto som betalningen har inkommit till. Det förvalda bankkontot som har definierats i inställningarna visas automatiskt i fältet. Om betalningen har kommit in på ett annat konto ska du välja rätt konto. 
• Debetkonto: bokföringskonto som är kopplat till bankkontot. Bestäms utifrån det valda bankkontot, men kan ändras. 
• Registreringsdatum: datum då betalningen registrerades på mottagarens konto (dagens datum används som standard). Betalningen överförs till bokföringen enligt bokföringsdatumet. 
• Betalningsbelopp: motsvarar som standard fakturans öppna saldo. Om det mottagna betalningsbeloppet avviker från det öppna saldot ska beloppet korrigeras. 
• Valuta: den valuta som är kopplad till bankkontot används som standard (företagets standardvaluta). När valutan ändras visas fältet Betalningsbelopp i valuta och fältet Växelkurs aktiveras. Växelkursen hämtas från inställningarna men kan ändras. Baserat på växelkursen och fältet Betalningsbelopp i valuta beräknar programmet det betalningsbelopp som överförs till bokföringen. 
• Växelkurs: växelkurs för den valda valutan i förhållande till standardvalutan. Fältet är inaktivt när betalningen registreras i standardvalutan. 
• Betalningsbelopp i valuta: visas när valutan ändras. Beloppet uppdateras om växelkursen ändras. Beloppet i valuta kan också ändras manuellt, vilket påverkar fältet Betalningsbelopp.

I fälten Meddelande och Beskrivning kan man spara interna anteckningar som berör betalningen. I meddelandefältet kan man spara t.ex. den referens betalaren använder. Beskrivningsfältet kan användas för instruktioner för att allokera betalningen.

När alla ändringar i betalningsfönstret har gjorts, spara betalningen. Om klienten har betalat hela den öppna summan blir fakturans status Betald.

Om man har skickat betalningspåminnelser för fakturan ser man i betalningsfönstret även uppgifter om hur betalningen har allokerats till kapitalet, påminnelseavgifterna och dröjsmålsräntan. Uppgifterna visas tills man sparar betalningen, därefter går samma information att hitta i betalningens fönster i mappen Allokeringar.

• Om det belopp som kunden betalar även täcker påminnelseavgifter och dröjsmålsränta, gör programmet allokeringarna automatiskt. Om betalningen inte fullt ut täcker fakturans öppna saldo inklusive påminnelseavgifter och dröjsmålsränta kan en administratör i inställningarna välja om betalningen i första hand ska allokeras till kapitalbeloppet eller till påminnelseavgifter och dröjsmålsränta. 
• Som standard allokeras betalningen först till kapitalbeloppet och först därefter till påminnelseavgifter och dröjsmålsränta. När kapitalbeloppet har betalats i sin helhet ändras fakturans status till Betald. Det är dock fortfarande möjligt att allokera ytterligare betalningar till påminnelseavgifter och dröjsmålsränta. Alternativt kan inställningarna konfigureras så att betalningar först allokeras till påminnelseavgifter och dröjsmålsränta och därefter till kapitalbeloppet.