Om klienten har betalat för mycket kan man allokera den överstigande delen till en annan av samma betalares fakturor, göra den till ett förskott som kan användas på nästa faktura, göra en kontering till ett särskilt bokföringskonto eller återbetala den överskridande summan till klienten. 

Allokering till en annan faktura

Om klienten har andra öppna fakturor som man vill allokera den överskridande delen till, gör så här:

Registrera först hela betalningen, dvs. inklusive förskottet:

1. Gå till Ekonomi > Betalningar.
2. Välj Ny > Betalning.
3. Fyll i betalningens uppgifter i betalningsfönstret.
   • OBS! Skriv i Betalningsbelopp-fältet hela den summa som klienten har betalat.
4. Spara betalningen.

Gör sedan allokeringen till den första fakturan:

1. Öppna mappen Allokeringar i betalningsfönstret.
2. Välj i funktionsraden Ny > Allokering.
3. Klicka på förstoringsglaset i fakturafältet för att söka fram den faktura du vill allokera en del av betalningen till.
4. Välj fakturan och klicka på OK.
5. När fakturan syns i betalningsfönstret uppdateras fakturans öppna summa i SEK-fältet. Du kan ändra den summa som ska allokeras till fakturan innan du sparar.
6. Spara och stäng så allokeras en del av betalningen till den valda fakturan.

Nästa allokering gör du i allokeringsmappen genom att klicka på Ny > Allokering.

• SEK-/EUR-fältet visar hur mycket av den betalda summan som är oanvänt.
  

Att omvandla en betalning till förskott

Betalningens överskott kan även omvandlas till en förskottsbetalning som automatiskt allokeras till klientens nästa faktura.

1. Klicka på ’Öppet belopp till förskottsbetalning’ i betalningsfönstret.
   
2. Välj ett mellankonto på vilket summan registreras som kontering av den ursprungliga betalningen innan den görs till en förskottsbetalning. Ange ett registreringsdatum för konteringen och förskottsbetalningen.
3. Ange även ett registreringsdatum för konteringen och förskottsbetalningen.
4. Systemet skapar en förskottsfaktura i bakgrunden och förskottsbetalningen allokeras automatiskt till den.

Förskottsbetalningen och förskottsbetalningens belopp syns i den ursprungliga betalningens fönster.

Kontering till ett bokföringskonto

Om klienten inte har andra öppna fakturor som överskottet kan allokeras till och det resterande beloppet är för litet för att återbetala till klienten, kan det istället allokeras till ett bokföringskonto tillägnat överbetalningar. 

1. Öppna betalningens fönster och gå till Allokeringar-mappen.
2. Välj Ny > Kontering.
   
3. Fyll i SEK-/EUR-fältet i den summa som ska konteras och välj ett bokföringskonto för överbetalningar.
   • Om du inte hittar ett lämpligt bokföringskonto via förstoringsglaset kan du lägga till det genom att välja ’Ny’ nere till vänster i fönstret. 
4. Spara registreringen.

Att skapa en återbetalning

Det tredje alternativet för behandling av överbetalningar är att återbetala den överskridande delen till klienten. Beroende på situationen kan du skapa en återbetalning via betalningen eller via fakturan.

Om du har registrerat hela betalningen i systemet och en del av betalningen inte kan allokeras till en annan faktura eller omvandlas till en förskottsbetalning, gör så här:

1. Gå till Ekonomi > Betalningar.
2. Välj vyn “Ej allokerade betalningar” och välj den betalning du vill skapa en återbetalning för.
3. Klicka på “Skapa återbetalning” i funktionsraden, fyll i registreringsdatum och debetkonto för återbetalningen. Tryck på OK för att spara.
   

Beloppet som inte allokerats till någon faktura konteras och betalningen kommer inte längre att listas i vyn med ej allokerade betalningar. Observera att funktioner som du utför i CSI, t.ex. återbetalningar, inte överför pengar utan själva återbetalningen måste alltid göras via banken.

Om fakturan redan har betalats helt och en hel- eller delkreditfaktura har skapats för fakturan kan man inte skapa en återbetalning via betalningen, eftersom hela beloppet redan har allokerats. Eftersom den skarpa fakturans belopp är negativt kan man ändå skapa en återbetalning av fakturan. Skapa återbetalningen enligt följande:

1. Öppna fakturan du vill skapa återbetalningen för.
2. Välj funktionen Återbetalning i funktionsraden.
3. Fyll i debetkonto samt registreringsdatum för återbetalningen. Om du av någon orsak inte vill skapa en återbetalning för det belopp som nu är negativt på fakturan kan du ändra betalningsbeloppet.
4. Spara och stäng. Återbetalningen återställer det negativa beloppet till noll och återbetalningen listas i rapporten “Betalningsförteckning”.