När preliminärfakturans kontrollprocess används kontrolleras alla preliminärfakturor av de användare som angivits som preliminärfakturans kontrollanter. Därefter kan en skarp faktura skapas av preliminärfakturan.

Skapade preliminärfakturor kan kontrolleras under Arbetsuppgifter > Preliminärfakturor att kontrollera eller i Ekonomiområdets Preliminärfakturor-mapp.

Användaren som står i tur att kontrollera preliminärfakturan kontrollerar preliminärfakturans innehåll, gör de ändringar som behövs och markerar preliminärfakturan kontrollerad för sin egen del. Därefter går preliminärfakturan vidare till följande kontrollant. OBS! Det går inte att ångra funktionen “Ange som kontrollerad”.

En enskild preliminärfakturas kontrollanter syns i ordningsföljd i preliminärfakturans Kontrollanter-mapp. Preliminärfakturan måste kontrolleras i angiven ordning, eller så måste ordningen redigeras med hjälp av funktionerna i funktionsraden:

• Flytta Upp/Ned knapparna gör det möjligt att flytta en kontrollant till en annan plats i ordningsföljden
• Klicka på “Ange som kontrollerad” för att markera en preliminärfaktura som kontrollerad för din egen del
• “Kringgå kontrollering” gör att man kan hoppa över en viss kontrollant i ordningen
• Klicka på “Ny” för att lägga till en kontrollant i en specifik preliminärfakturas kontrollprocess

När alla kontrollanter har gjort sin kontroll och nödvändiga ändringar har gjorts på preliminärfakturan kan den markeras som godkänd via Godkänn preliminärfaktura-knappen. I preliminärfakturamappen kan man även markera flera preliminärfakturor som godkända samtidigt.

När man godkänner en preliminärfaktura aktiveras Skapa faktura-funktionen. Du kan välja att skapa en faktura för en enskild preliminärfaktura eller skapa fakturor av flera preliminärfakturor samtidigt.

Vid behov går det att ange att endast en viss användargrupp har rätt att godkänna preliminärfakturor. Huvudanvändare har alltid rätt att godkänna preliminärfakturor.

När kontrollprocessen inte är aktiverad

Om granskning av preliminärfakturor ingår i dina arbetsuppgifter men ingen kontrollprocess har aktiverats, kan du granska alla registreringar på en enskild preliminärfaktura och markera dem som kontrollerade på flikarna Åtgärder och Utlägg.



Om du inte behöver öppna preliminärfakturafönstret kan du även markera dina egna registreringar som hör till preliminärfakturor som kontrollerade under Arbetsuppgifter → Att kontrollera → Åtgärder/Utlägg.
För att hitta registreringar som väntar på granskning väljer du:

• vyn Alla åtgärder (eller Registrerade utlägg på fliken Utlägg)
• status På preliminärfaktura

Du kan redigera registreringarnas texter, registrerade eller debiterbara timmar (Antal) samt enhetspriset direkt i listan. Du kan också välja flera åtgärder eller utlägg i listan och markera dem som kontrollerade med knappen Markera som kontrollerad.

När alla åtgärder och utlägg på preliminärfakturan har markerats som kontrollerade ändras även preliminärfakturans status till Kontrollerad.

När alla nödvändiga ändringar har gjorts på preliminärfakturan kan den godkännas med knappen på menyfliksområdet. Därefter kan en skarp faktura skapas från den. Du kan även godkänna flera preliminärfakturor samtidigt i preliminärfakturalistan.

När en preliminärfaktura har godkänts kan den inte längre redigeras. Vid behov kan preliminärfakturan återställas till statusen Kontrollerad med knappen Återställ till kontrollerad på menyfliksområdet. Därefter kan nödvändiga ändringar göras och fakturan godkännas på nytt.

Avvisning av preliminärfakturor

Om man av preliminärfakturan inte vill skapa en skarp faktura kan den avvisas enligt följande:

1. Välj en eller flera preliminärfakturor i preliminärfakturamappen.
2. Klicka på “Avvisa preliminärfaktura” i funktionsraden.
3. Om man i inställningarna har angivit att avvisade preliminärfakturor ska sparas öppnar systemet ett fönster där du kan ange en orsak till avvisandet.
   • Du kan definiera detta i Inställningar > Parametrar > Systemparametrar > Fakturering > Preliminärfaktura > Behåll avvisade preliminärfakturor och Orsak till avvisning av preliminärfakturan är obligatorisk.
     
4. Ange en orsak till att preliminärfakturan avvisas och godkänn genom att klicka på OK.

Den avvisade preliminärfakturan finns därefter i vyerna Avvisade preliminärfakturor och Alla preliminärfakturor.