Laskutettavat toimeksiannot 

Laskutuskelpoiset toimeksiannot löytyvät Taloushallinnon Laskutettavat toimeksiannot -kansiosta. Voit  tarkastella niitä eri näkymissä: 

• Toimeksiannot edellisen laskutuskauden loppuun -näkymä soveltuu silloin, kun laskutuskausi on määritetty. Näkymään listautuvat toimeksiannot, joissa on avoimia, kirjauspäivältään edelliselle laskutuskaudelle kuuluvia toimenpiteitä ja/tai kuluja. Näkymän oikeassa alareunassa näkyvät palkkioiden ja kulujen yhteissummat, joista on helppo seurata, paljonko työtä on laskuttamatta.
• Toimeksiannot kuluvaan päivään –näkymä listaa kirjauspäivästä riippumatta kaikki toimeksiannot, joissa on laskuttamattomia toimenpiteitä ja/tai kuluja.
• Ellei laskutuskautta ole määritetty, näkymien tuottamat listat ovat identtiset.
• Laskutettavat toimeksiannot -kansion Budjetoidut toimeksiannot -näkymä listaa kaikki laskutettavat toimeksiannot ja niiden budjetoidut tunnit, toteutuneet tunnit sekä varoituskolmion, jos budjetti on ylitetty.
  
  

Voit suodattaa näkymän toimeksiantoja valitsemalla Omistaja-suodattimeen haluamasi vaihtoehdon ja Etsi-painikkeen:

• ”Omat” näyttää laskutettavat toimeksiannot, joissa käyttäjä on toimeksiannon omistaja tai vastuuhenkilö.
• ”Oman toimipisteen” näyttää toimipisteen kaikki laskutettavat toimeksiannot omistajasta riippumatta. Kyseisestä sarakkeesta voi suodattaa esiin myös tietyn vastuuhenkilön tai laskutusyhteyshenkilön toimeksiannot.
• ”Muut toimipisteet” näyttää laskutettavat toimeksiannot, joiden vastuuhenkilöt ovat toimiston toisen toimipisteen käyttäjiä.

Laskutettavia toimeksiantoja voi esikatsella myös massana, mikä nopeuttaa laskuttajan työtä. Kun toimeksiantolistoilla (Toimeksiannot- tai Laskutettavat toimeksiannot -kansioissa) valitaan toimeksiannot ja valintanauhasta Esikatselu-toiminto, ohjelmiston muodostama PDF-tiedosto näyttää, millaisina toimeksiantojen laskut ovat syntymässä.  

Jos "Näytä dialogi laskujen massatulostuksessa" -parametri on pois päältä, tulostusparametri-ikkunaa ei näytetä, vaan laskuille käytetään toimeksiannoille määriteltyjä tulostusparametreja. Ellei valitulla toimeksiannolla ole laskutettavaa, tulostetaan nollarivinen lasku.

Koelaskujen luonti 

Toimeksiantoja voidaan laskuttaa joko ennalta määritetyn laskutuskauden mukaan tai valittuun päivään asti. Laskutuskausi määritetään asetuksissa toimipisteen parametreissa koskemaan yleisesti kaikkia toimeksiantoja, mutta sitä voidaan muuttaa asiakkaan tai toimeksiannon parametreissa. Jos haluat muodostaa osan koelaskuista laskutuskauden mukaan ja osan valittuun päivään, koelaskut tulee muodostaa kahdessa erässä. 

Muodostat toimeksiannoista koelaskut Laskutettavat toimeksiannot -kansiossa seuraavasti:

1. Valitse näkymän listalta kaikki toimeksiantorivit, joista haluat luoda koelaskut.
2. Valitse valintanauhasta Muodosta koelasku ja sen alta:
   • Valittuun päivään, kun haluat koelaskuille kulut ja toimenpiteet vain tiettyyn päivään asti
     • Määritä laskutuskauden loppupäivä sekä kirjanpidollinen kirjauspäivä, jolle haluat kirjata myyntilaskut
     • Koelaskulle tulevat kaikki avoinna olevat toimenpiteet ja kulut, jotka on kirjattu laskutuskauden loppupäivänä tai sitä aiemmin.
   • Kausilasku, kun haluat, että koelaskujen laskutuskauden viimeiseksi päiväksi ja kirjauspäiväksi tulee automaattisesti edellisen laskutuskauden viimeinen päivä
     • Koelaskulle tulevat avoimet toimenpiteet ja kulut, joiden tapahtumapäivä on laskutuskaudella (mikäli laskutuskausi on määritetty parametreissa jollakin tasolla).
   • Valitut vaiheet, jos toimeksiantoon on määritetty vaiheita ja haluat muodostaa koelaskun vain tietyistä vaiheista. Vaihekohtainen toiminto ei ole sallittu, jos koelaskuja muodostetaan massana. 
     • Ohjelmisto näyttää vaiheittain avoimet toimenpiteet ja kulut ja mahdollisen budjetin, ja voit valita vaiheet, joista haluat muodostaa koelaskun. 
     • Koelaskun laskutuskaudeksi tulee ensimmäisen ja viimeisen toimenpiteen ja/tai kulun aikaväli ja laskun kirjauspäiväksi kuluva päivä.
     • Vaihekohtaisesti muodostettua koelaskua ei voi yhdistää jo olemassa olevaan koelaskuun, vaan vanha on poistettava ennen uuden luontia.
3. Jos muodostit koelaskun vain yksittäisestä toimeksiannosta, ohjelmisto avaa suoraan koelaskuikkunan.

4. Jos muodostit koelaskut useammasta toimeksiantorivistä, Yhteenveto-ikkuna näyttää, mitkä koelaskuista muodostettiin ja mitkä epäonnistuivat.

   

Jos toimeksiannolla oli jo ennestään koelasku, se korvataan uudella koelaskulla ja kaikki kirjaukset siirretään vanhasta koelaskusta uuteen.

Muodostetut koelaskut löytyvät kahdesta eri kansiosta:

• Kaikkia muodostettuja koelaskuja voit tarkastella Taloushallinnon Koelaskut-kansiossa.
• Jos sinut on määritetty mukaan koelaskun tarkastusprosessiin, löydät Työtehtävät-alueen Koelaskut-kansiosta koelaskut, joiden tarkastusvuorossa olet juuri nyt.

Yksittäisen koelaskun tietoja pääset katsomaan tuplaklikkaamalla koelaskuikkunan auki. Voit esikatsella koelaskusta muodostettavaa laskua viemällä kursorin koelaskurivin päälle ja valitsemalla Laskun esikatselu -painikkeen valintanauhasta tai hiiren oikealla.

Koelaskun muodostus epäonnistuu seuraavissa tilanteissa:

• toimeksiannon kaikki toimenpiteet ja kulut ovat jo jollakin koelaskulla
• valitulla toimeksiannolla ei ole laskutettavia toimenpiteitä tai kuluja
• toimeksianto on päätoimeksiannon kautta laskutettava alitoimeksianto
• toimeksiannon osapuolilta puuttuu tunnistuksia, jotka on järjestelmäparametreissa määritetty laskutuksen estäväksi tekijäksi.