Kun koelaskun tarkastusprosessi on käytössä

Kun koelaskun tarkastusprosessi on käytössä, tietyssä vastuuroolissa olevat ja prosessiin erikseen määritetyt käyttäjät tarkastavat koelaskun omalta osaltaan ennen kuin se siirtyy eteenpäin laskutuksessa.

Muodostettuja koelaskuja voidaan tarkastaa joko Taloushallinnon Koelaskut-kansiossa tai Työtehtävät-alueen Tarkastettavat / Koelaskut -kansiossa.

Tarkastusvuorossa oleva henkilö hyväksyy koelaskun Merkitse tarkastetuksi -painikkeella, jolloin koelasku siirtyy tarkastusjonossa seuraavalle.

Yksittäisen koelaskun tarkastajat näkyvät koelaskuikkunan Tarkastajat-kansiossa tarkastusjärjestyksessä.  Koelasku on tarkastettava kyseisessä järjestyksessä tai muokattava järjestystä valintanauhan toiminnoilla:

• Siirrä ylös/Siirrä alas -painikkeilla voidaan siirtää yksittäisen tarkastajan tarkastusvuoroa listalla
• Merkitse tarkastetuksi -painikkeella kuittaat koelaskun osaltasi tarkastetuksi 
• Ohita tarkastus -painikkeella voidaan ohittaa tietty tarkastusvuoro
• Uusi-painikkeesta tarkastusjonoon lisätään uusi henkilö.

Kun tarkastuskierros on päästy loppuun ja tarvittavat muutokset koelaskuun tehty, koelasku  hyväksyä valintanauhasta löytyvällä Hyväksy koelasku -painikkeella. Koelaskut-kansiossa on mahdollista hyväksyä kerralla useampiakin koelaskuja.

Pääkäyttäjä voi rajata asetuksissa oikeudet koelaskujen hyväksymiseen vain tietylle käyttäjäryhmälle (Asetukset > Ohjelmistoparametrit > Oman toimipisteen parametrit > Laskutus > Koelasku > Koelaskun hyväksymisoikeus). Parametrin määrittämisen jälkeen vain kyseisen ryhmän käyttäjillä ja pääkäyttäjillä on oikeus hyväksyä koelaskuja. Parametri ei kuitenkaan anna oikeutta koelaskun luontiin tai muokkaukseen eikä laskujen muodostamiseen hyväksytyistä koelaskuista.

Kun tarkastusprosessi ei ole käytössä

Jos koelaskujen tarkastaminen kuuluu työtehtäviisi, mutta tarkastusprosessia ei ole määritetty käyttöön, voit tarkastaa yksittäisen koelaskun kaikki kirjaukset ja merkitä ne tarkastetuiksi koelaskun Toimenpiteet- ja Kulut -kansioissa. 

Ellei koelaskuikkunan avaaminen ole tarpeen, voit merkitä koelaskuihin liittyvät omat kirjauksesi tarkastetuiksi myös Työtehtävät-alueella Tarkastettavat / Toimenpiteet- ja Kulut -kansioissa. Löytääksesi tarkastusta odottavat kirjaukset, valitse:

• Kaikki toimenpiteet -näkymä (tai Kulut-kansiossa Kirjatut kulut)
• Kirjauksen tilaksi ”Koelaskulla” 

Voit muokata kirjausten tekstejä, tehtyjä tai laskutettavia tunteja (Lukumäärä) sekä yksikköhintaa suoraan listalla. Voit myös valita listalta useampia toimenpiteitä/kuluja ja kuitata ne tarkastetuiksi Merkitse tarkastetuksi -painikkeella.

Kun koelaskun kaikki toimenpiteet ja kulut on merkitty tarkastetuiksi, myös koko koelaskun tilaksi muuttuu "Tarkastettu".

Kun koelaskuun on tehty kaikki tarvittavat muutokset, se voidaan merkitä hyväksytyksi valintanauhan painikkeella, minkä jälkeen siitä voidaan luoda varsinainen lasku. Voit merkitä koelaskulistalla hyväksytyksi myös useamman koelaskun kerrallaan.

Hyväksyttyyn koelaskuun ei voi enää tehdä muutoksia, mutta koelaskun voi tarvittaessa palauttaa Tarkastettu-tilaan valintanauhan Palauta tarkastetuksi -painikkeella.

Koelaskun hylkääminen

Jos tietyn koelaskun laskutus halutaan siirtää myöhempään ajankohtaan, voit hylätä koelaskuja seuraavasti:

1. Valitse Koelaskut-kansiossa yksi tai useampia koelaskuja ja valintanauhasta Hylkää koelasku -painike.
2. Jos pääkäyttäjä on määrittänyt hylätyt koelaskut säilytettäviksi ja vaatimuksen hylkäyksen syyn kirjaamiseen (Ohjelmistoparametrit > Järjestelmän parametrit > Laskutus > Koelasku: Säilytä hylätyt koelaskut ja Koelaskun hylkäyksen syy pakollinen), ohjelmisto avaa ikkunan hylkäyssyyn tallentamista varten.
   
   

• Anna hylkäyksen syy ja vahvista OK-painikkeella.

Koelasku löytyy tämän jälkeen Kaikki koelaskut -näkymästä suodattamalla esiin "Hylätty"-tilassa olevat koelaskut.