Pää- ja alitoimeksiantojen laskuttaminen 

Toimeksiannoista luotavia laskuja voi esikatsella Laskutettavat toimeksiannot -kansiossa. Kansion näkymät ryhmittelevät laskutettavat toimeksiannot päätoimeksiantojen mukaan, jolloin on helppo nähdä, paljonko laskutettavaa milläkin päätoimeksiannolla on. Listalla ensimmäisenä oman otsikkonsa alla ovat toimeksiannot, jotka eivät ole päätoimeksiantoja tai päätoimeksiannon kautta laskutettavia alitoimeksiantoja.

Päätoimeksiannon laskun esikatselu listaa myös kaikki kyseisen päätoimeksiannon kautta laskutettavien alitoimeksiantojen toimenpiteet, mutta ei erittele niitä toimeksiannoittain.

Kun päätoimeksiannosta luodaan koelasku, ohjelmisto luo alikoelaskut myös alitoimeksiannoille, jotka laskutetaan päätoimeksiannon kautta. Tällaisille alitoimeksiannoille ei voi erikseen luoda koelaskuja tai laskuja ilman, että niiden laskutus vaihdetaan ensin alitoimeksiantokohtaiseksi. Jokainen näistä alikoelaskuista sisältää sekä kyseisen alitoimeksiannon toimenpiteet että kulut. Alikoelaskujen maksajatiedot periytyvät päätoimeksiannolta.

Koelaskujen luonti pää-/alitoimeksiantorakenteessa

Koelaskut pää-/alitoimeksiantorakenteeseen kuuluville toimeksiannoille luodaan samoin kuin normaaleillekin toimeksiannoille. Alitoimeksiannon kautta laskutettavia alitoimeksiantoja käsitellään tavallisen toimeksiannon tavoin, joten niille voidaan luoda koelaskut laskutuskauden mukaan tai valittuun päivään, valituista vaiheista ja valituista toimenpiteistä Toimenpiteet-kansiossa.

Päätoimeksiannolle, jolla on päätoimeksiannon kautta laskutettavia alitoimeksiantoja, voidaan luoda koelasku normaalisti kausilaskuna, valittuun päivään tai valituista vaiheista.

Kun päätoimeksiannolla on päätoimeksiannon kautta laskutettavia alitoimeksiantoja, Toimenpiteet-kansiossa voidaan luoda koelasku myös valituista toimenpiteistä. Silloin koelaskulle valitaan kuitenkin toimenpiteitä sekä päätoimeksiannolta että sen alitoimeksiannoista, joten on tärkeää huomioida alla olevat poikkeustilanteet. 

Nähdäksesi kaikki päätoimeksiannon ja sen kautta laskutettavien alitoimeksiantojen avoimet toimenpiteet, valitse ‘Kirjatut toimenpiteet toimeksiannoittain’ -näkymä Toimenpiteet-kansiossa.

1. Jos koelasku luodaan päätoimeksiannon ja yhden tai useamman alitoimeksiannon valituista toimenpiteistä, Alikoelaskut-kansio pääkoelaskun ikkunassa näyttää kaikki koelaskut alitoimeksiannoittain ryhmiteltynä.
2. Jos koelasku luodaan vain yhden tai useamman alitoimeksiannon toimenpiteistä, päätoimeksiannolle luodaan nollahintainen koelasku ja alikoelaskut lisätään sen alle. Nollahintainen pääkoelasku menee automaattisesti ‘Tarkastettu’-tilaan.
3. Jos koelasku luodaan päätoimeksiannon valituista toimenpiteistä ja ohjelmistosta löytyy jo nollahintainen pääkoelasku, ohjelmisto ilmoittaa käyttäjälle, että päätoimeksiannolta löytyy hyväksymätön koelasku, jonka tila on joko ‘Tarkastettu’ tai ‘Kokonaismuutettu’.
4. Jos ohjelmistossa on jo avoin pääkoelasku, jolla on alikoelaskuja, ja yrität luoda uuden koelaskun, on valittava jokin seuraavista vaihtoehdoista:  
5. Uusi koelasku lisätään olemassa olevaan koelaskuun
6. Olemassa oleva koelasku hylätään ja uusi luodaan valituista toimeksiannoista
7. Uuden koelaskun luonti perutaan
8. Jos ensin on luotu koelasku valituista päätoimeksiannon ja yhden tai useamman – mutta ei kaikkien – alitoimeksiantojen toimenpiteistä, ja sen jälkeen luodaan uusi koelasku valituista alitoimeksiantojen toimenpiteistä, ohjelmisto antaa virheilmoituksen. Käyttäjän on joko laskutettava tai hylättävä olemassa olevat koelaskut, koska pää- tai alitoimeksiantojen avoimet koelaskut estävät uusien koelaskujen luonnin. Virheilmoitus näytetään myös uutta koelaskua luodessa silloin, kun jonkin alikoelaskun tila on ‘Hyväksytty’, mutta pääkoelaskun tila on edelleen ‘Avoin’.

Kun valituista toimenpiteistä on luotu koelasku, siihen on mahdollista lisätä laskuttamattomat kulut. Pää-/alitoimeksiantorakenteessa ohjelmisto lisää laskuttamattomat kulut niiltä toimeksiannoilta, joiden toimenpiteitä koelaskulle on valittu. HUOM! Kun luot koelaskun pää-/alitoimeksiantorakenteen valituista toimenpiteistä ja jätät ne tietyltä toimeksiannolta valitsematta, kyseisen toimeksiannon kuluja ei tule koelaskuun.

Pää- ja alikoelaskujen muokkaaminen

Pää- ja alikoelaskurakenteessa muokkaustoiminnot toimivat seuraavasti:

• "Hae uudet toimenpiteet ja kulut" hakee uudet kirjaukset kyseiseen koelaskuun liittyvästä toimeksiannosta. Kun valitset toiminnon esimerkiksi alikoelaskulla, koelaskuun tuodaan valin kyseisen alitoimeksiannon toimenpiteet ja kulut.
• Pääkoelaskussa valittu Tulostusjärjestys-painike listaa myös alikoelaskujen laskurivit. Alikoelaskuissa toiminto ei ole käytössä.
• Kokonaismuutokset on tehtävä erikseen jokaisen pää- ja alitoimeksiannon koelaskulle.
• Maksajien vaihtaminen tai uusien maksajien lisääminen pää- tai alikoelaskuilla ei ole mahdollista. Alikoelaskuille periytyvät aina pääkoelaskun maksajatiedot.
• Alikoelaskun maksuosuuksien, alennusten ja ennakkosuoritusten määrittäminen tai muuttaminen on estetty. Kuitenkin niin kauan kuin yksikään alikoelaskuista ei ole hyväksytty, pääkoelaskulla voidaan muuttaa maksajien osuuksia tai alennuksia, jolloin muutokset päivittyvät myös alikoelaskuihin. Myös mahdollisuus valita, käytetäänkö ennakkoa maksajalle vai ei, on mahdollista ainoastaan pääkoelaskulla.

HUOM! Pää-/alikoelaskurakenteessa on erikoistapaus. Kun on olemassa kiinteä europohjainen alennus ja koelaskuun on tehtävä muutos, joka vaikuttaa kokonaishintaan, alennus on nollattava ja kaikki hyväksytyt alikoelaskut palautettava joko tarkastettu- tai avoin-tilaan. Tilanne voi esiintyä mm., kun toimenpiteen kokonaishintaa tai sen kiinteähintaisuus-valintaa muutetaan, kun pää- tai alikoelaskulle tehdään kokonaismuutos tai kun alikoelasku hylätään.

Koelaskujen tarkastusprosessi pää- ja alikoelaskuilla

Kun koelaskujen tarkastusprosessi on käytössä, myös alikoelaskut on tarkastettava erikseen. Jos toimipistetasolla on määritetty koelaskuprosessi, jossa toimeksiannon omistaja tarkastaa koelaskut, ja pää- ja alikoelaskujen omistajaksi on asetettu eri käyttäjät, pää- ja alikoelaskut menevät tarkastettavaksi eri henkilöille. Pääkoelasku on siten mahdollista merkitä tarkastetuksi jo ennen kuin sen alikoelaskut on tarkastettu.

Alikoelaskut tarkastetaan samoin kuin normaalit koelaskut. Mikäli käyttöön on aktivoitu muistutuksia uusista tarkastettavista koelaskuista, ohjelmisto lähettää käyttäjille myös alikoelaskuja koskevat muistutukset.

Jos alikoelaskun tarkastaja haluaa tarkastaa myös pääkoelaskun, alikoelaskun Yleinen-välilehdeltä löytyy siihen suora linkki.

Jos Alikoelaskut-kansio on näkyvissä koelaskuikkunassa, koelasku on päätoimeksiannon pääkoelasku, jolla on päätoimeksiannon kautta laskutettavia alitoimeksiantoja.

Kun alikoelaskut on merkitty tarkastetuiksi, ne voidaan hyväksyä. Kun kaikki alikoelaskut on hyväksytty, myös pääkoelasku voidaan hyväksyä. HUOM! Voidaksesi hyväksyä pääkoelaskun, kaikkien sen alikoelaskujen tulee olla joko hyväksyttyjä tai hylättyjä. 

Koelaskujen hyväksyminen ilman koelaskujen tarkastusprosessia

Pääkoelasku ja sen alikoelaskut tarkastetaan ja hyväksytään jokainen erikseen. Pääkoelaskua ei voida hyväksyä ennen kuin kaikki sen alikoelaskut on joko hyväksytty tai hylätty. Prosessin nopeuttamiseksi voit suorittaa seuraavat toiminnot pääkoelaskun ikkunassa:

• Tarkastaa alikoelaskuilla olevat toimenpiteet ja kulut Alikoelaskut-kansiossa
• Muokata alikoelaskuilla olevia toimenpiteitä ja kuluja Kulut-kansiossa ja Toimenpiteet-kansiossa valitsemalla ‘Kaikki toimenpiteet toimeksiannoittain’ ja ‘Kaikki kulut toimeksiannoittain’ -näkymät
• Valita listalta useita alikoelaskuja ja merkitä ne hyväksytyiksi samalla kertaa

Ellei koelaskun tarkastusprosessi ole käytössä, ‘Merkitse tarkastetuksi’ -painike ei ole koelaskulla aktiivinen. Voit kuitenkin merkitä koelaskun toimenpiteet ja kulut tarkastetuiksi, jolloin myös koelaskun tilaksi vaihtuu ‘Tarkastettu’. Pääkoelaskun kansioissa voit tällä toiminnolla merkitä tarkastetuiksi alikoelaskujen toimenpiteitä/kuluja pitääksesi kirjaa siitä, mitkä kirjaukset ja koelaskut olet jo tarkastanut.

Pääkoelaskun hyväksymisen jälkeen sen alikoelaskujen tilaa ei voi enää muuttaa. Jos alikoelaskua on muokattava, pääkoelasku on ensin palautettava ”Tarkastettu”-tilaan, minkä jälkeen sama "Palauta tarkastetuksi" -painike aktivoituu käyttöön myös alikoelaskuille.

Laskujen luonti pääkoelaskuista

Kun pääkoelaskusta luodaan lasku, siihen tulevat myös kaikki sen alikoelaskuilla olevat toimenpiteet ja kulut. 

Kun varsinainen lasku pääkoelaskusta on luotu, myös sen alikoelaskujen tilaksi vaihtuu ’Laskutettu’. Jos lasku perutaan, ohjelmisto vaihtaa sekä pääkoelaskun että sen alikoelaskujen tilan.

Kun päätoimeksiannolla on sen kautta laskutettavia alitoimeksiantoja ja lasku luodaan suoraan päätoimeksiannosta ilman koelaskuvaihetta, kokonaismuutos ja maksajan osuuksien muutos eivät ole käytettävissä.

Yleiskulun määrittävät parametrit päätoimeksiannon kautta laskutettaville alitoimeksiannoille ja niiden alikoelaskuille haetaan päätoimeksiannolta tai pääkoelaskulta. Yleiskulu voidaan asettaa koelaskulle, koelaskun toimeksiannolle, toimeksiantajalle, laskuttavalle toimipisteelle, koelaskua käsittelevän käyttäjän toimipisteelle tai päätoimipisteelle.

Päätoimeksiannosta luotu lasku mahdollistaa erittelysivun tulostamisen toimeksiantokohtaisesti. Kun laskun tulostusparametrit -ikkunassa on valittu "Erittely toimeksiannoittain", erittelysivu tulostaa toimenpiteet toimeksiantokohtaisesti ja kaikki kulut päätoimeksiannon alle.

Voit valita Erittely toimeksiannoittain -parametrin pää-/alitoimeksiantorakenteessa

• Esikatsellessasi päätoimeksiannon koelaskua tai laskua ja tulostaessasi päätoimeksiannon laskua PDF:ksi tai sähköpostin liitteeksi
• Esikatsellessasi tai tulostaessasi päätoimeksiannon laskua koskevaa maksukehotusta
• Tulostaessasi PDF-tiedostoa liitettäväksi Maventaan lähetettävään verkkolaskuun

Erittely toimeksiannoittain voidaan asettaa oletukseksi toimipisteen, asiakkaan tai toimeksiannon parametreissa.

Sopimushinnoittelu pää-/alitoimeksiantorakenteessa

Myös pää-/alitoimeksiantorakenteessa on mahdollista käyttää sopimushinnoittelua, joka luo toimeksiantokohtaisen kiinteän sopimushintamaksun asiakkaalta laskutettavaksi.

Pää-/alitoimeksiantorakenteessa sopimushinta voidaan valita vain toimeksiannolta, joka laskutetaan. Päätoimeksiannon kautta laskutettaville alitoimeksiannoille ei siten voi luoda sopimushintaa, mutta päätoimeksiannon sopimushinta voidaan valita alitoimeksiannon oletussopimushinnaksi siten, että tieto siitä päivittyy toimenpiteisiin. Luo siinä tapauksessa ensin sopimushinta päätoimeksiannolle, ja avaa sitten alitoimeksianto ja valitse Laskutus-välilehdellä Oletussopimushinta-kenttään juuri luomasi sopimushinta.

Kun päätoimeksiannon sopimushinnoittelu on valittu alitoimeksiannon sopimushinnaksi, kaikki alitoimeksiantoon lisätyt toimenpiteet sisällytetään automaattisesti sopimushintaan. HUOM! Toimenpiteitä, jotka on lisätty alitoimeksiantoon ennen kuin päätoimeksiannon sopimushinnoittelu määritettiin oletussopimushinnaksi, ei voi sisällyttää sopimushintaan. Voit muuttaa näiden toimenpiteiden hinnan nollaksi käsin tai luoda uudet toimenpiteet ja poistaa aiemmat.

Jos alitoimeksiannolla on oletussopimushinta ja sen laskutus vaihdetaan tapahtuvaksi alitoimeksiannon kautta, Oletussopimushinta-kenttä tyhjennetään.

Kausimaksun laskutusta, joka tapahtuu sopimushinnoittelun mukaan, ei voida muuttaa pää- ja alitoimeksiannon välillä. Ohjelmistoon syntynyt kausimaksu täytyy ensin laskuttaa tai poistaa, minkä jälkeen laskutettavan toimeksiannon sopimushintaa voidaan muokata. Laskuttamaton kausimaksu voidaan poistaa vain passivoimalla ensin sopimushinnoittelu.

Manuaalisesti kirjattu toimenpide voidaan sisällyttää toimeksiannon sopimushintaan nollahintaisena joko Sisällyttämällä sopimukseen -painikkeella tai valitsemalla sopimushinnoittelu toimenpiteen Laskutustiedot-välilehdellä Sopimushinta-kenttään. Samaan toimeksiantoon liittyvät toimenpiteet voidaan sisällyttää sopimushintaan yhdellä kertaa.