Att radera en klient

Ifall en klient av misstag lagts upp i systemet kan man radera den. En klient kan raderas från systemet genom att använda Radera-knappen i funktionsraden, antingen i klientfönstret eller i klientvyn. För att undvika att man av misstag raderar något ber systemet om dubbel bekräftelse på att man vill utföra funktionen, först i bekräftelsefönstret och sedan en gång till i Radera klient-fönstret.

Om klienten har uppgifter som förhindrar att den raderas måste uppgifterna först överföras till en annan klient. Detta gör man genom att välja målklient i fältet ”Överförs till klient”. Därefter kan man klicka på OK för att överföra uppgifterna och radera originalklienten. Om det inte är möjligt att överföra data från klienten till en annan raderar systemet inte klienten, utan inaktiverar den istället.

Att inaktivera en klient

När en klientrelation upphör är det bra att inaktivera klienten så att den inte längre syns i listan över aktiva klienter. Detta görs i klientvyn eller inne i klientens fönster genom att välja ”Inaktivera” i funktionsraden. Vid inaktivering kontrollerar systemet om klienten har öppna eller aktiva registreringar som förhindrar att den inaktiveras.

Öppna fatalier förhindrar alltid att klienten inaktiveras, medan andra öppna aktiviteter inte gör det. Om det inte finns andra förhindrande orsaker kan användaren välja om de kvarvarande aktiviteterna ska markeras som slutförda eller raderas vid inaktiveringstillfället.

Hur andra öppna registreringar påverkar inaktiveringen av klienter styrs av inställningar gjorda av huvudanvändaren. Aktiva ärenden, öppna förskott eller fakturor, klientmedel, värdehandlingar och aktiva dotterbolag kan anges att förhindra inaktivering av klient.

När man klickar på Inaktivera öppnar systemet klientens inaktiveringsfönster där man ser om det finns förhindrande omständigheter. 

Om klienten har registreringar som förhindrar inaktiveringen erbjuder systemet endast att stänga fönstret, eftersom dessa behöver tas om hand innan en inaktivering kan göras.

Om det inte finns förhindrande registreringar kan du ange vad som ska ske med de eventuella öppna aktiviteter som finns registrerade för klienten (markera som slutförd/radera). Därtill kan du välja en orsak till att klienten inaktiveras om huvudanvändaren definierat inaktiveringsorsaker i inställningarna.

När man väljer OK hanteras de öppna aktiviteterna baserat på det val som gjorts, och klienten inaktiveras. Inaktiveringsdatumet blir dagens datum. Inaktivering raderar inte klientens information från systemet – klientuppgifterna kan fortfarande granskas via vyerna Inaktiverade företag eller Inaktiverade privatpersoner. Om man inaktiverar en kontaktperson försvinner heller inte länken till dess företag, men kontaktpersonens rad blir gråmarkerad.

Privatpersoner kan även massinaktiveras för att t.ex. städa upp i klientregistret. Vid massinaktivering får alla valda privatpersoner samma inaktiveringsorsak och val för vad som sker med deras öppna aktiviteter. Förhindrande parametrar (t.ex. öppna förskott eller fakturor) tas i beaktande även vid massinaktivering. Användaren som utför massinaktiveringen får en sammanfattning av inaktiveringsfunktionen samt en förklaring för varje klient som inte kunde inaktiveras.

Som standard inkluderas inaktiva klienter i sökningar. Om du vill söka endast bland de inaktiverade klienterna, skriv in ditt sökord i sökfältet och välj vyn Inaktiverade företag och föreningar / Inaktiverade privatpersoner.

Inaktiverade klienter kan återaktiveras via Aktivera-funktionen i funktionsraden. Då raderas datumet för och orsaken till inaktivering.