De ärenden som går att fakturera finns under området Ekonomi > Fakturerbara ärenden. Dessa kan granskas på flera sätt:

•  Vyn “Ärenden till slutet av föregående faktureringsperiod” lämpar sig när man har en faktureringsperiod angiven. Vyn listar alla de ärenden där det finns ofakturerade åtgärder och utlägg med registreringsdatum fram till sista dagen i föregående faktureringsperiod. I vyns nedre högra hörn syns åtgärdernas och utläggens slutsummor, vilket gör det lätt att följa med hur mycket som är ofakturerat för tillfället.
•  Alternativt kan man använda vyn “Fakturerbara ärenden fram till idag”, där alla de ärenden listas som har ofakturerade åtgärder och utlägg fram till dagens datum. 
• Om ingen faktureringsperiod angivits i inställningarna är ovanstående vyer identiska.
• Mappen fakturerbara ärenden innehåller även vyn “Ärenden med budget” som listar alla fakturerbara ärenden, deras eventuella budgeterade och fakturerbara timmar samt visar en varningstriangel om budgeten har överskridits för ett ärende.

Du kan filtrera vyns ärenden genom olika val i fältet (Ägare): 

• ”Egna” visar de ärenden där du själv är ärendets ägare, handläggare eller faktureringskontaktperson.
• ”Mitt eget kontors” visar alla fakturerbara ärenden för det kontor där du är registrerad, oberoende av ärendeägare. Därefter kan du filtrera fram en specifik ägares eller faktureringskontakts ärenden i respektive kolumn. 
• ”Övriga kontor” visar de fakturerbara ärenden som tillhör byråns andra kontor (ifall det finns flera).

Du kan förhandsgranska fakturerbara ärenden enskilt eller som massa, vilket snabbar på faktureringen. När du väljer ett eller flera ärenden (i mappen Ärenden eller Fakturerbara ärenden) och klickar på ”Förhandsgranska” i funktionsraden skapas en PDF-fil som sammanställer hur fakturorna för alla de valda ärendena kommer att se ut.

 Om parametern ”Visa dialog vid massutskrift av fakturor” inte är aktiv visas fönstret med utskriftsparametrar inte och de utskriftsparametrar som finns inlagda på ärende-, klient- eller kontorsnivå kommer att användas. Om det inte finns något att fakturera på ett ärende visas en nollfaktura.

Att skapa en preliminärfaktura

Fakturor kan skapas antingen periodvis (t.ex. varje månad), till valfritt datum eller för valda ärendefaser. Faktureringsperioden anges i kontorets parametrar och gäller då som standard, men den kan ändras eller tas bort helt på klient- och ärendenivå. Om man vill skapa fakturor både per period och fram till valt datum måste dessa skapas skilt.

Preliminärfakturor av ärenden skapas i mappen “Fakturerbara ärenden” enligt följande: 

1. Välj det / de ärenden i listan som du vill skapa preliminärfakturor av.
2. Välj Skapa preliminärfaktura i funktionsraden, och därefter någon av följande:
   •  Till valt datum när du vill att preliminärfakturan ska innehålla alla åtgärder och utlägg fram till ett visst datum (t.ex. idag) 
     • Ange faktureringsperiodens slutdatum och det bokföringsmässiga registreringsdatum på vilket fakturan/fakturorna ska synas i bokföringen. Notera att registreringsdatum inte kan väljas om man har aktiverat parametern ”Ange fakturans datum som registreringsdatum”. 
     • Preliminärfakturan innehåller alla öppna åtgärder och utlägg vars datum är samma som eller tidigare än den dag du valde som faktureringsperiodens slutdatum.
   • Periodfaktura när du vill att preliminärfakturans slut- och registreringsdatum automatiskt blir den sista dagen i föregående faktureringsperiod.
     • Preliminärfakturan innehåller alla fakturerbara åtgärder och utlägg som är registrerade inom den valda faktureringsperioden. 
     • Detta förutsätter att faktureringsperioden är angiven i parametrarna.

   • Valda faser, om faser har angetts för ärendet och du vill skapa en preliminärfaktura endast för vissa faser. Fasvis hantering är inte tillåten om preliminärfakturor skapas i bulk.

     

     • Programvaran visar fasvis öppna åtgärder och kostnader samt eventuell budget, och du kan välja de faser som du vill skapa en preliminärfaktura för.
     • Faktureringsperioden för provfakturan blir tidsintervallet mellan den första och den sista åtgärden och/eller kostnaden, och fakturans bokföringsdatum blir den aktuella dagen.
     • En fasvis skapad preliminärfaktura kan inte slås samman med en redan befintlig preliminärfaktura, utan den gamla måste tas bort innan en ny skapas.
3. Systemet öppnar preliminärfakturafönstret direkt ifall du skapade en preliminärfaktura av bara ett ärende.

4. Om du skapade preliminärfakturor av flera ärenden samtidigt öppnar systemet ett sammanfattningsfönster som visar vilka preliminärfakturor som skapades och vilka som misslyckades.

   

Om ärendet har en ofakturerad preliminärfaktura kommer den att ersättas med en ny preliminärfaktura som innehåller registreringarna även från den gamla preliminärfakturan. 

Skapade preliminärfakturor hittas lättast i någon av dessa två mappar: 

• Alla skapade preliminärfakturor hittas under Ekonomi > Preliminärfakturor. 
• Om du har lagts till i preliminärfakturans kontrollprocess hittar du de preliminärfakturor som du står i tur att kontrollera under Arbetsuppgifter > Preliminärfakturor. 

Du kan granska en specifik preliminärfakturas uppgifter genom att dubbelklicka på preliminärfakturans rad. Om du istället vill se fakturan i PDF-format så som den kommer att se ut hos klienten, kan du högerklicka på preliminärfakturan och välja Förhandsgranskning av fakturan. Samma funktion finns även tillgänglig i funktionsraden.