För att faktureringen i CSI-programvaran ska fungera smidigt är det bra att förstå:

• faktureringsprocessen och skillnaderna mellan CSI LakiMies och CSI Lawyer/CSI Professional
• användningen av olika fakturatyper i olika situationer
• möjligheterna att redigera fakturor
• funktionerna för hantering av skickade fakturor

Den grundläggande faktureringsprocessen: preliminärfakturor och normala fakturor

Målet med CSI-programvarorna är att göra faktureringen av åtgärd och utlägg som registrerats på ärenden så smidig som möjligt. Detta sker genom att ärendespecifika inställningar, såsom prissättning, rabatter, betalarnas andelar med mera, automatiskt beaktas i faktureringsskedet.

Du kan när som helst förhandsgranska fakturerbara ärenden för att se vilka fakturor som kommer att skapas. Fakturaunderlag kan skapas för en vald period antingen från enskilda ärenden eller som en masskörning. Varje faktura skapas enligt programmets standardinställningar samt eventuella klient- eller ärendespecifika inställningar. Om viktiga anteckningar om klienten eller ärendet har sparats i programmet visas dessa för den som skapar fakturan under faktureringsprocessen.

I mindre byråer som använder CSI LakiMies är faktureringen relativt enkel. Ärenden som hanteras av CSI Lawyer- och CSI Professional-kunder är vanligtvis större och hanteras av större team, vilket också gör förberedelsen av fakturaunderlaget mer krävande. I sådana situationer kan en preliminärfaktura användas för att granska och färdigställa fakturans innehåll. I preliminärfakturan är det enkelt att göra ändringar i åtgärder och utlägg samt att korrigera bland annat betalningsuppgifter och fakturans slutsumma.

Kunder som använder preliminärfakturor kan även definiera ett kontrollprocess för preliminärfakturor för att effektivisera och påskynda faktureringen. I detta flöde cirkulerar programmet preliminärfakturan digitalt för granskning och redigering mellan alla användare som ingår i processen. Den slutliga fakturan skapas först när den sista granskaren har godkänt preliminärfakturan.

När fakturan har skapats kan endast begränsade ändringar göras innan den skickas till slutkunden som e-faktura, e-postbilaga eller brev. Det enklaste sättet är att överföra hela fakturaunderlaget till Maventas e-faktureringstjänst, varifrån fakturorna skickas vidare antingen som e-fakturor eller, om en e-fakturaadress saknas, som e-postbilagor eller vanlig post. Byråer som använder andra operatörers e-fakturatjänster kan skapa fakturaunderlaget manuellt och skicka det till sin operatör.

Förskottsfakturor, samlingsfakturor och utkastfakturor

Utöver den normala faktureringsprocessen med preliminärfakturor och normala fakturor erbjuder programvaran även andra fakturatyper för olika situationer.

Med en förskottsfaktura kan man begära betalning från klienten i förväg. När den slutliga fakturan för ärendet senare skapas, allokeras betalningen från förskottsfakturan automatiskt till den slutliga fakturan och minskar därmed det återstående beloppet.

En samlingsfaktura lämpar sig exempelvis för större klientföretag som har flera öppna ärenden samtidigt. Den gör det möjligt att slå samman flera fakturor till en sammanställning som klienten kan betala på en gång.

En kostnadsräkning används i rättshjälpsärenden för att ge domstolen en sammanfattning av de transaktioner och kostnader som ska faktureras klienten. Eftersom en utkastfaktura inte är en bokföringsmässig faktura kan den även användas i vanliga ärenden för att ge huvudmannen en översikt över ärendets aktuella status.

Fakturor för rättsskyddsförsäkringsärenden utgör en egen fakturatyp och skiljer sig från normala fakturor när det gäller momshantering och fakturering av försäkringsbolag.

Hantering av fakturor

Om en skapad faktura, som kanske redan har skickats till klienten, innehåller fel kan situationen korrigeras med en kreditfaktura som skapas genom att fakturan krediteras eller ångras. Det är viktigt att förstå skillnaden mellan dessa två funktioner eftersom de leder till olika resultat.

Funktionen Kreditera används för att kreditera hela eller delar av fakturan när transaktionerna inte längre ska faktureras på nytt. Detta kan till exempel bli aktuellt om en klientreklamation leder till att klienten beviljas en rabatt på fakturans slutsumma.

Funktionen Ångra används när transaktionerna på fakturan ska återföras för ny fakturering. Detta kan till exempel behövas om fakturans betalare ändras.

Det är även möjligt att skicka en betalningspåminnelse till klienten om betalning inte har mottagits inom utsatt tid.

Om byrån genererar ett stort antal fakturor kan dessa överföras från CSI-programvaran till de vanligaste ekonomisystemen (Fennoa, Procountor och Netvisor) via en separat bokföringsintegration. De tvåvägsintegrationerna överför normala fakturor, kreditfakturor och förskottsfakturor med tillhörande betalningsinformation från CSI till ekonomisystemet samt hämtar betalningar som registrerats på fakturor och kostnader som registrerats på ärenden tillbaka till CSI.